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Digitales Vertragsmanagement von PROXESS: Rechtssichere Archivierung, integriertes Auswertungs- und Planungstool sowie automatisierte Fristen- und Aufgabenerinnerung

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Die Digitalisierung in Unternehmen hat Fahrt aufgenommen, stoppt aber häufig bei der Vertragsverwaltung, die vielerorts noch analog umgesetzt wird. Firmen verpassen nicht selten Kündigungsfristen, investieren Zeit in lästige Recherche und treffen Fehlentscheidungen aufgrund mangelnder Informationen und Unwissenheit. Mit dem digitalen Vertragsmanagement schafft PROXESS Abhilfe. So muss der gesamte Bestand an Leasing-, Miet-, Service-, Kauf- und Kooperationsverträgen nicht mehr in mühevoller Handarbeit verwaltet werden. Das PROXESS Vertragsmanagement bündelt alle Dokumente in einem einheitlichen, zentralen System mit komfortablen Such- und Filterfunktionen – ist dabei aber weit mehr als eine digitalisierte Ablage.

Als Wecker für Auslauf- und Kündigungsfristen trägt die Lösung wesentlich zur Kostensenkung bei – ungewollte Vertragsverlängerungen sind Vergangenheit. Die Verantwortlichen werden auf Wunsch automatisch per E-Mail erinnert und gewarnt. So sind sie ganz ohne Rechercheaufwand immer auf dem aktuellen Stand und wissen, wann welcher Vertrag ausläuft, gekündigt oder verlängert werden muss. Dank der integrierten Controlling- und Auswertungstools mit Liquiditäts- und Zahlungsplan können Führungskräfte ihre zukünftigen Entscheidungen außerdem gezielt treffen und Kosten optimieren. Mit wenigen Klicks erhalten sie Budget- und Planzahlen oder detaillierte Kalkulationen von Einnahmen und Ausgaben für einen gewissen Zeitraum.

Nicht nur, aber insbesondere bei Verträgen spielen die rechtssichere Archivierung und die Zugriffsregelung eine entscheidende Rolle. Es handelt sich nicht selten um sensible Daten oder vertrauliche Informationen. Entsprechend verfügt das PROXESS Vertragsmanagement über ein umfassendes Berechtigungskonzept, in dem Zugriffsregeln exakt pro Vertragsart, organisatorische Einheit, Funktionsgruppe oder personenbezogen definiert werden können. Zudem unterstützt es qualitativ unterschiedliche Berechtigungsstufen vom einfachen Leserecht bis zum umfangreichen Bearbeiten und Auswerten wichtiger Finanzdaten. Die Verträge werden auf Wunsch außerdem automatisch mit den Vorgangsdaten ihrer Bearbeitung im revisionssicheren PROXESS Archiv digital abgespeichert.

Die Integration in ein persönliches MS Outlook-Postfach ist ebenfalls möglich. PROXESS vereinfacht Mitarbeitenden die digitale, abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit an unterschiedlichen Dokumenten und Ordnern – auch aus dem Homeoffice. Über den Webclient haben Berechtigte außerdem unterwegs Zugriff auf das System. So stehen selbst bei einem Kundengespräch über wenige Klicks alle relevanten Vertragsinformationen zur Verfügung – egal, ob via Laptop, Tablet oder Smartphone.
Das PROXESS Vertragsmanagement ist eine eigenständige Lösung, kann aber auch als modulares Tool innerhalb des DMS genutzt werden. Über Standardschnittstellen erfolgt die einfache Anbindung weiterer Drittsysteme.

 

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

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JAGGAER übernimmt die KI-gestützte Vertragsanalyseplattform DocSkiff und treibt damit seine neue „Autonomous Commerce“-Strategie voran

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Intelligente Automatisierung aller Facetten des Vertragsmanagements

Research Triangle, NC, 8. Februar 2022. Source-to-Pay-Anbieter JAGGAER gibt die Übernahme der KI-gestützten Vertragsanalyseplattform DocSkiff Inc. bekannt. Durch die Integration von DocSkiff in die JAGGAER ONE-Plattform lassen sich Vertragsinformationen künftig auf Basis von künstlicher Intelligenz und Machine Learning aus verschiedensten Quellen erfassen, prüfen sowie binnen kürzester Zeit analysieren.

„Mit diesen Technologien tragen wir entscheidend dazu bei, die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse gestalten, zu optimieren“, sagt Jim Bureau, CEO von JAGGAER. „Angesichts des vorherrschenden Fachkräftemangels stehen Unternehmen zunehmend vor Herausforderungen, die sie nicht durch den Einsatz von zusätzlichem Humankapital lösen können. Durch die Automatisierung der Arbeitsabläufe, wie im Falle der DocSkiff-Lösung, lassen sich eine große Zeitersparnis erzielen und die freigesetzten personellen Kapazitäten für strategisch wichtigere Aufgaben nutzen. Zudem unterstützt das Tool die Risikoerkennung und zeigt wichtige Chancen auf – das ist ein hervorragendes Beispiel für den hohen Nutzen und die Effizienz von künstlicher Intelligenz.“

Durch den fortschrittlichen Einsatz von KI, maschinellem Lernen und natürlicher Sprachverarbeitung sowie die Skalierbarkeit ist DocSkiff eine wertvolle Ergänzung zu JAGGAERs bestehendem Angebot im Bereich Contract Lifecycle Management (CLM). Als „JAGGAER Contracts AI“ ist das Tool in Zukunft Teil des in die JAGGAER ONE-Suite integrierten „Contracts+“-Moduls. Für JAGGAER-User eröffnet sich dadurch der Weg zu einem noch schnelleren und effizienteren Vertragsmanagement, während bestehende DocSkiff-Kunden von einem Zugang zu JAGGAERs umfassender Source-to-Pay-Suite profitieren. Doch auch über das Vertragsmanagement hinaus zieht JAGGAER einen großen Nutzen aus den fortschrittlichen Technologien. Denn das sogenannte „Digital Mind“ der JAGGAER ONE-Plattform nutzt ebenfalls moderne Datenanalysen, KI und Machine Learning zur Automatisierung der Beschaffungsprozesse und bietet darüber hinaus vorausschauende Empfehlungen zur Optimierung der Geschäftsergebnisse.

„JAGGAER und DocSkiff teilen eine gemeinsame Vision, indem wir beide die große Chance darin erkennen, viele der ressourcenintensiven Aufgaben im unternehmerischen Geschäftsverkehr intelligent zu automatisieren und dadurch enorm zu erleichtern“, sagt Siva Pullabholta, CEO und Mitbegründer von DocSkiff. „Unsere Lösung ist eine hervorragende Ergänzung zu JAGGAERs ‚Autonomous Commerce‘-Strategie und wir freuen uns darauf, unsere Kunden auf ihrem Weg der digitalen Transformation zu neuen Höhen zu führen.“

 

Über DocSkiff

Die Smart Contract Analytics (SCA)-Lösung von DocSkiff ist eine umfassende Plattform zur Vertragsfindung und -analyse, die auf künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen basiert. Die Plattform erfasst, prüft und analysiert auf intelligente Weise kritische Informationen aus Verträgen, um Unternehmen bei der Risikominderung zu unterstützen.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Kira Mittmann • kira(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die Presseagentur von JAGGAER.

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