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Möbel RIEGER optimiert interne Verwaltung mit DMS von PROXESS

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Digitalisierung der Dokumentenprozesse sorgt für mehr Effizienz und erfolgreiche Unternehmensexpansion

Möbel RIEGER, eines der erfolgreichsten Familienunternehmen im Bereich mittelständischer Einrichtungshäuser, hat seine internen Verwaltungsprozesse mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von PROXESS digitalisiert. Bereits 2013 startete die erfolgreiche Zusammenarbeit. Heute setzt das Unternehmen die Lösungen von PROXESS in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Logistik, Buchhaltung sowie in der allgemeinen Verwaltung ein. Die Automatisierung von Standardprozessen in diesen Abteilungen hat die Unternehmensexpansion erleichtert — so konnte beispielsweise eine neue Filiale in Heilbronn ohne Aufstockung des Personals in der Verwaltung eröffnet werden.

Die Möbel RIEGER GmbH & Co. KG verfügt über sieben Möbelhäuser in Deutschland mit rund 1.500 Mitarbeiter*innen. Um die Kommunikation zwischen den einzelnen Filialen zu optimieren sowie die internen Verwaltungsprozesse transparenter und effizienter zu gestalten, entschied sich RIEGER, ein DMS einzuführen. Die IT-Anforderungen waren hoch: Es galt, die Dokumente aus sieben Standorten auf einer zentralen Plattform zusammenfließen zu lassen und die Dokumentenprozesse in den verschiedenen Organisationseinheiten zu verknüpfen.

PROXESS verfügt über Standardschnittstellen zu den Softwarelösungen der SHD AG — führender Anbieter für IT-Lösungen und Dienstleistungen für die Möbel- und Küchenbranche —, die bei Möbel RIEGER erfolgreich im Einsatz sind. Aufgrund der hervorragenden Integration entschied sich das Unternehmen für die Lösungen von PROXESS. „Wir wurden sehr gut und vor allem vorausschauend unterstützt bei der geplanten Umsetzung durch die Mitarbeiter*innen von PROXESS“, beschreibt Torben Boockmann, Leiter Organisation bei Möbel RIEGER GmbH & Co. KG, die Projektarbeit. „Hier lief alles Hand in Hand und die einzelnen Umsetzungsschritte wurden bestmöglich in unsere vorhandenen Prozesse integriert.“ PROXESS ist bei Möbel RIEGER als maßgeschneiderte Cloud-Lösung implementiert. Der Zugriff erfolgt dezentral und browserbasiert über den PROXESS Web Client. So ist für jede*n User*in der dezentrale Zugang zu archivierten Dokumenten aller Standorte möglich.

Die Lösung von PROXESS hat bei Möbel RIEGER durch die Automatisierung von Standardprozessen für erhebliche Zeitersparnis, Entlastung der Mitarbeiter*innen von manuellen Aufgaben, einen transparenten Überblick über Unternehmensprozesse sowie effizientere Arbeitsabläufe gesorgt. Die E-Mails aus 1350 E-Mail-Postfächern des Möbelhändlers werden mittels serverbasierter E-Mail-Archivierung sicher und gesetzeskonform archiviert. Waren- und Kostenrechnungen werden digital verarbeitet und über zentrale Schnittstellen an die integrierte Buchhaltungssoftware übergeben. „Bei einer Rechnung, die im Workflow verarbeitet wird, kann man jederzeit den Status beauskunften bzw. überwachen. Somit ist immer gewährleistet, dass keine Rechnung liegenbleibt und versehentlich unbearbeitet bleibt“, lobt Boockmann das Modul „Eingangsrechnungsworkflow“. Durch die komplette Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung werden zudem Fehler minimiert. Die PROXESS-Belegerkennung liest eingehende Auftragsbestätigungen aus, gibt sie zur Weiterverarbeitung an den „AB-Scanner“ von SHD und archiviert neben der Standardversion eine Kopie mit geschwärzten Preisinformationen zum entsprechenden Vorgang. Auch EDI-Rechnungen und digitale Lieferscheine, deren Verarbeitung mit externen Tools erfolgt, werden anschließend im PROXESS-Archiv an den jeweiligen Vorgang angehängt. So sind sie jederzeit schnell einsehbar, was sowohl den Kundenservice als auch die Zusammenarbeit mit Partner*innen optimiert.

