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Den digitalen Wandel beherrschen: Welche Rolle spielt ein fortschrittliches ERP-System?

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Die Dynamik des digitalen Wandels bedingt die Anpassung bewährter Abläufe und macht eine leistungsstarke Unternehmens-IT zum Erfolgsfaktor im Wettbewerb. Ein wichtiger Bestandteil ist dabei ein modernes ERP-System, das die Geschäftsprozesse optimiert sowie softwareseitig unterstützt. Auf dem Weg dorthin stehen die Unternehmen jedoch zunächst vor einer nicht unerheblichen Investition, die sich auch langfristig rentieren muss. Welche konkreten Vorteile bringt eine fortschrittliche Unternehmenssoftware also mit sich und welcher Mehrwert wird erzielt? Die abas Software GmbH sieht vier entscheidende Gründe, die für eine ERP-Implementierung sprechen:

1) Echtzeit-Transparenz dank Single Source of Truth
Unternehmen, die auf verschiedene Insellösungen setzen, sehen sich im Arbeitsalltag oft mit Medienbrüchen und inkonsistenten Daten konfrontiert. Das hat nicht nur ein hohes Fehlerpotenzial zur Folge, sondern beansprucht auch Zeit und Ressourcen. Mit einer umfassenden ERP-Software gehören heterogene IT-Landschaften der Vergangenheit an und werden durch eine „Single Source of Truth“ ersetzt: Denn das System fungiert als zentrale Datenbank, die sämtliche Informationen abteilungsübergreifend zusammenführt. Dadurch stehen alle relevanten Geschäftsdaten – von Beständen und Lieferanteninformationen über Kunden- und Mitarbeiterdaten bis hin zum Finanzbereich –, wann immer sie gebraucht werden, in Echtzeit zur Verfügung. Diese Transparenz spiegelt sich sowohl in einer geringeren Fehleranfälligkeit als auch in einem deutlichen Anstieg der Datenqualität wider.

2) Effizienzsteigerungen durch Prozessoptimierung
Die ERP-Software bildet nicht nur die Daten, sondern auch Prozesse eines Unternehmens vollständig ab und trägt so zur Vernetzung aller Abteilungen bei. Unnötige Effizienzverluste durch Doppelarbeit oder Inkonsistenzen können auf diese Weise schnell identifiziert und gegen neue verschlankte Vorgänge ersetzt werden. Der zentrale Daten-Pool ermöglicht dabei ein wesentlich produktiveres Arbeiten und schafft einen weiteren Effizienzvorteil, da sich Maschinen, Arbeitskräfte und Rohstoffe optimal auf die Prozesse verteilen lassen. Nicht zuletzt bieten ERP-Systeme, die – wie abas – eine spezielle Branche fokussieren, weitere Funktionen, die die Effizienz z. B. bei produzierenden Mittelständlern einmal mehr vorantreiben: Dazu zählen unter anderem eine verbesserte Produktionsplanung und ein optimiertes Bestandsmanagement.

3) Skalierbarkeit als Wachstumsmotor
Durch die steigenden Anforderungen geraten viele Software-Tools an ihre Grenzen und können die Anwenderinnen und Anwender oft nur unzureichend unterstützen. Mit einem modularen ERP-System, wie dem von abas, sind die Unternehmen hingegen optimal für die Zukunft gerüstet. Denn die Software kann jederzeit an veränderte Anforderungen angepasst und flexibel um neue Funktionalitäten erweitert werden. So sind auch die Weichen für ein (internationales) Wachstum frühzeitig gestellt und es kann softwareseitig problemlos auf Größenveränderungen reagiert werden. Des Weiteren lassen sich Faktoren wie Mehrsprachigkeit, verschiedene Währungen und länderspezifische Besonderheiten, die sonst häufig zu einer Herausforderung werden, mit der richtigen Software im Handumdrehen erfüllen.

4) Kostensenkung
Auch wenn die Anschaffung einer neuen ERP-Software zunächst mit einer hohen Investition verknüpft ist, stellt die Unterstützung bei der Überwachung und Kontrolle der Kosten einen der größten Vorteile im laufenden Betrieb dar. Des Weiteren tragen die Optimierungen mit Blick auf die Prozesslandschaft sowie die effizientere Nutzung von Ressourcen zu erheblichen Einsparungen bei. So lässt sich durch die Beschleunigung der Abläufe z. B. ein wesentlich höheres Auftragspensum bewältigen, was wiederum einen positiven Einfluss auf den Umsatz zeitigt. Zudem werden durch die geringere Fehleranfälligkeit etwaige Mehrkosten reduziert und Qualitätsverbesserungen erzielt, wobei letzteres unter anderem auch die Kundenzufriedenheit und damit das Umsatzpotenzial erhöht.

