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Kostenloses Whitepaper: Wie eine DMS-Integration in Dynamics 365 Business Central Zeit, Kosten und Fehler reduziert

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Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet alle wichtigen Funktionen eines ERP-Systems für KMU und sorgt für eine schnelle Vernetzung der einzelnen Unternehmensbereiche. Diese praktischen Basisfunktionalitäten lassen sich durch Experten-Tools weiter optimieren. So schließt etwa die Anbindung eines Dokumentenmanagementsystems gleich mehrere Funktionslücken. Doch wie lassen sich die beiden Systeme erfolgreich integrieren und welche konkreten Vorteile bringt das für die Unternehmen mit sich?

PROXESS, der Experte für digitale Dokumentenprozesse, gibt Aufschluss und beschreibt in seinem neuen kostenlosen Whitepaper anschaulich, wie der Standardumfang von Dynamics 365 Business Central um eine rechtskonforme Archivierung, KI-basierte Belegerkennung und automatisierte Workflows erweitert werden kann. Der Lösungsanbieter informiert nicht nur über das große Einsparpotenzial in Bezug auf die Arbeitszeit und Personalkapazitäten sowie die maßgebliche Reduzierung von potenziellen Fehlerquellen. Vielmehr veranschaulicht PROXESS die vereinfachten, automatisierten Abläufe bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung mit Business Central und gibt obendrein Tipps zur generellen Einführung einer solchen Lösung im Unternehmen.

DMS als Brückenbauer zwischen On-Premises und Cloud

Noch ist eine On-Premises-Installation von Business Central mit eingeschränkten Funktionen möglich, aber die Zukunft liegt in der Cloud. Im Whitepaper widmet sich PROXESS auch diesem Thema und beschreibt die Vorteile einer DMS-Integration in hybriden Systemumgebungen. So wird die Frage geklärt, wie mit Hilfe eines innovativen Schnittstellen-Tools, das in der Kommunikation mit allen verbundenen IT-Systemen als eine Art Dolmetscher fungiert, dieser Transformationsprozess unterstützt wird.

Rechtskonformes digitales Archiv
Der Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet keine Möglichkeit zur rechtssicheren digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten. PROXESS zeigt im Whitepaper wie durch die Integration eines Dokumentenmanagementsystems ein- und ausgehende Dokumente automatisch, sicher und GoBD-konform in einem digitalen Archiv gespeichert werden. So werden Dokumente und Vorgänge auch Jahre später schnell gefunden und sind aus der gewohnten Business-Central-Oberfläche abrufbar.

Auch zusätzliche Aspekte, zum Beispiel wie in der Business-Central-Benutzeroberfläche weitere Dokumente – E-Mails, technische Zeichnungen oder ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder Vorgang mit korrekter Verschlagwortung per Drag & Drop hinzufügt werden können, werden beleuchtet.

Effizienz durch KI-Belegerkennung und automatisierten Eingangsrechnungsprozess
Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein stark standardisierter Arbeitsprozess, der in der Praxis oft noch papierlastig durchgeführt wird. Hier liegt ein besonders großes Potenzial zur Optimierung, denn durch weitreichende Automatisierung einzelner Arbeitsprozesse können Zeitressourcen eingespart und Fehlerquellen minimiert werden. Während im Funktionsumfang von Dynamics 365 BC weder OCR-Texterkennung noch ein digitaler Bearbeitungsworkflow geboten wird, offeriert die Integration eines fortschrittlichen DMS im Idealfall eine KI-basierte Dokumentenerkennung sowie die Möglichkeit, den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital abzubilden – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis hin zur Buchung und Zahlung. Auch diese Prozessabläufe inklusive aller Optionen und Vorteile werden im Dokument exemplarisch umrissen.

Das Whitepaper mit dem Titel „DMS und digitaler Rechnungseingang mit Dynamics 365 Business Central – Wie Sie mit rechtssicherer Archivierung und Eingangsrechnungsworkflow in Dynamics 365 Business Central durchstarten“ steht ab sofort kostenlos auf der Webseite von PROXESS unter folgendem Link zur Verfügung: https://www.proxess.de/businesscentral-whitepaper.