Die Implementierung der PROXESS-Lösungen war ein voller Erfolg. „Die Einführung von PROXESS hat uns im Bereich der Digitalisierung schnell in ein neues Zeitalter katapultiert“, resümiert Boockmann. „Niemand kann und möchte mehr darauf verzichten.“ Entsprechend liegt die digitale Archivierungsquote aller Vorgänge von RIEGER bei sportlichen 99 %.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

Folgende Pressebilder von PROXESS werden ausschließlich für eine nichtkommerzielle Nutzung im Rahmen einer redaktionellen Berichterstattung zur Verfügung gestellt. Nur für diesen Zweck dürfen die Bilder ohne weitere Absprache Verwendung finden.

 

Optimierter Eingangsrechnungsworkflow trotz Homeoffice: Automatisierte Rechnungsverarbeitung und -prüfung mit KI, ortsunabhängigem Zugriff und revisionssicherer Archivierung

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Bei der Arbeit aus dem Homeoffice kommen analoge, papierbezogene Prozesse an ihre Grenzen. Obendrein ist eine manuelle Rechnungserfassung zeitaufwendig, fehleranfällig und führt bei dezentralem Eingang zu unnötiger Mehrarbeit und Verzögerungen. Die Digitalisierung dieses Segments schafft nicht nur Transparenz und reduziert Fehler, sondern ermöglicht auch erhebliche Kosteneinsparungen – durch die Optimierung des gesamten Ablaufes sowie durch Einhaltung von Skontofristen.

PROXESS, Experte für Dokumentenmanagement, bietet mit seinem browserbasierten Eingangsrechnungsworkflow eine Lösung für eine digitale, effiziente und transparente Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Alle Standardprozesse, von der Belegerfassung bis zur Buchung, werden automatisiert und – auch bei dezentralem Eingang – über den zentralen Workflow bearbeitet. Dennoch haben alle Standorte und beteiligten Mitarbeiter*innen ortsunabhängig und mobil jederzeit Zugriff auf den Verarbeitungsprozess. Liege- und Transportzeit bei der Prüfung und Freigabe werden durch den digitalen, KI-gestützten Weg erheblich minimiert, eine manuelle Erfassung und Prüfung im ERP-System entfallen.

Denn durch die Nutzung von Standards wie XML lässt sich das PROXESS-Modul „Digitaler Rechnungseingang“ unkompliziert in die vorhandene IT-Umgebung eines Unternehmens, beispielsweise ERP oder FiBu, integrieren und verfügt über Schnittstellen zu E-Mail-Programmen, Office-Anwendungen und weiteren PROXESS-Modulen. Somit ist die Handhabung für die Mitarbeiter*innen denkbar einfach. Der Zugang ist browserbasiert via PROXESS Web Client möglich, was die notwendige Flexibilität für dezentrales Arbeiten mit sich bringt.

Als Erweiterung sorgt das Modul „PROXESS Belegleser“ für eine automatische Prüfung digital eingehender oder eingescannter Rechnungen. Relevante Kopf- und Fußdaten wie Rechnungsempfänger, -datum, -nummer, Kreditor, Brutto-, Netto- und Mehrwertsteuerbeträge werden ausgelesen. Anschließend erfolgt automatisiert eine Prüfung auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten und Beträge mittels mathematischer Regeln sowie KI-basierter Methoden. So können Fehler frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Das System zieht Erfahrungswerte aus der Praxis zur Prüfung heran und lernt mittels KI. Dieser selbstlernende Ansatz führt zu einer laufenden Systemoptimierung im Hintergrund.

