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Sensible Unternehmensdaten schützen: Digitales Geschäftsleitungsarchiv von PROXESS bietet sicheren Dokumentenzugriff für das Management bei maximaler Flexibilität

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Manche Unternehmensdokumente sollten nur einem engen Personenkreis vorbehalten sein. Es gilt sensible Unterlagen, wie Verträge, Personaldaten und Strategiepapiere, vor unberechtigten Zugriffen und Manipulationen zu schützen. Doch gleichzeitig ist die zentrale sowie schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten und Unternehmensdaten gerade in der hybriden Arbeitswelt für die Geschäftsführung essenziell. Dokumentenmanagement-Experte PROXESS bietet mit seinem digitalen Geschäftsleitungsarchiv die Lösung. Denn mit diesem DMS-Tool werden alle vertraulichen Dokumente in einem separaten Archiv zuverlässig gesichert und stehen dennoch jederzeit standortunabhängig ausschließlich für Berechtigte zur Verfügung.

Dreistufiges Sicherheitskonzept gewährleistet maximalen Schutz
Im digitalen Geschäftsleitungsarchiv von PROXESS sind alle Dokumente und Informationen, die nur einem engen Personenkreis zugänglich sein sollen, vor unbefugtem Zugriff geschützt. Dazu verfügt das System über einen dreistufigen Sicherheitsmechanismus, der sich in die Supervisor-Anmeldung, die intelligente Verschlüsselung der Datenbankeinträge und Dokumente sowie die Protokollierung von Systemzugriffen unterteilt. Der Zugang für den Supervisor ist dabei durch eine Smartcard-Anmeldung inklusive PIN-Abfrage abgesichert, sodass selbst der Systemadministrator keinen Zugriff auf die Archivinhalte hat. Dennoch sind die Verschlüsselungen nicht an einen Mitarbeitenden gebunden, sondern bleiben auch im Falle eines Personalwechsels weiterhin bestehen.

Als weitere Sicherheitsstufe sind neben dem Zugriffsschutz auf Benutzerebene auch die Datei- und Datenbankinhalte über eine Kombination aus symmetrischen und asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren geschützt. Dabei werden zum einen sowohl die Feldinhalte und Dokumentbezeichnungen in der Datenbank als auch die Archivdokumente selbst unkenntlich gemacht und zum anderen alle wiederkehrenden Begriffe unterschiedlich kodiert. Auf diese Weise gibt weder die Zeichenanzahl noch die -häufigkeit einen Hinweis auf die Daten, sodass auch ein sogenannter „Dictionary-Angriff“ erfolglos bleibt. Für einen noch umfassenderen Schutz und die Integrität der Daten wird zudem jeder Datenbank- und Dateizugriff dokumentiert. Des Weiteren lassen sich sämtliche Änderungen am Index oder Dokument selbst in der Historie einsehen, während das System auch Recherchen, Abrufe von Dokumenten und Dateien sowie Zugriffe auf Meta-Daten protokolliert. So ist nicht nur eine transparente Nachvollziehbarkeit gegeben, sondern es entsteht auch eine weitere Kontrollebene.