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

Folgende Pressebilder von PROXESS werden ausschließlich für eine nichtkommerzielle Nutzung im Rahmen einer redaktionellen Berichterstattung zur Verfügung gestellt. Nur für diesen Zweck dürfen die Bilder ohne weitere Absprache Verwendung finden. Weitere Informationen finden sich im PROXESS-Pressefach und unter proxess.de

PROXESS DMS ergänzt Microsoft Dynamics 365 Business Central um rechtskonforme Archivierung, KI-basierte Belegerkennung und automatisierte Workflows

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Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics 365 BC) stellt als ERP-System für KMU praktische Basisfunktionalitäten, deren Effizienz durch Experten-Tools maßgeblich optimiert werden können. So schließt die Integration des Dokumentenmanagementsystems PROXESS DMS gleich mehrere Funktionslücken. Geboten werden eine rechtssichere Archivierung von Eingangs- und Ausgangsdokumenten direkt aus dem System inklusive Recherchezugriff, eine automatisierte KI-gestützte Belegerfassung sowie ein digitaler Workflow zur Bearbeitung von Eingangsdokumenten.

Rechtskonformes digitales Archiv

Die Standardversion von Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet keine Möglichkeit zur rechtssicheren digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten. Doch durch die Integration des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS werden ein- und ausgehende Dokumente automatisch, sicher und GoBD-konform in einem digitalen Archiv gespeichert. Über eine Drag & Drop-Zone in der Business-Central-Benutzeroberfläche lassen sich zudem weitere Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder Vorgang hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch korrekt zugeordnet, mit den richtigen Schlagworten archiviert und die spätere Suche vereinfacht. So kann der komplette Vorgang auch Jahre später noch eingesehen werden. Dabei sind die archivierten Dokumente aus der gewohnten Business-Central-Oberfläche abrufbar, können aber auch standortunabhängig über den PROXESS Web Client genutzt werden, ohne dass der Anwender auf das ERP-System zugreifen muss.

Maximale Effizienz durch KI-Belegerkennung und automatisierten Eingangsrechnungsprozess

Mit der Integration des Dokumentenmanagementsystems in das Microsoft ERP-System kommen Unternehmen nicht nur besonders einfach ihren Pflichten in Bezug auf ein digitales Archiv nach, sondern haben darüber hinaus die Möglichkeit, durch weitreichende Automatisierung einzelner Arbeitsprozesse Zeitressourcen zu sparen und Fehlerquellen zu minimieren. Denn während im Funktionsumfang von Dynamics 365 BC weder OCR-Texterkennung noch ein digitaler Bearbeitungsworkflow geboten wird, offeriert die Integration von PROXESS eine KI-basierte Dokumentenerkennung sowie die Möglichkeit, den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital abzubilden – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis hin zur Buchung und Zahlung.

In der Praxis werden die unterschiedlichen Dokumente und Eingangsquellen gebündelt und direkt an ein E-Mail-Eingangspostfach für Rechnungen gesendet. Dabei liest die KI-gestützte Software die relevanten Belegdaten automatisch aus und gleicht die erkannten Informationen, wie Lieferanten, Rechnungsnummern, Netto- und Bruttobeträge, etc., mit vorhandenen Stammdaten aus dem Dynamics 365 BC ab. Ungereimtheiten werden erkannt und können durch Anwendende manuell korrigiert werden. Ist ein automatischer Abgleich mit Bestellpositionen aus Business Central möglich, werden erkannte Rechnungsdaten direkt an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Kosten- oder Warenrechnungen ohne Bestellbezug durchlaufen bis zur finalen Archivierung noch einige manuelle Bearbeitungs- und Freigabe-Schritte.

Doch auch hier hat PROXESS eine Lösung in petto: Der PROXESS Workflow leitet die Eingangsrechnungen durch die sachliche und rechnerische Prüfung, dabei ist der aktuelle Bearbeitungsstand der Rechnung jederzeit einsehbar. Während des Prüfungs- und Freigabeprozesses können bereits Kostenstellen zugeordnet und Kontierungsvorschläge erfasst werden. Die PROXESS-Integration greift dabei auf die FIBU-Stammdaten aus Business Central zu. Nach der digitalen Freigabe kann die Rechnung gebucht werden und wird automatisch archiviert. Die Archivierung erfolgt inklusive des Bearbeitungsprotokolls sowie Kontierungsinformationen und bietet daher maximale Information und Transparenz. So sind die Eingangsrechnungen zu jeder Zeit und auf Wunsch inklusive aller zum Vorgang zugehörigen Belege stets abrufbar, ohne die Business Central Oberfläche verlassen zu müssen. Im DMS Client selbst stehen zudem viele Suchoptionen, wie Stichwort-, Filter- oder Belegnummernsuche zur schnellen und einfachen weiterführenden Suche zur Verfügung.

