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Gebündelte Kompetenz: EASY SOFTWARE AG übernimmt die PROXESS GmbH

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EASY SOFTWARE AG hat den Kauf der PROXESS GmbH bekannt gegeben. Die strategische Übernahme markiert einen bedeutenden Meilenstein in der easy Unternehmensentwicklung und wird die Marktposition des Unternehmens weiter stärken.

Essen, den 13.11.2023: EASY SOFTWARE AG gibt die Übernahme der PROXESS GmbH bekannt. Die Akquisition von PROXESS ist das Ergebnis einer sorgfältigen Evaluierung und Auswahl von Unternehmen, die weitere hochwertige Expertise und Produkte in das easy Produkt- und Service-Portfolio bringen und zur langfristigen Wachstumsstrategie des Unternehmens beitragen. Mit der Übernahme vereinen zwei führende ECM-Experten, mit jeweils mehr als 30 Jahren Digitalisierungserfahrung, ihr gemeinsames Know-how für über 8.000 Kunden weltweit und bündeln die drei Produktmarken easy, PROXESS und HABEL unter einem Dach.

Die Zusammenführung markiert einen bedeutenden Meilenstein in der Geschichte beider Unternehmen. Die PROXESS GmbH agiert zukünftig als Teil der easy Gruppe. Dabei spielt die nahtlose Integration von Ressourcen und Know-how eine wichtige Rolle. Sie sichert die langfristige Perspektive und die digitale Zukunft für mehr als 8.000 Kunden weltweit. Kunden und Partner profitieren von jahrzehntelanger Kompetenz, einem erweiterten Produktportfolio und einer Cloud- und KI-Strategie aus einer Hand. Der Zukauf eröffnet easy mehr Marktanteile, neue Marktsegmente, zusätzliche Branchenexpertise und ein diversifiziertes Portfolio sowie verstärkte Innovationskraft.

PROXESS CEO Martin Fecker und easy CEO Andreas Zipser freuen sich über die zukünftige Zusammenarbeit und das Ziel, die Position der easy als führender ECM-Anbieter für einen großen und loyalen Kundenstamm weiter erfolgreich auszubauen.

„Wir sind überzeugt, dass unsere bestehenden und neuen Kunden sowie unsere Partner von dieser Transaktion stark profitieren werden“, sagt Andreas Zipser, CEO von easy. „Mit einer langjährigen Erfolgsgeschichte im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung hat sich PROXESS mit den erfolgreichen Produktmarken PROXESS und HABEL einen erstklassigen Ruf in der Branche erarbeitet. Wir profitieren von den Stärken und Produkten beider Unternehmen und von den Synergien, die uns Wettbewerbsvorteile verschaffen sowie unser Wachstum vorantreiben.“

Auch Martin Fecker, CEO von PROXESS, ist überzeugt: „Die Kombination unserer Kompetenzen und Erfahrungen, insbesondere in spezifischen Branchen, ermöglicht es uns, unser Know-how auszubauen und unseren Kunden noch bessere Lösungen zu bieten, aber auch neue Angebote auf mehr Märkten zu verbreiten. Durch die Zusammenführung unserer Produktportfolios profitieren unsere Kunden von einem breiteren Spektrum an Lösungen mit großem Potenzial, insbesondere im Bereich Cloud-Plattformen und KI. Gemeinsam können wir noch mehr erreichen. Ich freue mich darauf, zu sehen, wie wir uns unter dem Dach von easy weiterentwickeln und die Digitalisierung in Unternehmen erfolgreich beschleunigen.“

 

Über PROXESS:

Die PROXESS GmbH ist ein deutscher Softwarehersteller im Bereich Dokumentenmanagement. 1991 gegründet, entwickelt, implementiert und unterstützt PROXESS mit mehr als 100 Mitarbeitenden ca. 2.800 Kunden, größtenteils aus den Bereichen Einzel- und Serienfertigung, Möbeleinzelhandel, SHK Großhandel und Logistik mit Lösungen zu Archivierung, Vertragsverwaltung und elektronischen Dokumentprozessen. Abgerundet wird das Portfolio durch Integrationen in führende, aber auch branchenspezifische, CRM-, ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme. PROXESS entstand aus dem Zusammenschluss von Akzentum und HABEL im Jahr 2019 – zwei Pionieren des Dokumentenmanagements – mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim sowie Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen.

www.proxess.de

Über easy:

Als Digitalisierungsexperte und führender ECM-Software-Hersteller steht easy seit 1990 für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse. Erstklassige Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz und machen Menschen, Unternehmen und Organisationen erfolgreich. Das in Essen ansässige Unternehmen mit Niederlassungen in Leipzig, und Töchtern in Österreich, Großbritannien und den USA wurde 2020 mehrheitlich von der globalen, technologieorientierten Investmentfirma Battery Ventures übernommen. Unter der Flagge der neuen Führungsmannschaft wurde das Geschäft seitdem strategisch diversifiziert, das Wachstum kontinuierlich ausgebaut sowie die SaaS Transformation vorangetrieben.

www.easy.de

 

Pressekontakt EASY SOFTWARE AG

Heike Kohler-Reineke
Telefon: +49201 65069-111
E-Mail: heike.kohler-reineke(at)easy.de

 

Pressekontakt PROXESS

Nadine Konstanty
Telefon: +49211 730633-60
E-Mail: nadine(at)konstant.de

Sensible Unternehmensdaten schützen: Digitales Geschäftsleitungsarchiv von PROXESS bietet sicheren Dokumentenzugriff für das Management bei maximaler Flexibilität

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Manche Unternehmensdokumente sollten nur einem engen Personenkreis vorbehalten sein. Es gilt sensible Unterlagen, wie Verträge, Personaldaten und Strategiepapiere, vor unberechtigten Zugriffen und Manipulationen zu schützen. Doch gleichzeitig ist die zentrale sowie schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten und Unternehmensdaten gerade in der hybriden Arbeitswelt für die Geschäftsführung essenziell. Dokumentenmanagement-Experte PROXESS bietet mit seinem digitalen Geschäftsleitungsarchiv die Lösung. Denn mit diesem DMS-Tool werden alle vertraulichen Dokumente in einem separaten Archiv zuverlässig gesichert und stehen dennoch jederzeit standortunabhängig ausschließlich für Berechtigte zur Verfügung.

Dreistufiges Sicherheitskonzept gewährleistet maximalen Schutz
Im digitalen Geschäftsleitungsarchiv von PROXESS sind alle Dokumente und Informationen, die nur einem engen Personenkreis zugänglich sein sollen, vor unbefugtem Zugriff geschützt. Dazu verfügt das System über einen dreistufigen Sicherheitsmechanismus, der sich in die Supervisor-Anmeldung, die intelligente Verschlüsselung der Datenbankeinträge und Dokumente sowie die Protokollierung von Systemzugriffen unterteilt. Der Zugang für den Supervisor ist dabei durch eine Smartcard-Anmeldung inklusive PIN-Abfrage abgesichert, sodass selbst der Systemadministrator keinen Zugriff auf die Archivinhalte hat. Dennoch sind die Verschlüsselungen nicht an einen Mitarbeitenden gebunden, sondern bleiben auch im Falle eines Personalwechsels weiterhin bestehen.

