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Gebündelte Kompetenz: EASY SOFTWARE AG übernimmt die PROXESS GmbH

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EASY SOFTWARE AG hat den Kauf der PROXESS GmbH bekannt gegeben. Die strategische Übernahme markiert einen bedeutenden Meilenstein in der easy Unternehmensentwicklung und wird die Marktposition des Unternehmens weiter stärken.

Essen, den 13.11.2023: EASY SOFTWARE AG gibt die Übernahme der PROXESS GmbH bekannt. Die Akquisition von PROXESS ist das Ergebnis einer sorgfältigen Evaluierung und Auswahl von Unternehmen, die weitere hochwertige Expertise und Produkte in das easy Produkt- und Service-Portfolio bringen und zur langfristigen Wachstumsstrategie des Unternehmens beitragen. Mit der Übernahme vereinen zwei führende ECM-Experten, mit jeweils mehr als 30 Jahren Digitalisierungserfahrung, ihr gemeinsames Know-how für über 8.000 Kunden weltweit und bündeln die drei Produktmarken easy, PROXESS und HABEL unter einem Dach.

Die Zusammenführung markiert einen bedeutenden Meilenstein in der Geschichte beider Unternehmen. Die PROXESS GmbH agiert zukünftig als Teil der easy Gruppe. Dabei spielt die nahtlose Integration von Ressourcen und Know-how eine wichtige Rolle. Sie sichert die langfristige Perspektive und die digitale Zukunft für mehr als 8.000 Kunden weltweit. Kunden und Partner profitieren von jahrzehntelanger Kompetenz, einem erweiterten Produktportfolio und einer Cloud- und KI-Strategie aus einer Hand. Der Zukauf eröffnet easy mehr Marktanteile, neue Marktsegmente, zusätzliche Branchenexpertise und ein diversifiziertes Portfolio sowie verstärkte Innovationskraft.

PROXESS CEO Martin Fecker und easy CEO Andreas Zipser freuen sich über die zukünftige Zusammenarbeit und das Ziel, die Position der easy als führender ECM-Anbieter für einen großen und loyalen Kundenstamm weiter erfolgreich auszubauen.

„Wir sind überzeugt, dass unsere bestehenden und neuen Kunden sowie unsere Partner von dieser Transaktion stark profitieren werden“, sagt Andreas Zipser, CEO von easy. „Mit einer langjährigen Erfolgsgeschichte im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung hat sich PROXESS mit den erfolgreichen Produktmarken PROXESS und HABEL einen erstklassigen Ruf in der Branche erarbeitet. Wir profitieren von den Stärken und Produkten beider Unternehmen und von den Synergien, die uns Wettbewerbsvorteile verschaffen sowie unser Wachstum vorantreiben.“

Auch Martin Fecker, CEO von PROXESS, ist überzeugt: „Die Kombination unserer Kompetenzen und Erfahrungen, insbesondere in spezifischen Branchen, ermöglicht es uns, unser Know-how auszubauen und unseren Kunden noch bessere Lösungen zu bieten, aber auch neue Angebote auf mehr Märkten zu verbreiten. Durch die Zusammenführung unserer Produktportfolios profitieren unsere Kunden von einem breiteren Spektrum an Lösungen mit großem Potenzial, insbesondere im Bereich Cloud-Plattformen und KI. Gemeinsam können wir noch mehr erreichen. Ich freue mich darauf, zu sehen, wie wir uns unter dem Dach von easy weiterentwickeln und die Digitalisierung in Unternehmen erfolgreich beschleunigen.“

 

Über PROXESS:

Die PROXESS GmbH ist ein deutscher Softwarehersteller im Bereich Dokumentenmanagement. 1991 gegründet, entwickelt, implementiert und unterstützt PROXESS mit mehr als 100 Mitarbeitenden ca. 2.800 Kunden, größtenteils aus den Bereichen Einzel- und Serienfertigung, Möbeleinzelhandel, SHK Großhandel und Logistik mit Lösungen zu Archivierung, Vertragsverwaltung und elektronischen Dokumentprozessen. Abgerundet wird das Portfolio durch Integrationen in führende, aber auch branchenspezifische, CRM-, ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme. PROXESS entstand aus dem Zusammenschluss von Akzentum und HABEL im Jahr 2019 – zwei Pionieren des Dokumentenmanagements – mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim sowie Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen.

www.proxess.de

Über easy:

Als Digitalisierungsexperte und führender ECM-Software-Hersteller steht easy seit 1990 für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse. Erstklassige Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz und machen Menschen, Unternehmen und Organisationen erfolgreich. Das in Essen ansässige Unternehmen mit Niederlassungen in Leipzig, und Töchtern in Österreich, Großbritannien und den USA wurde 2020 mehrheitlich von der globalen, technologieorientierten Investmentfirma Battery Ventures übernommen. Unter der Flagge der neuen Führungsmannschaft wurde das Geschäft seitdem strategisch diversifiziert, das Wachstum kontinuierlich ausgebaut sowie die SaaS Transformation vorangetrieben.

www.easy.de

 

Pressekontakt EASY SOFTWARE AG

Heike Kohler-Reineke
Telefon: +49201 65069-111
E-Mail: heike.kohler-reineke(at)easy.de

 

Pressekontakt PROXESS

Nadine Konstanty
Telefon: +49211 730633-60
E-Mail: nadine(at)konstant.de

Sensible Unternehmensdaten schützen: Digitales Geschäftsleitungsarchiv von PROXESS bietet sicheren Dokumentenzugriff für das Management bei maximaler Flexibilität

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Manche Unternehmensdokumente sollten nur einem engen Personenkreis vorbehalten sein. Es gilt sensible Unterlagen, wie Verträge, Personaldaten und Strategiepapiere, vor unberechtigten Zugriffen und Manipulationen zu schützen. Doch gleichzeitig ist die zentrale sowie schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten und Unternehmensdaten gerade in der hybriden Arbeitswelt für die Geschäftsführung essenziell. Dokumentenmanagement-Experte PROXESS bietet mit seinem digitalen Geschäftsleitungsarchiv die Lösung. Denn mit diesem DMS-Tool werden alle vertraulichen Dokumente in einem separaten Archiv zuverlässig gesichert und stehen dennoch jederzeit standortunabhängig ausschließlich für Berechtigte zur Verfügung.

Dreistufiges Sicherheitskonzept gewährleistet maximalen Schutz
Im digitalen Geschäftsleitungsarchiv von PROXESS sind alle Dokumente und Informationen, die nur einem engen Personenkreis zugänglich sein sollen, vor unbefugtem Zugriff geschützt. Dazu verfügt das System über einen dreistufigen Sicherheitsmechanismus, der sich in die Supervisor-Anmeldung, die intelligente Verschlüsselung der Datenbankeinträge und Dokumente sowie die Protokollierung von Systemzugriffen unterteilt. Der Zugang für den Supervisor ist dabei durch eine Smartcard-Anmeldung inklusive PIN-Abfrage abgesichert, sodass selbst der Systemadministrator keinen Zugriff auf die Archivinhalte hat. Dennoch sind die Verschlüsselungen nicht an einen Mitarbeitenden gebunden, sondern bleiben auch im Falle eines Personalwechsels weiterhin bestehen.