Im Ergebnis profitieren mittelständische Unternehmen, die in eine leistungsstarke ERP-Software investieren, somit von einer Reihe an Vorteilen, durch die sie sowohl an Agilität und Effizienz gewinnen als auch ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Dazu müssen die Unternehmen jedoch zunächst die Softwareauswahl sowie die anschließende Einführung meistern, die oft mit einigen Herausforderungen verknüpft sind. Die abas Software GmbH greift ihnen daher mit einem Whitepaper unter die Arme, das ihnen 20 Tipps für ein erfolgreiches ERP-Projekt aufzeigt. Dieses finden Interessierte unter folgendem Link kostenfrei zum Download: https://info.abas-erp.com/de/wissen/whitepaper/20-tipps-erp-projekt

 

Ansprechpartner für Journalisten: Kira Lettere (Mittmann) • kira(at)konstant.de

PR KONSTANT ist die Presseagentur von abas.

Folgende Pressebilder werden ausschließlich für eine nichtkommerzielle Nutzung im Rahmen einer redaktionellen Berichterstattung zur Verfügung gestellt. Nur für diesen Zweck dürfen die Bilder ohne weitere Absprache Verwendung finden. Weitere Informationen finden sich im abas-Pressefach und unter https://abas-erp.com/de

Update für DMS-App PROXESS Now: Neue Funktionen für die Archivierung von Papierbelegen unterwegs und im Homeoffice

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PROXESS, Experte für Digitalisierung und Dokumentenmanagement, erweitert mit dem neuesten Update seiner Dokumentenmanagement-App PROXESS Now den Funktionsumfang. So sorgt die neue Version für eine Prozessoptimierung bei der Digitalisierung und Archivierung von Papierbelegen, insbesondere im Bereich der Suche und Zuordnung. Die jüngst integrierte Auto-Complete-Funktion erleichtert die Suche innerhalb der App ab dem ersten Zeichen, indem Schlagworte auf Basis der archivierten Dokumente automatisch angezeigt werden. Langwieriges und mühsames Suchen gehört dank Autovervollständigung der Vergangenheit an. Zusätzlich helfen neue Filter- und Sortieroptionen, endlose Trefferlisten zu reduzieren. Nutzerinnen und Nutzer können die Reihenfolge auch manuell anpassen und eine auf- oder absteigende Sortierung festlegen. iOS-User profitieren zudem von der Blätterfunktion, die ein komfortables Blättern innerhalb geöffneter Dokumente und zwischen verschiedenen Dateien ermöglicht.

PROXESS Now bietet die Möglichkeit, Papierbelege jederzeit und an jedem Ort einfach und schnell mit dem Smartphone oder Tablet zu digitalisieren und zu archivieren. Als Ergänzung zum Webclient des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS fungiert die App als mobiler Assistent und ersetzt zusätzlich Scanner im Homeoffice oder in Desk-Sharing-Bereichen. Abfotografieren, verschlagworten, hochladen und schon stellt die Anwendung die Dokumente in Echtzeit digital im DMS und Archiv für berechtigte Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung. Dabei haben die Anwenderinnen und Anwender die Möglichkeit, die digitalisierten Dokumente entweder bestehenden Vorgängen im PROXESS-Archiv zuzuordnen oder neue Vorgänge anzulegen. Unterstützt wird dies durch eine intuitive Indexierung sowie optional durch eine automatische Verschlagwortung mittels QR-Codes.

Besonders praktisch erweist sich die PROXESS Now App auch als digitales Tool für Auslieferungsnachweise, denn der vom Empfänger quittierte Warenempfang kann vom Fahrer noch vor Ort im Unternehmensarchiv abgelegt werden. Die Liefernachweise sind somit in Echtzeit abrufbar.

Das Update wird ab sofort innerhalb der installierten Applikation angeboten. Auch steht die neueste Version von PROXESS Now für Android sowie iOS in den jeweiligen Stores zur Verfügung.

 

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

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Leitfaden für Händler, die ihre digitale Transformation anpacken möchten

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Die digitale Transformation konfrontiert Einzelhändler mit verschiedenen Herausforderungen. Komplexe Rahmenbedingungen, die Betriebsgröße, der aktuelle digitale Reifegrad, die individuellen Kundenwünsche oder Besonderheiten der jeweiligen Branche sind mitbestimmend für das Gelingen der Digitalisierung. Zudem ist von diesen Faktoren abhängig, ob und wann ein externer IT-Dienstleister zur Unterstützung des Projekts herangezogen werden sollte. „Einige Unternehmen sind in der Lage, eine umfassende Strategie fundiert und selbständig zu entwickeln. Dann legen sie diese intern fest und leiten daraus die Anforderungen an den Dienstleister ab“, erklärt Martin Spitzenberg, Omnichannel Consultant bei Softwareanbieter Roqqio. Das Unternehmen hat einen Leitfaden für kleine und große Händler entwickelt, die ihren Digitalisierungsprozess vorantreiben und mit der Umsetzung zeitnah beginnen möchten.