Nach der Datenextraktion und -überprüfung werden die erkannten Rechnungsdaten nahtlos an den Eingangsrechnungsworkflow übergeben. Dieser steuert notwendige Prüfungs- und Freigabeprozesse und leitet Eingangsrechnungen zielgerichtet durchs Unternehmen, bis zur FiBu und dem Archiv als zentrale Endpunkte. Die Prüfung, Freigabe und Versendung der Rechnungen können automatisch oder manuell, regelbasiert, an die individuellen Prozessanforderungen des Unternehmens angepasst erfolgen. Die Weiterleitung von Aufgaben an verantwortliche Personen erfolgt automatisch, mit einer entsprechenden Benachrichtigung via E-Mail. Wo und in welchem Status sich eine Rechnung befindet und wer sie zuletzt bearbeitet hat, ist jederzeit digital einsehbar. Alle beteiligten Kolleg*innen können den Bearbeitungsstatus standortunabhängig via PROXESS Web Client abrufen und haben jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Dokumente, was die interne, dezentrale Zusammenarbeit und die Informationstransparenz nachhaltig verbessert. Wenn der Bearbeitungsprozess abgeschlossen ist, erfolgt die rechtssichere, GoBD-konforme Archivierung der Rechnung, inklusive aller Bearbeitungsschritte, im digitalen PROXESS Archiv. Durch die automatische Übergabe von Schlagworten ist eine komfortable Suche auch für Mitarbeiter*innen ohne Zugriff auf den Workflow garantiert.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

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Neues Release für HABEL DMS: DSGVO-Modul, Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD sowie Optimierung interner Prozesse dank Anbindung an PROXESS Workflow

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Der Softwareanbieter PROXESS sorgt mit einem neuen Update auf HABEL DMS R21 nicht nur für Optimierungen der Lösung HABEL DMS, sondern treibt auch die Verschmelzung zweier hauseigener Systeme voran. User profitieren mit dem neuen Release von erweiterten sowie verbesserten Rechercheoptionen und einem individuell anpassbaren Menü. Aber auch von der Anbindung an PROXESS Workflow, um noch mehr Arbeitsabläufe zu automatisieren. So können beispielsweise über das HABEL Erfassungsmodul eingehende Dokumente, etwa im Rahmen eines Eingangsrechnungsworkflows, an den PROXESS Workflow übergeben werden. Nach der digitalen Bearbeitung der Dokumente im PROXESS Workflow werden die entsprechenden Dateien dann mit allen Vorgangs- und Bearbeitungsdaten langfristig in das HABEL Archiv überführt.

Unterstützung neuer Datenformate und paralleles Bearbeiten von Gruppenportkörben
Mit dem Update einher geht auch die Unterstützung der beiden Datenformate ZUGFeRD und XRechnung. Beide erlauben eine schnelle, fehlerfreie und automatische Indexierung von elektronisch eingehenden Belegen, ohne dass Beleginhalte ausgelesen werden. Ebenfalls hilfreich ist die Möglichkeit Gruppenpostkörbe nun parallel zu bearbeiten. Während der Bearbeitung eines Dokuments durch einen Anwender wird nur noch dieses einzelne Dokument für die anderen Gruppenmitglieder gesperrt. So können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an unterschiedlichen Dokumenten eines gemeinsamen Gruppenpostkorbes arbeiten. Sollte ein User vergessen Dokumente nach Bearbeitung wieder freizugeben, übernimmt das System diese Aufgabe nach einem Tag automatisch.