Als weitere Sicherheitsstufe sind neben dem Zugriffsschutz auf Benutzerebene auch die Datei- und Datenbankinhalte über eine Kombination aus symmetrischen und asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren geschützt. Dabei werden zum einen sowohl die Feldinhalte und Dokumentbezeichnungen in der Datenbank als auch die Archivdokumente selbst unkenntlich gemacht und zum anderen alle wiederkehrenden Begriffe unterschiedlich kodiert. Auf diese Weise gibt weder die Zeichenanzahl noch die -häufigkeit einen Hinweis auf die Daten, sodass auch ein sogenannter „Dictionary-Angriff“ erfolglos bleibt. Für einen noch umfassenderen Schutz und die Integrität der Daten wird zudem jeder Datenbank- und Dateizugriff dokumentiert. Des Weiteren lassen sich sämtliche Änderungen am Index oder Dokument selbst in der Historie einsehen, während das System auch Recherchen, Abrufe von Dokumenten und Dateien sowie Zugriffe auf Meta-Daten protokolliert. So ist nicht nur eine transparente Nachvollziehbarkeit gegeben, sondern es entsteht auch eine weitere Kontrollebene.

Hoher Benutzerkomfort und flexibler Dokumentenzugriff
Trotz der umfangreichen Sicherheitsfeatures bietet das digitale Geschäftsleitungsarchiv von PROXESS den Usern einen hohen Benutzerkomfort und gewährt ihnen zu jeder Zeit und von überall aus kompromisslos Zugriff auf ihre Daten. So stehen Dokumente und Informationen stets zur Verfügung, wenn sie etwa für eine zeitdringliche Entscheidungsfindung im Management benötigt werden. Dabei verfügt das Archiv über eine vorgefertigte Standard-Struktur, die bereits die gängigsten Belegarten, wie Bilanz und Jahresabschluss, Finanzen und Controlling, Korrespondenz GL, Lohn und Gehalt, Projekte, Recht, Statistik und Auswertung, Versicherung, Vertrag und vieles mehr, umfasst. Die gewünschten Dokumente sind bei Bedarf in Sekundenschnelle zur Hand, indem über die hinterlegten Standard-Index- bzw. Suchfelder bequem nach Kunden-/Lieferantennummern, Namen, Adressen, Kontaktdaten, Projektnummern oder weiteren praktischen Kennungen gesucht werden kann. Die Nutzenden erhalten dann einen umfassenden Überblick über den gesamten Vorgang mit allen zusammenhängenden Dokumenten. Selbstverständlich ist die PROXESS-Lösung maximal flexibel, so dass sich Strukturen, Ablageorganisation und Zugriffsberechtigungen an spezifische Anforderungen anpassen und damit zum Beispiel gezielt auf die Bedürfnisse der Geschäftsleitung oder – bei international agierenden Firmen – auch auf verschiedene nationale Gegebenheiten ausrichten lassen.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty, nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

Folgende Pressebilder von PROXESS werden ausschließlich für eine nichtkommerzielle Nutzung im Rahmen einer redaktionellen Berichterstattung zur Verfügung gestellt. Nur für diesen Zweck dürfen die Bilder ohne weitere Absprache Verwendung finden. Weitere Informationen finden sich im PROXESS-Pressefach und unter proxess.de

PROXESS Release 2022 R1: Neue Funktionen, Dokumentradar, Integrationstool für Drittsysteme und Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central

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Mit dem neuen Release PROXESS 2022 R1 optimiert der gleichnamige Softwareanbieter und Experte für Dokumentenmanagement seine Lösung PROXESS DMS für digitale und effiziente Dokumentenprozesse in Unternehmen. User profitieren ab sofort von vielfältigen Neuerungen und Modifikationen für ein vereinfachtes Handling aber auch durch eine einfache Integration von Drittsystemen sowie wahlweise die Verknüpfung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Neue Funktionen und mehr Komfort für Anwender*innen
Im Zuge des Updates hält das PROXESS DMS zahlreiche Neuerungen bereit, durch die Unternehmen ihre digitale Transformation noch effizienter gestalten: allen voran der neue Dokumentradar. Über diesen lassen sich mit einem Klick alle mit einem ausgewählten Dokument in Verbindung stehenden Dokumente anzeigen, wie etwa zu einem Auftrag gehörende Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen oder Korrespondenz. Der Dokumentradar erweitert so die eigentliche Trefferliste um einen 360 Grad-Blick rund um das ausgewählte Dokument.
Zudem wurde die gesamte graphische Oberfläche für PROXESS-Webservereinstellungen modernisiert, was die Einrichtung intuitiver und nutzerfreundlicher macht. Vor allem Administratoren dürften sich über neue Business Tools, wie den PROXESS Job Server, die PROXESS E-Rechnung und die Verarbeitung von XRechnungs- und ZugFerd-Formaten freuen, die das Gesamtpaket zur Automatisierung von Standardprozessen abrunden.