1. Eine erste Bestandsaufnahme
Die Kenntnis über den eigenen digitalen Reifegrad und die Funktionalität vorhandener Prozesse ist Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Strategie. Nur so werden neue Geschäftsmodelle möglich, Kosten langfristig gesenkt und die Effizienz nachhaltig gesteigert, neue Vertriebskanäle erschlossen und mit smarten Services die Zufriedenheit der Käufer erhöht. „Die meisten unserer Kunden haben eine bestimmte Zielrichtung. Die Händler definieren, wo ihre Schwächen liegen: im Sortiment, im CRM oder in fehlenden Vertriebskanälen“, so Spitzenberg. Geschäfte sollten ihre Abläufe also zunächst analysieren, vorhandene Mankos identifizieren und hier den Hebel der Digitalisierung ansetzen.

2. Das Projektziel
Im zweiten Schritt gilt es, Prioritäten zu setzen und Ziele zu stecken. Schließlich betrifft der Digitalisierungsbedarf sämtliche Bereiche des Handels – von komplexen Backendprozessen wie dem Warenmanagement, der Rechnungsprüfung oder dem Retourenmanagement über die Nutzung digitaler Services im Vertrieb bis hin zum Kundenservice oder smarten Angeboten am Point of Sale. Händler sollten den Startpunkt danach festlegen, wo Kunden durch eine gelungene Customer Journey die größtmöglichen Vorteile und Mehrwerte erleben. Anstatt jedoch auf maßgeschneiderte Softwareentwicklungen zu setzen, sieht Spitzenberg den Trend dabei vor allem in der Nutzung der optimalen Standardprodukte. Er führt weiter aus: „Mit dieser Ausrichtung sollte man den Dienstleister sehr früh einbeziehen, so dass man Ideen sammeln und seine Prozesse an die Gegebenheiten der Lösung anpassen kann.“

3. Die organisatorischen Rahmenbedingungen
Als nächstes steht die Organisation der Umsetzung des Projektes auf dem Plan. Es bietet sich an, hierfür auf das Know-how verschiedener Mitarbeiter zurückzugreifen und ein internes Projektteam aus allen Hierarchieebenen zusammenzustellen. Spätestens jetzt sollten Händler außerdem einen externen IT-Dienstleister hinzuziehen, um gemeinsam festzulegen, welche technischen Anschaffungen notwendig sind. So können Ausfallzeiten des Systems im Vorfeld minimiert und die Umstellung auf eine moderne IT-Landschaft vereinfacht werden. An dieser Stelle empfiehlt sich eine zukunftsorientierte Denkweise. Nur mit der nötigen Flexibilität der Systeme kann sich der Händler an weitere Veränderungen und sich wandelnde Geschäftsmodelle, die die Digitalisierung auch zukünftig mit sich bringen wird, anpassen.

4. Die Kosten und Finanzierung
Es folgen die Prognose der zu erwartenden Kosten und das Konzept von deren Finanzierung. Gemeinsam mit dem externen Dienstleister steht eine realistische Einschätzung und Berechnung der Ausgaben an. Hier sind die Investitionen für technische Anschaffungen, die Veränderung der Infrastruktur und für das Personal zu betrachten. Demgegenüber ist es ebenso wichtig, zu kalkulieren, wie das Unternehmen durch die Digitalisierung zukünftig finanziell profitiert. Unterstützung zur Finanzierung von Digitalisierungsvorhaben liefert beispielsweise das „Digital Jetzt“-Programm. So bietet das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) finanzielle Zuschüsse. Firmen sollen dadurch motiviert werden, mehr in digitale Technologien und die Qualifizierung der Mitarbeiter zu investieren. Roqqio bietet Händlern dazu konkrete Lösungen und unterstützt sie bei der Antragstellung. Förderfähig ist unter anderem auch die Roqqio Instore App, die Filialmitarbeiter entlastet und die Customer Journey aufwertet. So wird die Beratung im Geschäft beispielsweise durch den direkten Zugriff auf Kunden- und Verkaufsinformationen via Smartphone oder Tablet unterstützt. Weiterhin modernisiert sie den Wareneingang, die Inventur, mobiles Kassieren und ermöglicht verschiedene Omnichannel-Services wie Click & Collect.