Als weitere Sicherheitsstufe sind neben dem Zugriffsschutz auf Benutzerebene auch die Datei- und Datenbankinhalte über eine Kombination aus symmetrischen und asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren geschützt. Dabei werden zum einen sowohl die Feldinhalte und Dokumentbezeichnungen in der Datenbank als auch die Archivdokumente selbst unkenntlich gemacht und zum anderen alle wiederkehrenden Begriffe unterschiedlich kodiert. Auf diese Weise gibt weder die Zeichenanzahl noch die -häufigkeit einen Hinweis auf die Daten, sodass auch ein sogenannter „Dictionary-Angriff“ erfolglos bleibt. Für einen noch umfassenderen Schutz und die Integrität der Daten wird zudem jeder Datenbank- und Dateizugriff dokumentiert. Des Weiteren lassen sich sämtliche Änderungen am Index oder Dokument selbst in der Historie einsehen, während das System auch Recherchen, Abrufe von Dokumenten und Dateien sowie Zugriffe auf Meta-Daten protokolliert. So ist nicht nur eine transparente Nachvollziehbarkeit gegeben, sondern es entsteht auch eine weitere Kontrollebene.

Hoher Benutzerkomfort und flexibler Dokumentenzugriff
Trotz der umfangreichen Sicherheitsfeatures bietet das digitale Geschäftsleitungsarchiv von PROXESS den Usern einen hohen Benutzerkomfort und gewährt ihnen zu jeder Zeit und von überall aus kompromisslos Zugriff auf ihre Daten. So stehen Dokumente und Informationen stets zur Verfügung, wenn sie etwa für eine zeitdringliche Entscheidungsfindung im Management benötigt werden. Dabei verfügt das Archiv über eine vorgefertigte Standard-Struktur, die bereits die gängigsten Belegarten, wie Bilanz und Jahresabschluss, Finanzen und Controlling, Korrespondenz GL, Lohn und Gehalt, Projekte, Recht, Statistik und Auswertung, Versicherung, Vertrag und vieles mehr, umfasst. Die gewünschten Dokumente sind bei Bedarf in Sekundenschnelle zur Hand, indem über die hinterlegten Standard-Index- bzw. Suchfelder bequem nach Kunden-/Lieferantennummern, Namen, Adressen, Kontaktdaten, Projektnummern oder weiteren praktischen Kennungen gesucht werden kann. Die Nutzenden erhalten dann einen umfassenden Überblick über den gesamten Vorgang mit allen zusammenhängenden Dokumenten. Selbstverständlich ist die PROXESS-Lösung maximal flexibel, so dass sich Strukturen, Ablageorganisation und Zugriffsberechtigungen an spezifische Anforderungen anpassen und damit zum Beispiel gezielt auf die Bedürfnisse der Geschäftsleitung oder – bei international agierenden Firmen – auch auf verschiedene nationale Gegebenheiten ausrichten lassen.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty, nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

Folgende Pressebilder von PROXESS werden ausschließlich für eine nichtkommerzielle Nutzung im Rahmen einer redaktionellen Berichterstattung zur Verfügung gestellt. Nur für diesen Zweck dürfen die Bilder ohne weitere Absprache Verwendung finden. Weitere Informationen finden sich im PROXESS-Pressefach und unter proxess.de

DownTown Hechingen e.V. freut sich über Spende des Rietheim-Weilheimer Unternehmens PROXESS zur Inklusion von Menschen mit Beeinträchtigung

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5 Euro Spende pro Antwort für einen guten Zweck – mit diesem Versprechen ist das in Rietheim-Weilheim ansässige Unternehmen PROXESS, Anbieter des gleichnamigen Dokumentenmanagementsystems, in seine diesjährige Kundenzufriedenheitsumfrage gestartet. Insgesamt kam bei dieser Aktion eine Summe von 1.000 Euro zusammen, die PROXESS nun zu 100 Prozent an den gemeinnützigen Verein DownTown Hechingen e.V. spendet.