Integration in Microsoft Office 365 wird ausgebaut
Auch die Integration in die Microsoft Office 365 Suite wurde ausgebaut. Anwender*innen können neben E-Mails aus Outlook 365 nun auch Dateien aus Microsoft Word, Excel und PowerPoint 365 direkt archivieren. Der Funktionsumfang der Add-Ins wurde ebenfalls erweitert: PROXESS-Schnellablagen und der Rückgriff auf Stammdaten machen die individuelle Ablage hier noch komfortabler und schneller. Die PROXESS-Integrationen für die 365-Programme sind als kostenlose Add-Ins im Microsoft Store verfügbar. Ebenfalls kostenfrei kann die App über den Apple App Store oder den Google Play Store auf das eigene Mobilgerät heruntergeladen werden.

Qualifizierte Signatur von Scan-Dokumenten
Mit PROXESS ist nun die qualifizierte Signatur von Scan-Dokumenten möglich. Um den rechtlichen Anforderungen einiger EU-Länder Rechnung zu tragen, können Papierdokumente über den PROXESS Scan Client eingescannt, automatisiert mit einer digitalen, qualifizierten Signatur versehen und archiviert werden.

Neue Integrationsplattform PROXESS Hub
Das PROXESS DMS wird strategisch um ein neues Integrationstool für Drittsysteme wie ERP und FIBU erweitert. Basierend auf der Technologie des Microsoft BizTalk Servers bietet das neue Tool PROXESS Hub gerade in hybriden Umgebungen die perfekte Lösung zur einfachen Archivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, für die Index-Verknüpfung, die Bereitstellung von Stammdaten aus und die Übertragung von relevanten Daten an Drittsysteme zur weiteren Verarbeitung. Dabei gibt sich PROXESS Hub äußerst flexibel: Je nach Anforderung ist das Tool On-Premises oder via Cloud im Einsatz und arbeitet wahlweise mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices zusammen. Auch nach einem Go-Live sind Änderungen oder Erweiterungen einer Integration mit dem PROXESS Hub schnell umsetzbar. Nicht zuletzt bietet das integrierte Remote-Monitoringtool viel Sicherheit und Transparenz.

Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Auf dieser Basis wurde auch ein neues PROXESS-Modul für Microsoft D365 Business Central geschaffen. Mit der Integration von PROXESS DMS in Business Central werden ein- oder ausgehende Dokumente rechtssicher und GoBD-konform in PROXESS archiviert. Die Dokumente können anschließend sowohl in der gewohnten Business-Central-Oberfläche als auch standortunabhängig und ohne ERP-Zugriff über den PROXESS Web Client recherchiert und angezeigt werden. Die neue Integration unterstützt nicht nur die Ablage und den Zugriff, sondern bildet auch den gesamten digitalen Eingangsrechnungsprozess ab – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FIBU. Zusätzlich können einzelne Belege per Drag & Drop einem Vorgang oder Dokument in Business Central – wie E-Mails, technischen Zeichnungen oder Anleitungen – als Zusatzinformationen beigefügt und archiviert werden. Als besonders praktisch erweist sich das einfache Customizing-Tool, durch das der Anwender unterschiedliche ERP-Belegarten für die Archivierung aktivieren, mappen und die Übergabe von Daten zeitlich steuern kann. In der Verwaltungskonsole behält er stets den Überblick über Datenströme und den Bearbeitungsstand von Dokumenten.

