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Neues Bestandsmanagementsystem komplett remote implementiert: KAISER+KRAFT organisiert seine Lagerstrukturen mit Slim4 im Lockdown neu

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Weniger als zehn Monate nach Einführung erreicht das Unternehmen vorzeitig seine Zielsetzung und schafft durch ein effizientes Management der Lagerbestände über mehrere Standorte hinweg die Reduzierung der Kapitalbindungskosten sowie eine Erhöhung der Warenumschlagshäufigkeit.

KAISER+KRAFT, Europas führender B2B-Versandhandel für Betriebs-, Lager- und Büroausstattung, entschied sich im November 2019, seine bestehende Bestandsmanagementsoftware gegen die Bestandsoptimierungslösung Slim4 auszutauschen, um mehr Transparenz und Effizienz zu schaffen. Doch kurz nach dem Kick-Off im Frühjahr 2020 kam es zum bundesweiten ersten Lockdown, sodass die Implementierung nicht wie vorgesehen mit Unterstützung vor Ort durchzuführen war. Stattdessen wurde die Lösung komplett remote aber dennoch innerhalb des stramm geplanten Zeitrahmens von nur fünf Monaten eingeführt.

Alt-System stößt an seine Grenzen
Das Produktportfolio von KAISER+KRAFT umfasst rund 115.000 Artikel an sechs Lagerstandorten europaweit. Jedes Jahr kommen im Schnitt 10.000 bis 20.000 Artikel hinzu. Entsprechend essenziell ist eine effiziente Bestandsverwaltung. Jedoch war das Alt-System aufgrund mangelnder Updatefunktion und mit seiner zweifarbigen, eindimensionalen Darstellung deutlich in die Jahre gekommen. „Ein Manko der alten Software war sicherlich, dass wir nicht schnell Daten zur Hand hatten und daher keine datenbasierten Bestandsentscheidungen treffen konnten. Spezielle Auswertungen mussten über einen Abzug der kompletten Daten von der IT-Abteilung ausgelesen werden, was logischerweise immer zu Zeitverzögerungen von einigen Tagen führte und letztendlich großen Einfluss auf die Effizienz unseres Teams hatte“, erklärt Alexander Hezinger, Gruppenleiter Logistik/Disposition bei KAISER+KRAFT. „Daher kann man sagen, dass wir vor Slim4 kein Bestandsmanagement betrieben haben. Vielmehr war es ein Ordern von Sicherheitsbeständen anhand von Excel-Listen gepaart mit Erfahrungswerten oder Bauchgefühl.“

Hinzu kamen fehlende oder unzureichende Funktionalitäten der Software wie der Umgang mit Saisonalitäten. Diese wurden bis dato nicht automatisch erkannt und daher oftmals linear berechnet, wodurch keine genauen Verkaufszeiträume prognostiziert werden konnten. Die Ware wurde folglich über Monate auf Lager gehalten, um im Falle eines Peaks lieferbar zu sein.

Neuorganisation der Lagerstrukturen erfordert effizientes Bestandsmanagement
KAISER+KRAFT entschied sich 2019 seine Lagerstrukturen neu zu organisieren: Nur die zwei Versandhandelszentren sollten künftig zur Lagerung dienen und die Regional-Hubs durch Nachschübe beliefern. Zudem war die Inbetriebnahme eines Regional-Hubs für Schnelldreher in Tschechien ab dem 1. Juli 2020 geplant. Diese Umstrukturierung erforderte eine transparente Bestandsverwaltung mit Multiwarehouse-Tool und Reportings für fundierte datenbasierte Bestandsentscheidungen. Nach intensiven Gesprächen mit fünf Softwareanbietern entschied sich KAISER+KRAFT im November 2019 für Slim4. Neben den vielen Modulen punktete die Software besonders mit Flexibilität und Skalierbarkeit. „Vor allem die browserbasierte Benutzeroberfläche von Slim4 überzeugte uns sehr schnell in unserem Auswahlprozess. Modern, äußerst flexibel und intuitiv“, begründet Hezinger diese Entscheidung, in die er sein gesamtes Team einbezogen hat. Ausschlaggebend war die intuitive Benutzerführung, die auch langjährige Mitarbeiter*innen, die routiniert im Umgang mit dem Alt-System waren, eine schnelle Einarbeitung ermöglichte. „Jeder Slim4-User kann sich seine Benutzeroberfläche je nach Anforderung individuell in wenigen Minuten selber konfigurieren — ohne über Programmierkenntnisse verfügen zu müssen“, fährt Hezinger fort. „Auch ist es extrem hilfreich, dass man dank des browserbasierten Systems sehr flexibel ist und von allen Geräten auf Slim4 zugreifen kann.“

