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Neues Release für HABEL DMS: DSGVO-Modul, Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD sowie Optimierung interner Prozesse dank Anbindung an PROXESS Workflow

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Der Softwareanbieter PROXESS sorgt mit einem neuen Update auf HABEL DMS R21 nicht nur für Optimierungen der Lösung HABEL DMS, sondern treibt auch die Verschmelzung zweier hauseigener Systeme voran. User profitieren mit dem neuen Release von erweiterten sowie verbesserten Rechercheoptionen und einem individuell anpassbaren Menü. Aber auch von der Anbindung an PROXESS Workflow, um noch mehr Arbeitsabläufe zu automatisieren. So können beispielsweise über das HABEL Erfassungsmodul eingehende Dokumente, etwa im Rahmen eines Eingangsrechnungsworkflows, an den PROXESS Workflow übergeben werden. Nach der digitalen Bearbeitung der Dokumente im PROXESS Workflow werden die entsprechenden Dateien dann mit allen Vorgangs- und Bearbeitungsdaten langfristig in das HABEL Archiv überführt.

Unterstützung neuer Datenformate und paralleles Bearbeiten von Gruppenportkörben
Mit dem Update einher geht auch die Unterstützung der beiden Datenformate ZUGFeRD und XRechnung. Beide erlauben eine schnelle, fehlerfreie und automatische Indexierung von elektronisch eingehenden Belegen, ohne dass Beleginhalte ausgelesen werden. Ebenfalls hilfreich ist die Möglichkeit Gruppenpostkörbe nun parallel zu bearbeiten. Während der Bearbeitung eines Dokuments durch einen Anwender wird nur noch dieses einzelne Dokument für die anderen Gruppenmitglieder gesperrt. So können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an unterschiedlichen Dokumenten eines gemeinsamen Gruppenpostkorbes arbeiten. Sollte ein User vergessen Dokumente nach Bearbeitung wieder freizugeben, übernimmt das System diese Aufgabe nach einem Tag automatisch.

DSGVO- und Admin-Support
Mit Aktivierung des neuen, integrierten DSGVO-Moduls werden DSGVO-relevante Dokumente automatisch an den internen Datenschutzbeauftragten übermittelt, damit dieser verzögerungsfrei über das weitere Vorgehen entscheiden kann. Hierzu sind verschiedene Features vorgesehen, zum Beispiel Wiedervorlage oder Löschung von abgelehnten Bewerbungsunterlagen nach einer Frist von 6 Monaten. Darüber hinaus wird ein DSGVO-Archiv ausgeliefert, das Belegarten wie Auskunftsanfrage oder Datenschutzvorfall enthält und damit die Dokumentation sowie Nachverfolgung von DSGVO-Anfragen vereinfacht.

Mit dem Release HABEL DMS R21 profitieren aber nicht nur Anwender von einer besseren Usability, sondern auch Administratoren – dank diverser Aktualisierungen und Systemoptimierungen gerade im Bereich Performance bei großen Datenmengen sowie Benutzerverwaltung. Geboten werden auch eine generell schnellere und vereinfachte Durchführung von Updates sowie Verbesserung der Passwortverschlüsselung und die Unterstützung der aktuellsten Version der Volltextdatenbank Lucene für zeiteffiziente Recherchen.

Das neue Release HABEL DMS R21 ist ab sofort verfügbar.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

PROXESS zieht Bilanz: Ein Jahr nach der Fusion der DMS-Experten HABEL und Akzentum können sich die rund 100.000 User auf neue Funktionen und Releases freuen

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Seit einem Jahr gehen HABEL und Akzentum, die Pioniere im Dokumentenmanagement, als PROXESS GmbH gemeinsame Wege. Die Bilanz ist durchweg positiv: So wurden sowohl entwicklungsseitig als auch auf Mitarbeiterebene von Beginn an Kompetenzen gebündelt und Synergien genutzt. Entsprechend profitieren die Anwender*innen wie auch Neukunden von der Technologiekooperation, die den Nutzern Vorteile der Systeme des jeweils anderen zugänglich macht. Durch die neue Unternehmensgröße und den Know-how-Transfer kann die PROXESS GmbH individuelle Anforderungen bei Kundenprojekten schneller und effizienter umsetzen. Gleichzeitig werden strategische Projekte, wie die Bereitstellung von DMS-Cloud-Services, vorangetrieben. Zudem kommen Nutzern dank der Fusion kürzere Releasezyklen und eine schnellere Bereitstellung neuer Funktionen zugute. Nachdem bereits im März die Produktversion „PROXESS 10“ ausgerollt wurde, stehen beispielsweise schon im September dieses Jahres neue Releaseversionen für beide Dokumentenmanagementsysteme „PROXESS DMS“ und „HABEL DMS“ an, die Erweiterungen in der Handhabung und im Funktionsumfang bieten. Ebenso in Planung ist der zeitnahe Launch neuer Lösungen, beispielsweise zur E-Mail-Archivierung.

„Als Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen befinden wir uns in einem zukunftsweisenden Markt, der sich schnell verändert und weiterentwickelt. Entsprechend konzentrieren wir uns auch auf die Ausweitung und Optimierung unseres gemeinsamen Portfolios rund um Cloud-Lösungen, Web-Optionen sowie Apps für mehr Flexibilität im Arbeitsalltag“, sagt Martin Fecker, Geschäftsführer der PROXESS GmbH. „Durch unsere Technologiekooperation und der damit einhergehenden Bündelung von branchenübergreifendem Know-how sowie zusammengeführter Expertise aus über 25 Jahren Dokumentenmanagement und Digitalisierung, bieten wir unseren Kunden ein zukunftsweisendes DMS mit vielen Zusatzfunktionen, das nicht nur stets State of the Art ist, sondern auch maßgeblich den Weg der digitalen Transformation unterstützt“, führt Lutz Krocker, Prokurist der PROXESS GmbH, aus. Dabei bedeuten die Neuerungen für die rund 100.000 bestehenden Anwender*innen keinerlei Aufwand, unabhängig davon, welches der DMS-Systeme – HABEL DMS oder PROXESS, das DMS aus dem Hause Akzentum – sie im Einsatz haben. Denn beide Lösungen werden weiterhin fachkundig gepflegt, supportet und per Updates optimiert. Auch der Service konnte durch die Fusion verbessert werden und das ohne Umstellung für den User, denn alle zuvor bekannten Ansprechpartner*innen und Kommunikationswege für die rund 2.600 Kunden blieben und bleiben bestehen. Dabei verteilen sich die aktuell 100 Mitarbeiter*innen – sofern sie Corona-bedingt nicht im Homeoffice arbeiten – auf den Hauptsitz der PROXESS GmbH in Rietheim-Weilheim sowie die Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen.

Während HABEL vor allem in verschiedenen Branchen des fertigenden Mittelstandes und der produzierenden Industrie im Einsatz war, adressierte Akzentum primär die Branchen Möbel- und technischer Handel, sodass sich die Zielgruppen für die PROXESS GmbH seit nunmehr einem Jahr perfekt ergänzen und das gemeinsame Ziel einer zukunftsweisenden DMS-Lösung als „Best-of“ aus beiden Systemen in schnellen Schritten näher rückt.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de