Das PROXESS Release 2022 R1 wird ab sofort ausgerollt.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

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Von der Quelle bis zum Feinschliff: Unterschiedliche Geschäftsbereiche der Gebrüder Rhodius Gruppe benötigen ein zentrales DMS / PROXESS bietet zentrale Verwaltung getrennter Archive und Optimierung der Verwaltungsprozesse durch Workflows

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Die Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG meistert den digitalen Wandel mit der DMS-Lösung von PROXESS – und das mit zwei komplett unterschiedlichen Geschäftsbereichen: Mineralquellen sowie Getränke und Schleifwerkzeuge.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist Grundvoraussetzung für ein zeitgemäßes Datenmanagement. Bei der Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG hat man diesen Weitblick schon früh bewiesen und mit der Einführung von PROXESS auf ein DMS gesetzt, das sämtliche Informationen und Daten schnell, zuverlässig und kompetent verarbeitet. Die Herausforderung liegt in den getrennten Geschäftsbereichen, die zwar separate Archive benötigen, aber gemeinsam von der Holding verwaltet werden. PROXESS DMS bietet dazu eine saubere Lösung.

Regionale Nähe und alles aus einer Hand
Bereits im Jahr 2006 erkennt die Unternehmensgruppe Gebrüder Rhodius, welche Wettbewerbsvorteile und betrieblichen Optimierungen die digitale Transformation mit sich bringt und entscheidet sich für die Einführung einer Dokumentenmanagementlösung. Gerd Kohlhaas, Leiter IT und Organisation, erinnert sich: „Letztendlich haben wir uns für PROXESS entschieden, weil wir Wert auf einen regionalen Anbieter gelegt haben, der uns zudem alles aus einer Hand liefern konnte. So haben wir neben der Software hier auch gleich passende Spezialhardware wie Scanner oder Multifunktionsgeräte bezogen.“

Weniger Ablage und Druckkosten – mehr Raum
Primäre Ziele sind damals die Reduzierung der manuellen Belegablage und des Platzbedarfs für das enorme Aktenaufkommen sowie der Druckkosten. „Wir hatten riesige Dokumentenarchive im ganzen Haus verteilt. So hatte etwa der Verkauf alleine schon ein 12 Meter langes und 2,5 Meter hohes Hängeregisterarchiv mit einer Vielzahl von Kundenakten. Ganz abgesehen vom Handling der Papierdokumente, konnten wir das Aktenaufkommen auch platztechnisch nicht mehr bewältigen.“

PROXESS ist optimal in beide ERP-Systeme integriert
Eine Projektgruppe aus Rhodius- und PROXESS-Mitarbeitern erarbeitet einen dreistufigen Projektplan. Im ersten Schritt werden die aus den beiden eingesetzten ERP-Systemen, Infor LN ERP und INTEGRA ERP, ausgehenden Verkaufsunterlagen archiviert. Gerd Kohlhaas: „Uns war sehr wichtig, dass PROXESS von Beginn an voll in unsere beiden ERP-Systeme integriert wurde. Wir können die von den ERP-Lösungen bereitgestellten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen automatisch direkt in PROXESS archivieren. Die Verschlagwortung erfolgt dabei über eine separate Indexdatei.“

Digitale Eingangsrechnungsbearbeitung
Im zweiten Schritt werden Eingangsbelege eingescannt und archiviert. Die Warenrechnungen werden zunächst in einen Pool im PROXESS Archiv erfasst, dann im ERP bearbeitet und über das Barcodeverfahren nachträglich indexiert und zugeordnet. Seit 2021 werden auch Kostenrechnungen digital verarbeitet. Egal ob sie per Post oder als PDF per E-Mail eingehen – sie werden durch die PROXESS Belegerkennung ausgelesen und in einen digitalen Prüfungs- und Freigabeworkflow übergeben. Nach ihrer Verbuchung werden die Rechnungen automatisch mit der Dokumentation aller Bearbeitungsschritte zur langfristigen Archivierung an das PROXESS Archiv übergeben.