Ambitioniertes Ziel wird trotz Corona-Bedingungen erreicht
Der 30. Juni 2020 stand von Anfang an als Stichtag für das Projekt fest. Am 1. Juli musste Slim4 in drei bestehenden und dem neu angemieteten Lager in Tschechien live gehen. Um dieses ambitionierte Ziel zu erreichen, entwarfen die Mitarbeiter*innen von Slimstock und KAISER+KRAFT gemeinsam einen Projektplan. Die Einführung von Slim4 war für KAISER+KRAFT ein Hypercare-Projekt, für das ausreichend personelle Ressourcen eingeplant wurden. Schon vor dem Projektstart waren die Stammdaten aus dem Alt-System gut aufbereitet, sodass Fehler schnell behoben werden konnten. Für die Anbindung an das vorhandene ERP-System Microsoft Dynamics AX wurde eine eigene Schnittstelle geschaffen, die in enger Abstimmung mit den Slimstock-Beratern technisch und funktional getestet wurde. So konnte der stramme Zeitplan eingehalten werden. Daran änderte auch der bundesweite Lockdown kurz nach Projektstart nichts. Kurzerhand wurde die Implementierung von Slim4 komplett remote durchgeführt. Auch der Informationsaustausch sowie Schulungen verliefen digital und reibungslos. Entsprechend konnte am Standort in Tschechien die erste Bestellung in Slim4 pünktlich am 1. Juli 2020 an das unternehmensinterne ERP-System übergeben werden.

To-Do als Feuerlöscher
Neben dem optimalen Managen von Umlagerungen dank Multiwarehouse-Tool, bietet Slim4 weitere Vorteile, von denen KAISER+KRAFT heute profitiert. So zeigt die individuell anpassbare To-Do-Ansicht auf der Benutzeroberfläche, welche Artikel mit höchster Priorität am jeweiligen Tag bestellt werden müssen, was die Anzahl von Stockouts reduziert. Das ABC-Analyse-Tool hilft, bei dem großen Produktportfolio mit hohen Nachfrageschwankungen Artikel sinnvoll zu priorisieren und zu klassifizieren. Die ABC-Analyse lässt sich nach verschiedenen Dimensionen wie bestimmten Produktgruppen oder einzelnen Artikeln aufbauen. Auch die einzelnen Lagerstandorte können einer eigenen ABC-Klassifizierung zugewiesenen werden. Kombiniert man diese z.B. mit dem Servicelevel so übernimmt Slim4 dann die automatisierte Verteilung des Servicelevels auf die einzelnen Artikel. „Es ist sehr hilfreich zu sehen, wie sich Sicherheitsbestände verändern, wenn man das Servicelevel anpasst. Slim4 veranschaulicht dies in ansprechenden Grafiken, sodass man die Auswirkungen schnell erfassen kann“, erzählt Alexander Hezinger.

Simulationen und gesteigerte Effizienz helfen KAISER+KRAFT durch die Krise
Die Auswirkungen verschiedener Einflussgrößen innerhalb weniger Minuten simulieren zu können, ist ein wichtiger Bestandteil von Slim4 und das macht sich KAISER+KRAFT gerade in Zeiten der Covid-Pandemie zu Nutze. Verzögerungen in den Lieferketten sowie Rohstoffknappheit und Preisverteuerungen haben einen großen Einfluss auf das gesamte Sortiment von KAISER+KRAFT. „Mit Hilfe von Slim4 lassen wir uns die Auswirkungen auf unseren Bestand übersichtlich anzeigen, z.B. wenn sich die Lieferung von 12 auf 20 Wochen verzögert. Auf Grundlage dieser Simulationen können wir dann Bestandsentscheidungen frühzeitig treffen und haben auch die monetären Auswirkungen im Blick.“

Während KAISER+KRAFT anfangs vor allem auf die Standard-Tools in Slim4 zurückgriff, hat das Unternehmen in kürzester Zeit weitere Zusatzmodule implementiert. Heute ist Slim4 an sechs Lagerstandorten im Einsatz. Von dort aus werden die gesamte Disposition sowie die Nachschübe für die Zwischenstandorte gesteuert. Nach und nach wird das Tool in allen europaweiten Niederlassungen sowie den Schwestergesellschaften ausgerollt und auf die regionalen Anforderungen zugeschnitten. Auch der Einsatz am Produktionsstandort ist geplant, um den Rohstoffbedarf für die Produktion genauer zu planen.

Ein Blick auf die Artikelanzahl verrät, wie effizient die neue Software arbeitet. Im Juli 2020 wurden 10.000 Artikel von drei Mitarbeiter*innen disponiert. Binnen eines dreiviertel Jahres stieg die Artikelzahl um 60 % an — disponiert wird weiterhin von drei Kolleg*innen. „Mittlerweile arbeiten alle Kollegen selbstverständlich in Slim4, probieren neue Anwendungen aus und bringen immer neue Ideen in die wöchentlichen Meetings ein“, resümiert Hezinger das erfolgreiche Projekt.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die Presseagentur von Slimstock.