DownTown Hechingen e.V. setzt sich für die Teilhabe und Inklusion von Menschen mit verschiedensten Beeinträchtigungen ein. Unter dem Motto „Mehr Inklusion wagen“ vernetzt der Verein durch spannende Projekte und Events mit anderen Vereinen und Institutionen Menschen mit und ohne Beeinträchtigung. Beispielsweise findet dazu aktuell in Zusammenarbeit mit dem JuZ Hechingen ein wöchentliches Tanzprojekt in den Räumlichkeiten des Jugendzentrums statt, das mit einer engagierten Tanzlehrerin etabliert werden soll. Unterstützt durch die Spende von PROXESS erhalten Jugendliche nun die Möglichkeit, Teil des Projekts zu sein. Darüber hinaus stehen weitere spannende Aktionen, wie ein Auftritt bei dem Sommerfest des JuZ in Hechingen, an.

„Wichtig war uns, dass wir einen Verein aus unserer Region unterstützen. DownTown Hechingen ist zudem ein sehr junges Projekt, das sich zu 100 Prozent aus Spenden finanziert. Dank des ehrenamtlichen Engagements kommt hier jeder einzelne Euro direkt den Kindern und Jugendlichen zugute“, so Martin Fecker, Geschäftsführer PROXESS GmbH.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty, nadine(at)konstant.de

 

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Kostenloses Whitepaper: Wie eine DMS-Integration in Dynamics 365 Business Central Zeit, Kosten und Fehler reduziert

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Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet alle wichtigen Funktionen eines ERP-Systems für KMU und sorgt für eine schnelle Vernetzung der einzelnen Unternehmensbereiche. Diese praktischen Basisfunktionalitäten lassen sich durch Experten-Tools weiter optimieren. So schließt etwa die Anbindung eines Dokumentenmanagementsystems gleich mehrere Funktionslücken. Doch wie lassen sich die beiden Systeme erfolgreich integrieren und welche konkreten Vorteile bringt das für die Unternehmen mit sich?

PROXESS, der Experte für digitale Dokumentenprozesse, gibt Aufschluss und beschreibt in seinem neuen kostenlosen Whitepaper anschaulich, wie der Standardumfang von Dynamics 365 Business Central um eine rechtskonforme Archivierung, KI-basierte Belegerkennung und automatisierte Workflows erweitert werden kann. Der Lösungsanbieter informiert nicht nur über das große Einsparpotenzial in Bezug auf die Arbeitszeit und Personalkapazitäten sowie die maßgebliche Reduzierung von potenziellen Fehlerquellen. Vielmehr veranschaulicht PROXESS die vereinfachten, automatisierten Abläufe bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung mit Business Central und gibt obendrein Tipps zur generellen Einführung einer solchen Lösung im Unternehmen.

DMS als Brückenbauer zwischen On-Premises und Cloud

Noch ist eine On-Premises-Installation von Business Central mit eingeschränkten Funktionen möglich, aber die Zukunft liegt in der Cloud. Im Whitepaper widmet sich PROXESS auch diesem Thema und beschreibt die Vorteile einer DMS-Integration in hybriden Systemumgebungen. So wird die Frage geklärt, wie mit Hilfe eines innovativen Schnittstellen-Tools, das in der Kommunikation mit allen verbundenen IT-Systemen als eine Art Dolmetscher fungiert, dieser Transformationsprozess unterstützt wird.

Rechtskonformes digitales Archiv
Der Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet keine Möglichkeit zur rechtssicheren digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten. PROXESS zeigt im Whitepaper wie durch die Integration eines Dokumentenmanagementsystems ein- und ausgehende Dokumente automatisch, sicher und GoBD-konform in einem digitalen Archiv gespeichert werden. So werden Dokumente und Vorgänge auch Jahre später schnell gefunden und sind aus der gewohnten Business-Central-Oberfläche abrufbar.

Auch zusätzliche Aspekte, zum Beispiel wie in der Business-Central-Benutzeroberfläche weitere Dokumente – E-Mails, technische Zeichnungen oder ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder Vorgang mit korrekter Verschlagwortung per Drag & Drop hinzufügt werden können, werden beleuchtet.