Hoher Benutzerkomfort und flexibler Dokumentenzugriff
Trotz der umfangreichen Sicherheitsfeatures bietet das digitale Geschäftsleitungsarchiv von PROXESS den Usern einen hohen Benutzerkomfort und gewährt ihnen zu jeder Zeit und von überall aus kompromisslos Zugriff auf ihre Daten. So stehen Dokumente und Informationen stets zur Verfügung, wenn sie etwa für eine zeitdringliche Entscheidungsfindung im Management benötigt werden. Dabei verfügt das Archiv über eine vorgefertigte Standard-Struktur, die bereits die gängigsten Belegarten, wie Bilanz und Jahresabschluss, Finanzen und Controlling, Korrespondenz GL, Lohn und Gehalt, Projekte, Recht, Statistik und Auswertung, Versicherung, Vertrag und vieles mehr, umfasst. Die gewünschten Dokumente sind bei Bedarf in Sekundenschnelle zur Hand, indem über die hinterlegten Standard-Index- bzw. Suchfelder bequem nach Kunden-/Lieferantennummern, Namen, Adressen, Kontaktdaten, Projektnummern oder weiteren praktischen Kennungen gesucht werden kann. Die Nutzenden erhalten dann einen umfassenden Überblick über den gesamten Vorgang mit allen zusammenhängenden Dokumenten. Selbstverständlich ist die PROXESS-Lösung maximal flexibel, so dass sich Strukturen, Ablageorganisation und Zugriffsberechtigungen an spezifische Anforderungen anpassen und damit zum Beispiel gezielt auf die Bedürfnisse der Geschäftsleitung oder – bei international agierenden Firmen – auch auf verschiedene nationale Gegebenheiten ausrichten lassen.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty, nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

Folgende Pressebilder von PROXESS werden ausschließlich für eine nichtkommerzielle Nutzung im Rahmen einer redaktionellen Berichterstattung zur Verfügung gestellt. Nur für diesen Zweck dürfen die Bilder ohne weitere Absprache Verwendung finden. Weitere Informationen finden sich im PROXESS-Pressefach und unter proxess.de

DownTown Hechingen e.V. freut sich über Spende des Rietheim-Weilheimer Unternehmens PROXESS zur Inklusion von Menschen mit Beeinträchtigung

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5 Euro Spende pro Antwort für einen guten Zweck – mit diesem Versprechen ist das in Rietheim-Weilheim ansässige Unternehmen PROXESS, Anbieter des gleichnamigen Dokumentenmanagementsystems, in seine diesjährige Kundenzufriedenheitsumfrage gestartet. Insgesamt kam bei dieser Aktion eine Summe von 1.000 Euro zusammen, die PROXESS nun zu 100 Prozent an den gemeinnützigen Verein DownTown Hechingen e.V. spendet.

DownTown Hechingen e.V. setzt sich für die Teilhabe und Inklusion von Menschen mit verschiedensten Beeinträchtigungen ein. Unter dem Motto „Mehr Inklusion wagen“ vernetzt der Verein durch spannende Projekte und Events mit anderen Vereinen und Institutionen Menschen mit und ohne Beeinträchtigung. Beispielsweise findet dazu aktuell in Zusammenarbeit mit dem JuZ Hechingen ein wöchentliches Tanzprojekt in den Räumlichkeiten des Jugendzentrums statt, das mit einer engagierten Tanzlehrerin etabliert werden soll. Unterstützt durch die Spende von PROXESS erhalten Jugendliche nun die Möglichkeit, Teil des Projekts zu sein. Darüber hinaus stehen weitere spannende Aktionen, wie ein Auftritt bei dem Sommerfest des JuZ in Hechingen, an.

„Wichtig war uns, dass wir einen Verein aus unserer Region unterstützen. DownTown Hechingen ist zudem ein sehr junges Projekt, das sich zu 100 Prozent aus Spenden finanziert. Dank des ehrenamtlichen Engagements kommt hier jeder einzelne Euro direkt den Kindern und Jugendlichen zugute“, so Martin Fecker, Geschäftsführer PROXESS GmbH.

 

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Kostenloses Whitepaper: Wie eine DMS-Integration in Dynamics 365 Business Central Zeit, Kosten und Fehler reduziert

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Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet alle wichtigen Funktionen eines ERP-Systems für KMU und sorgt für eine schnelle Vernetzung der einzelnen Unternehmensbereiche. Diese praktischen Basisfunktionalitäten lassen sich durch Experten-Tools weiter optimieren. So schließt etwa die Anbindung eines Dokumentenmanagementsystems gleich mehrere Funktionslücken. Doch wie lassen sich die beiden Systeme erfolgreich integrieren und welche konkreten Vorteile bringt das für die Unternehmen mit sich?