DSGVO- und Admin-Support
Mit Aktivierung des neuen, integrierten DSGVO-Moduls werden DSGVO-relevante Dokumente automatisch an den internen Datenschutzbeauftragten übermittelt, damit dieser verzögerungsfrei über das weitere Vorgehen entscheiden kann. Hierzu sind verschiedene Features vorgesehen, zum Beispiel Wiedervorlage oder Löschung von abgelehnten Bewerbungsunterlagen nach einer Frist von 6 Monaten. Darüber hinaus wird ein DSGVO-Archiv ausgeliefert, das Belegarten wie Auskunftsanfrage oder Datenschutzvorfall enthält und damit die Dokumentation sowie Nachverfolgung von DSGVO-Anfragen vereinfacht.

Mit dem Release HABEL DMS R21 profitieren aber nicht nur Anwender von einer besseren Usability, sondern auch Administratoren – dank diverser Aktualisierungen und Systemoptimierungen gerade im Bereich Performance bei großen Datenmengen sowie Benutzerverwaltung. Geboten werden auch eine generell schnellere und vereinfachte Durchführung von Updates sowie Verbesserung der Passwortverschlüsselung und die Unterstützung der aktuellsten Version der Volltextdatenbank Lucene für zeiteffiziente Recherchen.

Das neue Release HABEL DMS R21 ist ab sofort verfügbar.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

Unternehmensdaten schützen: PROXESS veröffentlicht Whitepaper zu Cybersecurity und integriert umfassende Sicherheitsfunktionen mit 3-fach-Authentifizierung in sein DMS

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Mit dem dreistufigen Sicherheitsprogramm seiner Dokumentenmanagement-Lösung schafft PROXESS den Spagat zwischen Anwenderfreundlichkeit, umfassendem Schutz und revisionssicherer Aufbewahrung von Dokumenten – TÜV-geprüft, gemäß gesetzlicher Vorgaben und mit zusätzlicher Smart-Card-PIN-Autorisierung für Supervisor. Doch zum umfassenden Schutz von Unternehmensdaten bedarf es auch einer Cybersecurity-Strategie für die übrige IT-Infrastruktur des Unternehmens. So bietet PROXESS aktuell ein kostenloses Whitepaper zum Thema mit Guideline zur Abwehr von Cyberattacken.

Der Softwareanbieter und Experte für Dokumentenmanagement bietet mit seiner Lösung PROXESS 10 ein skalierbares DMS mit Schnittstellen zu zahlreichen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen sowie Office-Anwendungen und E-Mail-Programmen. Entsprechend sammeln sich im PROXESS-System vertrauliche Dokumente und sensible Daten, die vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden müssen – intern wie auch extern. Dass dieser umfassende Schutz, inklusive revisionssicherer Archivierung nach GoBD*-Richtlinie, gleichzeitig benutzerfreundlich auf die entsprechenden Rollen im Unternehmen zugeschnitten sein kann, beweist das Dokumentenmanagementsystem von PROXESS.

Die Lösung kombiniert detaillierte, qualitative Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene mit der Verschlüsselung von Datenbank und Dateien sowie der Protokollierung von Änderungen, um Manipulationsversuche am System aufzudecken. Dabei hat der Supervisor – meist ein Mitglied der Geschäftsleitung – die zentrale Rolle im Sicherheitskonzept von PROXESS. Ausgestattet mit einer PIN-geschützten Smart-Card vergibt er Berechtigungen an Benutzer oder delegiert diese Aufgabe an sogenannte „Bereichsadministratoren“ – einfach und schnell, ohne dass weitreichende IT-Kenntnisse von Nöten sind. Die von ihm ernannten Bereichsadministratoren sind wiederum in der Lage, Benutzerverwaltung und Zugriffsberechtigungen innerhalb ihrer Abteilung vorzunehmen. Diese wird durch die Integration von Windows Active Directory zusätzlich erleichtert. Darüber hinaus ermöglicht das Dokumentenmanagementsystem eine lückenlose IT-Administration inklusive Verwaltung der Archivstrukturen, Datenbanken, Datensicherungen sowie Hardwarekomponenten, ohne dass der Administrator Zugriff auf Archivinhalte oder Einsicht in die Dokumente hat. Unkompliziert und zuverlässig erfüllt die PROXESS-Lösung so unterschiedliche Zugriffs- und Sicherheitsbedürfnisse. Die Installation eines aufwendigen Nebensystems – beispielsweise zum Schutz besonders sensibler Dokumente – ist dazu nicht nötig.