Ein DMS für die ganze Unternehmensgruppe
Die zentral in der Holding angesiedelte Buchhaltung verwaltet drei eigenständige Mandanten, die in getrennten PROXESS Archiven aufbewahrt werden. „Wir mussten uns eine Systematik überlegen, wie wir die einzelnen Dokumente aus den verschiedenen Unternehmensbereichen innerhalb eines DMS sauber trennen können. Die Mandantenfähigkeit von PROXESS mit getrennten Archiven für jeden Bereich war damals ein Highlight für uns. Mittlerweile haben wir Datenbanken für die Bereiche Holding, Schleifwerkzeuge, Mineralquellen, für die Niederlassungen in Frankreich und den Niederlanden und eine weitere Datenbank, ausgestattet mit besonderen Sicherheitsfunktionen für das Personalwesen“, erläutert der IT-Leiter.

Digitale Workflows optimieren die internen Abläufe
Um die internen Abläufe effizienter zu gestalten, setzt Rhodius verschiedene digitale Workflows ein: Allen voran der Workflow zur Eingangsrechnungsprüfung, aber auch die Verwaltung von Personalakten und Verträgen wird über digitale Workflows gesteuert. Durch das digitale Vertragsmanagement werden so nicht nur die internen Abläufe optimiert, sondern auch alle Vertragsdokumente automatisch rechtssicher in PROXESS archiviert. „Früher ging das ein oder andere Papierdokument schon einmal verloren oder wichtige Dokumente landeten ganz unten in der Ablage. Mit den PROXESS Workflows können Dokumente digital bearbeitet und schnell durchs Unternehmen geleitet werden. Ich könnte viele Beispiele nennen, wie PROXESS die internen Abläufe in der Unternehmensgruppe optimiert. Diese digitalen Workflows bauen wir daher sukzessive immer weiter aus.“

Sensible Personaldaten sicher schützen
Ein wichtiger Punkt ist für Rhodius auch die komplette Übernahme der Personalakten und der Gehaltsabrechnungsdaten in PROXESS DMS. Besonderen Wert legen Geschäftsleitung und Betriebsrat dabei auf detaillierte Zugriffsberechtigungen, damit die sensiblen Daten optimal vor unerwünschtem Zugriff geschützt sind. „In PROXESS können wir die Mitarbeiter der Personalabteilung mit funktionalen und inhaltlichen Rechten so ausstatten, dass sie den ausschließlichen Zugriff auf die Personalakten und Abrechnungsdaten haben und somit die Anforderungen der Geschäftsleitung und des Betriebsrats vollauf erfüllen“, so Gerd Kohlhaas.

Bereits mehrere Millionen Dokumente archiviert
Heute hat die Rhodius-Unternehmensgruppe in sechs Datenbanken einige Millionen Dokumente archiviert. Dabei hat fast jedes Dokument mehrere Seiten. Gerd Kohlhaas: „Ohne ein DMS könnten wir die Vielzahl an Belegen und die strukturierte Ablage gar nicht mehr bewältigen. Bei uns bildet das PROXESS DMS die Basis für alle Dokumente, die einer gesetzeskonformen Langzeitarchivierung obliegen. Egal ob Zolldokumente, Kundenakten oder Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Oberstes Ziel ist, dass alles im DMS zusammenläuft.“ PROXESS wird bei Rhodius in allen Abteilungen eingesetzt und genutzt. Dank des hohen Digitalisierungsgrads können die Mitarbeiter so auch im Home-Office problemlos auf alle Dokumente und auf die digitalen Workflows zugreifen. Gerd Kohlhaas fasst zusammen: „Mit PROXESS haben wir ein DMS gefunden, das nach 20 Jahren Einsatz immer noch sehr schnell und zuverlässig läuft. Die Volltextsuche funktioniert sehr gut und PROXESS ist einfach zu handhaben. Aspekte, die für uns sehr wichtig sind!“