PROXESS, der Experte für digitale Dokumentenprozesse, gibt Aufschluss und beschreibt in seinem neuen kostenlosen Whitepaper anschaulich, wie der Standardumfang von Dynamics 365 Business Central um eine rechtskonforme Archivierung, KI-basierte Belegerkennung und automatisierte Workflows erweitert werden kann. Der Lösungsanbieter informiert nicht nur über das große Einsparpotenzial in Bezug auf die Arbeitszeit und Personalkapazitäten sowie die maßgebliche Reduzierung von potenziellen Fehlerquellen. Vielmehr veranschaulicht PROXESS die vereinfachten, automatisierten Abläufe bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung mit Business Central und gibt obendrein Tipps zur generellen Einführung einer solchen Lösung im Unternehmen.

DMS als Brückenbauer zwischen On-Premises und Cloud

Noch ist eine On-Premises-Installation von Business Central mit eingeschränkten Funktionen möglich, aber die Zukunft liegt in der Cloud. Im Whitepaper widmet sich PROXESS auch diesem Thema und beschreibt die Vorteile einer DMS-Integration in hybriden Systemumgebungen. So wird die Frage geklärt, wie mit Hilfe eines innovativen Schnittstellen-Tools, das in der Kommunikation mit allen verbundenen IT-Systemen als eine Art Dolmetscher fungiert, dieser Transformationsprozess unterstützt wird.

Rechtskonformes digitales Archiv
Der Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet keine Möglichkeit zur rechtssicheren digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten. PROXESS zeigt im Whitepaper wie durch die Integration eines Dokumentenmanagementsystems ein- und ausgehende Dokumente automatisch, sicher und GoBD-konform in einem digitalen Archiv gespeichert werden. So werden Dokumente und Vorgänge auch Jahre später schnell gefunden und sind aus der gewohnten Business-Central-Oberfläche abrufbar.

Auch zusätzliche Aspekte, zum Beispiel wie in der Business-Central-Benutzeroberfläche weitere Dokumente – E-Mails, technische Zeichnungen oder ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder Vorgang mit korrekter Verschlagwortung per Drag & Drop hinzufügt werden können, werden beleuchtet.

Effizienz durch KI-Belegerkennung und automatisierten Eingangsrechnungsprozess
Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein stark standardisierter Arbeitsprozess, der in der Praxis oft noch papierlastig durchgeführt wird. Hier liegt ein besonders großes Potenzial zur Optimierung, denn durch weitreichende Automatisierung einzelner Arbeitsprozesse können Zeitressourcen eingespart und Fehlerquellen minimiert werden. Während im Funktionsumfang von Dynamics 365 BC weder OCR-Texterkennung noch ein digitaler Bearbeitungsworkflow geboten wird, offeriert die Integration eines fortschrittlichen DMS im Idealfall eine KI-basierte Dokumentenerkennung sowie die Möglichkeit, den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital abzubilden – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis hin zur Buchung und Zahlung. Auch diese Prozessabläufe inklusive aller Optionen und Vorteile werden im Dokument exemplarisch umrissen.

Das Whitepaper mit dem Titel „DMS und digitaler Rechnungseingang mit Dynamics 365 Business Central – Wie Sie mit rechtssicherer Archivierung und Eingangsrechnungsworkflow in Dynamics 365 Business Central durchstarten“ steht ab sofort kostenlos auf der Webseite von PROXESS unter folgendem Link zur Verfügung: https://www.proxess.de/businesscentral-whitepaper.