Doch nicht nur intern stoppt die DMS-Lösung Unbefugte zuverlässig. Intelligente Verschlüsselungsverfahren stellen sicher, dass auch von außen keine Gefahr droht. Mittels symmetrischer und asymmetrischer Verschlüsselungsverfahren nach AES (Advanced Encryption Standard) werden Dateiinhalte geschützt und sind so auch gegen „Dictionary-Angriffe“ immun. Weiterhin protokolliert das System nicht nur alle vorgenommenen Änderungen, sondern auch die Dokumentenzugriffe – so ist die Integrität der archivierten Daten jederzeit gewährleistet.

Die DMS-Lösung aus dem Hause PROXESS schützt sensible Daten mit ihren intelligenten Sicherheitsfunktionen sowohl auf Ebene der Benutzer und Datenbank als auch des Dateisystems – ohne aufwendige Administration oder die Installation eines Zweitsystems. Doch die Sicherheit des DMS allein reicht nicht aus, denn es ist nur ein Baustein der gesamten IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Um Cyberattacken zuverlässig und vor allem ganzheitlich zu verhindern, hat PROXESS ein Whitepaper erstellt, das erläutert, wie Unternehmen ihre komplette IT-Struktur optimal vor Angriffen schützen und welche Maßnahmen im Falle einer Attacke zu ergreifen sind. Dazu haben Experten wie Heinz Pretz, Leiter Softwareentwicklung und Kundenservice der PROXESS GmbH; Silvana Rößler, Head of Security Incident Response & Digital Forensics bei der networker, solutions GmbH sowie Dirk Kordus, Chief Claims Officer und Matthias Neumann, Chief Underwriting Officer von der COGITANDA Group ihr Fachwissen zusammengetragen. Das Whitepaper „Vernetzte Welt – sichere Welt? Wie Sie Ihr Unternehmen vor Cyberattacken schützen können“ steht Interessierten hier kostenlos zum Download zur Verfügung.

*GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

PROXESS 10: Neues Release optimiert DMS-Lösung und die damit einhergehende Prozessautomatisierung // Schnellere Suche, neue Schnittstellen, vereinfachte Installation

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PROXESS, Softwareanbieter und Experte für Dokumentenmanagement, bietet mit seinem neuen Release PROXESS 10 2020R2 weitere Optimierungen seiner Lösung für schnelle und effiziente Dokumentenprozesse im Unternehmen. Gemeinsam mit dem erst kürzlich veröffentlichten Update PROXESS 10 2020R1 können sich Anwender so über vielfältige Neuerungen auf verschiedenen Ebenen freuen. Vor allem im täglichen Handling bietet die DMS-Lösung Verbesserungen: eine schnellere Volltextsuche, einfachere Drag & Drop-Archivierung, Multilingualität und die Möglichkeit zum direkten Aufruf von Dokumenten aus Drittsystemen per Web Client. Als besonders praktisch erweist sich auch die Check In-/Check Out-Funktion zur Vermeidung von Versionskonflikten. Sie ermöglicht es, Dateien zur lokalen Bearbeitung auf dem Desktop aus dem Archiv auszuchecken, um diese zu bearbeiten. Währenddessen sind sie zwar weiterhin von allen Anwendern recherchier- und sichtbar, können aber nicht verändert werden. Anschließend wird die geänderte Datei beim Einchecken automatisch als neue Version archiviert. Dank serverseitiger OCR-Texterkennung werden TIFF- und PDF-Dateien nun beim Archivieren vom System automatisch volltextausgelesen, sodass sie über die Volltextsuchfunktionen in PROXESS recherchierbar sind und das sogar rückwirkend für bereits archivierte Dokumente. Zudem ist nun der Import von externen Stammdaten, z. B. aus ERP-Systemen, und deren Nutzung für die Indexierung von Dokumenten möglich.