 

Über Rhodius
Vor knapp 200 Jahren wurde das Unternehmen Rhodius mit Sitz in Burgbrohl gegründet und hat heute zwei unterschiedliche Geschäftsbereiche: Mineralquellen und Getränke und Schleifwerkzeuge. Das in der achten Generation geführte Familienunternehmen ist mit 6 internationalen Niederlassungen und 600 Mitarbeitern eines der größten mittelständischen Unternehmen im nördlichen Rheinland-Pfalz. Die Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG mit Sitz in Burgbrohl koordiniert als Holding alle Standorte im In- und Ausland. Sie realisiert für die beiden Tochterunternehmen Dienstleistungen für das Finanz-, Rechnungs- und Personalwesen sowie die Informationsverarbeitung.

 

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Sichere Aufbewahrung von Gesundheitsdaten: Sanitätshaus Müller Betten meistert Homeoffice-Umstellung ad hoc mit PROXESS DMS

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Seit mehr als 25 Jahren setzt das Sanitätshaus Müller Betten, Fachhändler für Rehabilitations- und Medizintechnik, Homecare sowie Kinderversorgung, in Sachen digitaler Belegarchivierung auf das Dokumentenmanagementsystem von PROXESS. So kann das Unternehmen aus Engelskirchen bei Köln nicht nur die Herausforderungen des dezentralen Dokumentenaufkommens an insgesamt sechs verschiedenen Standorten in Deutschland sowie der heterogenen Abrechnungssysteme verschiedener Krankenkassen meistern, sondern auch die im Gesundheitswesen besonders wichtige, langfristige und sichere Aufbewahrung von sensiblen personenbezogenen Daten sicherstellen. Während der Corona-Pandemie hat sich der hohe Digitalisierungsgrad nun einmal mehr bewährt, da das Unternehmen dank der bestehenden Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig auf Dokumente zuzugreifen, nahezu ad hoc auf Homeoffice umstellen konnte.

Das Sanitätshaus Müller Betten hat das DMS von PROXESS in alle Abläufe rund um die eingesetzte MS Dynamics 365 Business Central-Applikation EASY SAN – eine spezielle ERP-Lösung für den Sanitätsfachhandel – integriert. Alle ausgehenden Dokumente aus EASY SAN werden dabei automatisch in PDF konvertiert und mitsamt relevanter Belegs-, Vorgangs- und Stammdaten über eine Schnittstelle zu PROXESS übertragen sowie archiviert. Anschließend sind die Dokumente jederzeit flexibel mithilfe dieser Kriterien recherchierbar. Papierbelege, darunter auch solche, die wie Vertragsunterlagen, Lieferscheine oder Serviceberichte von Reparaturaufträgen eine Unterschrift oder externe Vermerke enthalten, werden wiederum mithilfe des PROXESS Scanmoduls erfasst und über eine Barcode-Verknüpfung dem zugrundeliegenden Versorgungsfall zugeordnet. Der Zugriff auf das zentrale Unternehmensarchiv sowie darin enthaltene Belege erfolgt dabei über die Terminal-Server-Lösungen, die auch für die Arbeit mit der ERP-Software zum Einsatz kommen. So lässt sich im Falle der Verlängerung einer Hilfsmittelüberlassung beispielsweise direkt aus der ERP-Oberfläche der archivierte Erst-Lieferschein öffnen und um den Beleg für die weiterführende Berechnung der Kostenpauschale an die Krankenkasse ergänzen. Des Weiteren können über die PROXESS Office Integration alle Office-Dokumente, die nicht über das ERP bearbeitet werden, individuell zu einem archivierten Vorgang hinzugefügt werden – beispielsweise Kundenschreiben, Bilder oder E-Mail-Korrespondenzen.