 

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Update für DMS-App PROXESS Now: Neue Funktionen für die Archivierung von Papierbelegen unterwegs und im Homeoffice

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PROXESS, Experte für Digitalisierung und Dokumentenmanagement, erweitert mit dem neuesten Update seiner Dokumentenmanagement-App PROXESS Now den Funktionsumfang. So sorgt die neue Version für eine Prozessoptimierung bei der Digitalisierung und Archivierung von Papierbelegen, insbesondere im Bereich der Suche und Zuordnung. Die jüngst integrierte Auto-Complete-Funktion erleichtert die Suche innerhalb der App ab dem ersten Zeichen, indem Schlagworte auf Basis der archivierten Dokumente automatisch angezeigt werden. Langwieriges und mühsames Suchen gehört dank Autovervollständigung der Vergangenheit an. Zusätzlich helfen neue Filter- und Sortieroptionen, endlose Trefferlisten zu reduzieren. Nutzerinnen und Nutzer können die Reihenfolge auch manuell anpassen und eine auf- oder absteigende Sortierung festlegen. iOS-User profitieren zudem von der Blätterfunktion, die ein komfortables Blättern innerhalb geöffneter Dokumente und zwischen verschiedenen Dateien ermöglicht.

PROXESS Now bietet die Möglichkeit, Papierbelege jederzeit und an jedem Ort einfach und schnell mit dem Smartphone oder Tablet zu digitalisieren und zu archivieren. Als Ergänzung zum Webclient des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS fungiert die App als mobiler Assistent und ersetzt zusätzlich Scanner im Homeoffice oder in Desk-Sharing-Bereichen. Abfotografieren, verschlagworten, hochladen und schon stellt die Anwendung die Dokumente in Echtzeit digital im DMS und Archiv für berechtigte Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung. Dabei haben die Anwenderinnen und Anwender die Möglichkeit, die digitalisierten Dokumente entweder bestehenden Vorgängen im PROXESS-Archiv zuzuordnen oder neue Vorgänge anzulegen. Unterstützt wird dies durch eine intuitive Indexierung sowie optional durch eine automatische Verschlagwortung mittels QR-Codes.

Besonders praktisch erweist sich die PROXESS Now App auch als digitales Tool für Auslieferungsnachweise, denn der vom Empfänger quittierte Warenempfang kann vom Fahrer noch vor Ort im Unternehmensarchiv abgelegt werden. Die Liefernachweise sind somit in Echtzeit abrufbar.

Das Update wird ab sofort innerhalb der installierten Applikation angeboten. Auch steht die neueste Version von PROXESS Now für Android sowie iOS in den jeweiligen Stores zur Verfügung.

 

 

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PROXESS DMS ergänzt Microsoft Dynamics 365 Business Central um rechtskonforme Archivierung, KI-basierte Belegerkennung und automatisierte Workflows

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Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics 365 BC) stellt als ERP-System für KMU praktische Basisfunktionalitäten, deren Effizienz durch Experten-Tools maßgeblich optimiert werden können. So schließt die Integration des Dokumentenmanagementsystems PROXESS DMS gleich mehrere Funktionslücken. Geboten werden eine rechtssichere Archivierung von Eingangs- und Ausgangsdokumenten direkt aus dem System inklusive Recherchezugriff, eine automatisierte KI-gestützte Belegerfassung sowie ein digitaler Workflow zur Bearbeitung von Eingangsdokumenten.

Rechtskonformes digitales Archiv

Die Standardversion von Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet keine Möglichkeit zur rechtssicheren digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten. Doch durch die Integration des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS werden ein- und ausgehende Dokumente automatisch, sicher und GoBD-konform in einem digitalen Archiv gespeichert. Über eine Drag & Drop-Zone in der Business-Central-Benutzeroberfläche lassen sich zudem weitere Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder Vorgang hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch korrekt zugeordnet, mit den richtigen Schlagworten archiviert und die spätere Suche vereinfacht. So kann der komplette Vorgang auch Jahre später noch eingesehen werden. Dabei sind die archivierten Dokumente aus der gewohnten Business-Central-Oberfläche abrufbar, können aber auch standortunabhängig über den PROXESS Web Client genutzt werden, ohne dass der Anwender auf das ERP-System zugreifen muss.