Integrationsplattform PROXESS Hub

Die völlig nahtlose Integration des PROXESS DMS Moduls für Microsoft Dynamics 365 Business Central basiert auf einem eigens entwickelten ausgefeilten Integrationstool für Drittsysteme. Auf technologischer Grundlage des Microsoft BizTalk Servers bietet das Tool PROXESS Hub in hybriden Umgebungen die perfekte Lösung für die einfache Archivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, die Index-Verknüpfung, die Bereitstellung von Stammdaten und die Übertragung von relevanten Daten an Drittsysteme zur weiteren Verarbeitung. Dabei arbeitet es je nach Anforderung On-Premises oder via Cloud und wahlweise mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices zusammen. Auch nach einem Go-live sind Änderungen oder Erweiterungen einer Integration mit dem PROXESS Hub schnell umsetzbar. Nicht zuletzt bietet das integrierte Remote-Monitoringtool viel Sicherheit und Transparenz.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

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Zwei Teamplayer: PROXESS Dokumentenmanagement und Microsoft Dynamics 365 Business Central

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Neues DMS-Modul bietet rechtskonforme Archivintegration und optimiert Durchlaufzeiten durch integrierten digitalen Eingangsrechnungsprozess

Ab sofort bietet PROXESS, Experte für Dokumentenmanagement, eine umfassende Integration seiner Softwarelösung PROXESS DMS in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Es wurde eine eigene Business Central App entwickelt, die eine nahtlose Integration des DMS in Microsoft Dynamics ermöglicht. Dank des neuen Moduls werden ein- und ausgehende Dokumente aller Belegarten direkt aus Business Central heraus GoBD-konform archiviert. Per Drag & Drop lassen sich weitere digitale Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder Ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder einer Akte hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch korrekt zugeordnet und mit den richtigen Schlagworten im Archiv versehen und so die spätere Suche vereinfacht.

Integrierte digitale Eingangsrechnungserfassung und -workflow
Die neue Integration unterstützt aber nicht nur die Ablage und den Zugriff auf Dokumente, sondern bildet auch den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital ab – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FIBU. Sowohl digital eingehende Rechnungen als auch gescannte Papierrechnungen werden durch PROXESS per OCR ausgelesen. Beim KI-gestützten Erkennen der Rechnungen und Gutschriften greift PROXESS auf die Business Central-Stammdaten zurück. So werden Zahlungskonditionen und Bestellpositionen automatisiert geprüft und eine Vorerfassung in der Buchhaltung ausgelöst. Entsprechend entfällt die manuelle Belegerfassung im ERP inklusive damit einhergehender Fehlerquellen und dem entstehenden Aufwand. Auch der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen erfolgt über einen integrierten digitalen PROXESS-Workflow, der nach den Wünschen des Anwenders gestaltet werden kann. Nach der Kontierung und Zahlungsfreigabe werden Rechnungsbeleg, Bearbeitungsprotokoll und Buchungsdaten automatisch rechtssicher in PROXESS archiviert. Da im Business Central-Dashboard alle Funktionen der Integration abgebildet sind, ist ein Überblick über den Bearbeitungsstand der Dokumente auf einen Blick zu sehen.

Die Verknüpfung des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS mit Microsoft Dynamics sorgt nicht nur für eine einfache und sichere Archivierung und für einen schnellen Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus der ERP-Oberfläche, sondern auch für mehr Effizienz rund um die Dokumentenprozesse in Unternehmen. Für Mitarbeiter ohne ERP-Zugang ist der Archivzugriff über den PROXESS Web Client möglich. Für maximale Sicherheit greift dabei immer das eingerichtete Benutzer- und Zugriffsrechtekonzept.

Einfaches Customizing und Monitoring
Als praktisch für Administratoren erweist sich das integrierte Customizing-Tool, in dem auch die Übergabe von Daten zeitlich gesteuert und kontrolliert wird.

Die Integration von PROXESS DMS steht für Microsoft D365 Business Central ab Version 16 für On-Premise- und Cloud-Varianten zur Verfügung und ist erst der Anfang. Eine Verknüpfung mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management wird ebenfalls zeitnah erhältlich sein.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Kira Mittmann • kira(at)konstant.de

 

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