„Gerade in unserer Branche geht es um sensible personenbezogene Daten, die wir mit dem ausführlichen und TÜV-zertifizierten Sicherheitskonzept von PROXESS perfekt vor unberechtigten Zugriffen schützen können”, so Georg Schmitz, IT-Leiter beim Sanitätshaus Müller Betten. Denn die PROXESS-Lösung bietet detaillierte, qualitative Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene. Auch eine lückenlose IT-Administration ist möglich, ohne dass der Administrator Zugriff auf Archivinhalte oder Einsicht in die Dokumente hat. Die Aufbewahrungsfristen reichen bei Medizinprodukten von 30 Jahren bis zu lebenslang. „Auch deshalb haben wir uns vor über 25 Jahren für PROXESS entschieden. Denn unsere Daten wissen wir hier auch über diesen langen Zeitraum sicher und performant aufbewahrt. Die dreischichtige Client-Server-Architektur von PROXESS geht selbst bei hohen Datenmengen nicht in die Knie, sondern liefert auch nach vielen Jahren in Sekundenschnelle die angeforderten Belege”, ergänzt Geschäftsführer Georg Müller. Auf diese Weise sorgt der Einsatz der PROXESS-Lösung auch für eine höhere Effizienz bei der Abwicklung von Serviceanfragen: Mussten Papierbelege in der Vergangenheit noch über ein internes Callcenter angefordert, manuell herausgesucht und zwischen den Standorten des Unternehmens ausgetauscht werden, lassen sich die über 30 Millionen digital archivierten Dokumente heute jederzeit und von jedem Ort aus recherchieren sowie für Berechtigte direkt integriert in der Business Central-Lösung anzeigen. Das stellt sicher, dass die gewohnten Arbeitsprozesse derzeit auch aus dem Homeoffice heraus eins zu eins weiterlaufen können.

Auch die Abwicklung mit den Krankenkassen erfolgt heute weitgehend digital, da die verschiedenen Abrechnungsplattformen, darunter MIP, LEOS oder egecko, direkt in EASY SAN integriert sind. So werden alle digitalen Dokumente, wie Rezepte, Kostenvoranschläge, Genehmigungen, Liefernachweise, Rückholungs- oder Reparaturbelege, in Echtzeit an das PROXESS-Archiv übergeben und im einzelnen Versorgungsfall ergänzt. In Zukunft plant das Sanitätshaus die Digitalisierung auch im Bereich Einkauf weiter voranzutreiben. Ziel ist es auch dort, die digital eingehenden Auftragsbestätigungen und Rechnungen ohne Umwege über Ausdrucken und Scannen direkt nach ihrem Eingang zu der jeweiligen Bestellung in PROXESS zuordnen zu können.

 

Über Sanitätshaus Müller Betten
Das SANITÄTSHAUS MÜLLER BETTEN ist ein Familienunternehmen aus Engelskirchen bei Köln mit rund 500 Mitarbeitern. SMB hat sich auf die bundesweite Versorgung von Patienten mit Hilfsmitteln spezialisiert. Moderne Lagerlogistik, eine große Fahrzeugflotte, erfahrene Techniker und ein großes Team im Kundenservice sorgen für die schnelle und zuverlässige Versorgung aller Kunden. Als bundesweiter Hilfsmittelversorger hat das Unternehmen viele Produkte zu Reha- und Medizintechnik, Homecare und zur Kinderversorgung im Angebot.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

Folgende Pressebilder von PROXESS werden ausschließlich für eine nichtkommerzielle Nutzung im Rahmen einer redaktionellen Berichterstattung zur Verfügung gestellt. Nur für diesen Zweck dürfen die Bilder ohne weitere Absprache Verwendung finden.