Doch auch für Administratoren halten die Updates Features bereit. So wurden nicht nur die Serverinstallation vereinfacht und Assistenten zur Einrichtung von Benutzern und Archiven integriert. Das Dokumentenmanagementsystem PROXESS 10 unterstützt ab sofort auch die kostenfreie und leicht zu administrierende Datenbank MySQL Server von Oracle.

Dokumentenmanagement muss mehr sein als nur ein digitales Archiv

Mit dem neuen Release integriert PROXESS vielfältige neue Features in seine DMS-Lösung, um die 40.000 Anwender weiterhin auf dem Weg der digitalen Transformation zu unterstützen. Dabei stehen ein automatisierter Prozessablauf zur Schaffung von zeitlichen Ressourcen und die rechtssichere, digitale Archivierung nach GoBD* bei einfachem Handling stets im Fokus. So ist PROXESS 10 ein umfassendes, skalierbares Dokumentenmanagementsystem mit Schnittstellen zu zahlreichen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen sowie Integration in Office-Anwendungen und E-Mailsysteme. Zusatzmodule wie Belegleser, digitaler Rechnungsworkflow und E-Rechnung sowie Tools rund um Vertrags- und Personalmanagement sowie E-Mail-Archivierung runden das Gesamtpaket zur Automatisierung von Standardprozessen ab. Denn mit zunehmendem Digitalisierungsgrad steigt die Produktivität eines Unternehmens, doch mit wachsender Größe auch die Komplexität und gegebenenfalls Undurchsichtigkeit der Geschäftsprozesse. PROXESS 10 hilft nicht nur Dokumente jeder Art über komfortable Suchmasken schnell und standortübergreifend zu finden, sondern auch die Arbeitsabläufe zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Angefangen beim automatischen Einlesen der Eingangsdokumente per OCR-Erkennung über die digitale Erfassung und Interpretation eingehender Rechnungen mit automatisierter Verarbeitung in den angeschlossenen ERP-Systemen und fertigem Buchungsvorschlag in der FiBu bis hin zur automatisierten, elektronischen Verteilung von Dokumenten im Unternehmen inklusive Prüfungs- und Freigabeprozessen. Dabei steuert ein dreistufiges Sicherheitskonzept die Zugriffsrechte auf archivierte Dokumente bis ins kleinste Detail und erkennt unbefugte Zugriffe sofort.

Mit entsprechendem Zusatztool ist auch die Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails automatisch und gesetzeskonform unter Berücksichtigung des Datenschutzes integriert sowie optional das Vertragsmanagement, das den gesamten Lifecycle vom ersten Vertragsentwurf bis hin zur Vertragsunterzeichnung vereinfacht, inkl. Genehmigungsworkflow und Erinnerungsfunktion bei Fristen. Ähnlich dem Modul Personalmanagement, das alle personalrelevanten Dokumente in einer einheitlichen Aktenstruktur und unter Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben und DSGVO-Vorschriften zentral abgelegt und dezentral sowie mobil verfügbar macht. Nicht zuletzt steht – wenn gewünscht – auch der Geschäftsführung ein eigenes Tool zur Verfügung. So lassen sich mit dem Geschäftsleitungsarchiv besonders sensible und streng vertrauliche Dokumente in einer separaten Datenbank besonders schützen.

Dabei bietet PROXESS 10 auch in der Art des Zugriffs maximale Flexibilität. So ist der Zugriff auf alle archivierten Dokumente nicht nur über Desktop Module, sondern auch browserbasiert per Web Client oder optional über die PROXESS App von jedem Standort aus mobil möglich.

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de