Maximale Effizienz durch KI-Belegerkennung und automatisierten Eingangsrechnungsprozess

Mit der Integration des Dokumentenmanagementsystems in das Microsoft ERP-System kommen Unternehmen nicht nur besonders einfach ihren Pflichten in Bezug auf ein digitales Archiv nach, sondern haben darüber hinaus die Möglichkeit, durch weitreichende Automatisierung einzelner Arbeitsprozesse Zeitressourcen zu sparen und Fehlerquellen zu minimieren. Denn während im Funktionsumfang von Dynamics 365 BC weder OCR-Texterkennung noch ein digitaler Bearbeitungsworkflow geboten wird, offeriert die Integration von PROXESS eine KI-basierte Dokumentenerkennung sowie die Möglichkeit, den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital abzubilden – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis hin zur Buchung und Zahlung.

In der Praxis werden die unterschiedlichen Dokumente und Eingangsquellen gebündelt und direkt an ein E-Mail-Eingangspostfach für Rechnungen gesendet. Dabei liest die KI-gestützte Software die relevanten Belegdaten automatisch aus und gleicht die erkannten Informationen, wie Lieferanten, Rechnungsnummern, Netto- und Bruttobeträge, etc., mit vorhandenen Stammdaten aus dem Dynamics 365 BC ab. Ungereimtheiten werden erkannt und können durch Anwendende manuell korrigiert werden. Ist ein automatischer Abgleich mit Bestellpositionen aus Business Central möglich, werden erkannte Rechnungsdaten direkt an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Kosten- oder Warenrechnungen ohne Bestellbezug durchlaufen bis zur finalen Archivierung noch einige manuelle Bearbeitungs- und Freigabe-Schritte.

Doch auch hier hat PROXESS eine Lösung in petto: Der PROXESS Workflow leitet die Eingangsrechnungen durch die sachliche und rechnerische Prüfung, dabei ist der aktuelle Bearbeitungsstand der Rechnung jederzeit einsehbar. Während des Prüfungs- und Freigabeprozesses können bereits Kostenstellen zugeordnet und Kontierungsvorschläge erfasst werden. Die PROXESS-Integration greift dabei auf die FIBU-Stammdaten aus Business Central zu. Nach der digitalen Freigabe kann die Rechnung gebucht werden und wird automatisch archiviert. Die Archivierung erfolgt inklusive des Bearbeitungsprotokolls sowie Kontierungsinformationen und bietet daher maximale Information und Transparenz. So sind die Eingangsrechnungen zu jeder Zeit und auf Wunsch inklusive aller zum Vorgang zugehörigen Belege stets abrufbar, ohne die Business Central Oberfläche verlassen zu müssen. Im DMS Client selbst stehen zudem viele Suchoptionen, wie Stichwort-, Filter- oder Belegnummernsuche zur schnellen und einfachen weiterführenden Suche zur Verfügung.

Integrationsplattform PROXESS Hub

Die völlig nahtlose Integration des PROXESS DMS Moduls für Microsoft Dynamics 365 Business Central basiert auf einem eigens entwickelten ausgefeilten Integrationstool für Drittsysteme. Auf technologischer Grundlage des Microsoft BizTalk Servers bietet das Tool PROXESS Hub in hybriden Umgebungen die perfekte Lösung für die einfache Archivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, die Index-Verknüpfung, die Bereitstellung von Stammdaten und die Übertragung von relevanten Daten an Drittsysteme zur weiteren Verarbeitung. Dabei arbeitet es je nach Anforderung On-Premises oder via Cloud und wahlweise mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices zusammen. Auch nach einem Go-live sind Änderungen oder Erweiterungen einer Integration mit dem PROXESS Hub schnell umsetzbar. Nicht zuletzt bietet das integrierte Remote-Monitoringtool viel Sicherheit und Transparenz.

 

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