Effizienz durch KI-Belegerkennung und automatisierten Eingangsrechnungsprozess
Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein stark standardisierter Arbeitsprozess, der in der Praxis oft noch papierlastig durchgeführt wird. Hier liegt ein besonders großes Potenzial zur Optimierung, denn durch weitreichende Automatisierung einzelner Arbeitsprozesse können Zeitressourcen eingespart und Fehlerquellen minimiert werden. Während im Funktionsumfang von Dynamics 365 BC weder OCR-Texterkennung noch ein digitaler Bearbeitungsworkflow geboten wird, offeriert die Integration eines fortschrittlichen DMS im Idealfall eine KI-basierte Dokumentenerkennung sowie die Möglichkeit, den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital abzubilden – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis hin zur Buchung und Zahlung. Auch diese Prozessabläufe inklusive aller Optionen und Vorteile werden im Dokument exemplarisch umrissen.

Das Whitepaper mit dem Titel „DMS und digitaler Rechnungseingang mit Dynamics 365 Business Central – Wie Sie mit rechtssicherer Archivierung und Eingangsrechnungsworkflow in Dynamics 365 Business Central durchstarten“ steht ab sofort kostenlos auf der Webseite von PROXESS unter folgendem Link zur Verfügung: https://www.proxess.de/businesscentral-whitepaper.

 

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Update für DMS-App PROXESS Now: Neue Funktionen für die Archivierung von Papierbelegen unterwegs und im Homeoffice

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PROXESS, Experte für Digitalisierung und Dokumentenmanagement, erweitert mit dem neuesten Update seiner Dokumentenmanagement-App PROXESS Now den Funktionsumfang. So sorgt die neue Version für eine Prozessoptimierung bei der Digitalisierung und Archivierung von Papierbelegen, insbesondere im Bereich der Suche und Zuordnung. Die jüngst integrierte Auto-Complete-Funktion erleichtert die Suche innerhalb der App ab dem ersten Zeichen, indem Schlagworte auf Basis der archivierten Dokumente automatisch angezeigt werden. Langwieriges und mühsames Suchen gehört dank Autovervollständigung der Vergangenheit an. Zusätzlich helfen neue Filter- und Sortieroptionen, endlose Trefferlisten zu reduzieren. Nutzerinnen und Nutzer können die Reihenfolge auch manuell anpassen und eine auf- oder absteigende Sortierung festlegen. iOS-User profitieren zudem von der Blätterfunktion, die ein komfortables Blättern innerhalb geöffneter Dokumente und zwischen verschiedenen Dateien ermöglicht.

PROXESS Now bietet die Möglichkeit, Papierbelege jederzeit und an jedem Ort einfach und schnell mit dem Smartphone oder Tablet zu digitalisieren und zu archivieren. Als Ergänzung zum Webclient des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS fungiert die App als mobiler Assistent und ersetzt zusätzlich Scanner im Homeoffice oder in Desk-Sharing-Bereichen. Abfotografieren, verschlagworten, hochladen und schon stellt die Anwendung die Dokumente in Echtzeit digital im DMS und Archiv für berechtigte Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung. Dabei haben die Anwenderinnen und Anwender die Möglichkeit, die digitalisierten Dokumente entweder bestehenden Vorgängen im PROXESS-Archiv zuzuordnen oder neue Vorgänge anzulegen. Unterstützt wird dies durch eine intuitive Indexierung sowie optional durch eine automatische Verschlagwortung mittels QR-Codes.

Besonders praktisch erweist sich die PROXESS Now App auch als digitales Tool für Auslieferungsnachweise, denn der vom Empfänger quittierte Warenempfang kann vom Fahrer noch vor Ort im Unternehmensarchiv abgelegt werden. Die Liefernachweise sind somit in Echtzeit abrufbar.

Das Update wird ab sofort innerhalb der installierten Applikation angeboten. Auch steht die neueste Version von PROXESS Now für Android sowie iOS in den jeweiligen Stores zur Verfügung.

 

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

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