5. Die Umsetzungsplanung
Im letzten Step auf dem Weg zur digitalen Transformation sollten alle Betroffenen, wie externe Partner, Kunden oder andere Stakeholder rechtzeitig über mögliche Ausfälle und Neuerungen informiert werden. Doch am wichtigsten sind bei diesem Schritt alle Mitarbeiter, die spätestens jetzt in den Veränderungsprozess mithilfe von Schulungen, Workshops oder Coaching einbezogen werden sollen.
Für detailliertere Informationen zu den einzelnen Schritten inklusive einer kompakten Checkliste zum Download geht es hier zum ausführlichen Roqqio Magazinartikel.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Till Konstanty • till(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die Presseagentur von Roqqio.

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PROXESS Now: Neue App digitalisiert und archiviert Papierbelege einfach und mobil

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Ob im Homeoffice, bei fehlendem Scanner im Büro oder bei der Warenauslieferung: Die neue App PROXESS Now ergänzt das Dokumentenmanagementsystem von PROXESS als mobiler Assistent und sorgt für eine schnelle Digitalisierung von Papierbelegen mit dem Smartphone oder Tablet. Abfotografieren, Beschreibung eingeben und hochladen, so einfach ersetzt die Applikation im Homeoffice oder in Desk-Sharing-Bereichen den Scanner und stellt die Dokumente in Echtzeit für berechtigte Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung. Dabei bietet PROXESS Now auch bei der Indexierung Unterstützung. So ist statt händischer Schlagworteingabe zur Beschreibung auch eine automatische Verschlagwortung durch einen QR-Code mit darin gespeicherten Dokumentinformationen möglich. Abfotografierte Belege können bequem zu einem vorhandenen Vorgang im zentralen PROXESS-Archiv hinzugefügt oder als neuer Vorgang abgelegt werden. Entsprechend sorgt die Applikation ortsunabhängig für eine rechtssichere Archivierung.

Doch nicht nur bei der Heimarbeit oder in Desk-Sharing-Bereichen fungiert die App als smarter Helfer, auch für die mobile Archivierung von Auslieferungsnachweisen erweist sie sich als besonders praktisch. Denn Unternehmen können sich den Erhalt der Ware vom Empfänger quittieren und diese Belege noch an Ort und Stelle durch den Auslieferungsfahrer via PROXESS Now scannen und im Unternehmensarchiv ablegen lassen. So sind die Liefernachweise direkt nach der Auslieferung zentral abgelegt und abrufbar.

Die neue DMS-App PROXESS Now ist ab sofort für Android sowie iOS verfügbar und kann bei vorhandener PROXESS-Nutzerlizenz kostenfrei genutzt werden.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

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ERP-Hersteller e.bootis ist Sponsor des B2BEST DIGITAL Events für den Großhandel und B2B-Vertrieb

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Am 28. Oktober 2021 richtet das ECC KÖLN, die auf den digitalen Handel ausgerichtete Tochtermarke des Marktforschungsunternehmens IFH Köln, gemeinsam mit dem Arbeitgeberverband Großhandel-Außenhandel-Dienstleistungen e.V. (AGAD) das vierte diesjährige B2BEST DIGITAL Event aus. Gesponsert wird die virtuelle Veranstaltung, die unter dem Motto „Die Digitalisierung des Außendienstes“ steht, von dem Essener ERP-Anbieter e.bootis ag. Dabei erwartet die teilnehmenden Groß- und B2B-Händler ein spannendes Programm mit Vorträgen rund um die neuesten Trends und Entwicklungen im Vertrieb.

Um 15:45 Uhr präsentiert Dr. Tim Langenstein, Vorstandsvorsitzender der e.bootis ag, welche Mehrwerte eine digitale Vertriebsstrategie für den mittelständischen Großhandel bereithält und wie sich diese konkret in der Praxis realisieren lässt. Mit dem Friseurgroßhandel CMC Coiffeur Marketing Company und dem Urnenproduzenten Willibald Völsing KG stehen dabei zwei Best Practices im Fokus, die den Interessierten einen Einblick bieten, wie die Softwarelösung e.bootis-ERPII bei der Umsetzung Unterstützung leistet. Darüber hinaus haben sie im Anschluss an den Vortrag die Möglichkeit, sich in einer interaktiven Deep-Dive-Session mit dem Referenten und anderen Teilnehmern weiter über das Thema auszutauschen sowie Antworten auf etwaige Rückfragen zu erhalten.

Tickets zur Teilnahme stehen kostenfrei unter folgendem Link zur Verfügung: https://www.ifhkoeln.de/teilen/b2best/

 

Ansprechpartner für Journalisten: Kira Mittmann • kira(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von e.bootis.

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