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Großhändler in der Automobilbranche: Digitales Bestandsmanagement optimiert Sortimentsbildung und Lagerbestand für alle Kanäle

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Schäden, Defekte und die natürliche Abnutzung prägen den Lebenszyklus eines Autos – eine schnelle Ersatzteillieferung ist daher elementar. Für Großhändler in der Automobilbranche ist es entscheidend, eine hohe Verfügbarkeit im gesamten Sortiment zu gewährleisten, um Ersatzteile schnellstmöglich auszuliefern, wenn sie benötigt werden. Gleichzeitig müssen die Kosten für Lager und Co. im Rahmen bleiben. Die effektive Bestandsverwaltung tausender Artikel mit unregelmäßiger Nachfrage ist eine Herausforderung, vor allem wenn eine global verstreute Lieferantenbasis und zahlreiche Standorte hinzukommen. Es gilt, genügend Artikel mit hoher Nachfrage vorrätig zu haben, einem Überschuss veralteter oder wenig nachgefragter Artikel entgegenzuwirken und eine stabile Lieferkette über eine wachsende Anzahl an Ebenen und Kanälen mit geringen Kosten zu etablieren.

Mehr als nur Hilfe bieten hier fortschrittliche Lösungen zur Bestandsoptimierung wie das auf den Großhandel ausgelegt Prognose- und Bestandsmanagementsystem „Slim4” von Slimstock. Als Best-of-breed-System lässt es sich nahtlos in jedes vorhandene ERP-System integrieren und zeichnet sich durch Bedienerfreundlichkeit aus – jederzeit, von überall, per App oder über einen Webclient. Das Servicelevel-getriebene Tool bietet nicht nur maximal präzise Analysen und Prognosen rund um Bestände und Bestellungen. Die Lösung offeriert alle Analyse-, Planungs- und Verwaltungselemente, die Einfluss auf die Bestandsoptimierung haben können: darunter Bestands-, Aktions-, Produktlebenszyklus- und Multi-Location-Management genauso wie Sortimentsorganisation, Absatzplanung und Bestelloptimierung.

Dadurch optimiert „Slim4” die für den Handel im Automobilsegment so wichtige Sortimentsbildung und den Lagerbestand für alle Kanäle – inklusive eines hohen Automatisierungsgrades bei gleichzeitig schneller Reaktionsmöglichkeit auf neue Ereignisse und Verfügbarkeitsinformationen, die stationäre Filialen, Webshops und Co. miteinbeziehen. Basierend auf statistisch gesicherten Prognosen und reellen Zahlen wird die Nachfrage vorausgesagt. Dies setzt die Lösung mithilfe verschiedener statistischer Methoden unter Verwendung von maschinellem Lernen sowie Berücksichtigung von Saison, Trends und individuell festlegbaren Gegebenheiten – bspw. lokale Besonderheiten und Lieferantenkenntnisse – um. Dabei sorgen diverse Alarm- und To-do-Funktionen für einen umfassenden Überblick und ermöglichen tagesaktuelle Anpassungsmöglichkeiten innerhalb des automatisierten Prozesses – alles basierend auf dem zuvor festgelegten Servicelevel des jeweiligen Großhändlers.

Dank Slim4 können Großhändler die Verfügbarkeit an Artikeln mit hoher Nachfrage sicherstellen und einen Überschuss veralteter und solcher mit geringer Nachfrage vermeiden. Unregelmäßige Artikel werden, dank vorausschauender Prognosen, frühzeitig einkalkuliert und nach Bedarf in den Bestand aufgenommen. So lassen sich Lagerbestände um bis zu 30 % reduzieren, ohne Verfügbarkeitsengpässe befürchten zu müssen.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

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Fatboy trotzt der Krise und meistert Corona-bedingte Nachfrageschwankungen mit Bestandsoptimierungslösung Slim4

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Transparenz und übersichtliche Analyse-Dashboards ermöglichen Fokussierung nicht nur in turbulenten Zeiten

Die niederländische Designmarke Fatboy trotzt der Corona-Krise. Ein unerwarteter Anstieg der Nachfrage an Lifestyle-Produkten in Kombination mit Pandemie-bedingten Engpässen bei den Lieferanten stellten eine große Herausforderung dar, die das Unternehmen mithilfe der fortschrittlichen Bestandsoptimierungslösung Slim4 meistert. Die Niederländer waren gerade erst mit Slim4 live gegangen, als die Corona-Krise begann und extreme Nachfrageschwankungen eintraten. „Wir rechneten zu Beginn der Pandemie mit einem Umsatzeinbruch, aber das Gegenteil war der Fall: Die Nachfrage vieler Produkte schoss in die Höhe“, erinnert sich Kim de Jong, Demand & Supply Planner bei Fatboy, und ist sich sicher: „Wenn wir unser Lager zu diesem Zeitpunkt noch – wie zuvor – mit Excel verwaltet hätten, hätten wir diese Situation nie gemeistert.“

Mit Excel ohne Ein- und Übersicht
Lange Zeit plante das Unternehmen, das den Sitzsack zum weltweiten Kultobjekt machte, seinen Bedarf mithilfe von Microsoft Excel. Doch das Team um Kim de Jong, das für Prognosen, Einkauf und die Lagerverwaltung von insgesamt 1.600 Artikeln und Halbfabrikaten zuständig ist, stößt mit wachsendem Umsatz und zunehmend größerem Sortiment zusehends mit dieser Arbeitsweise an seine Grenzen. „Excel machte es uns schwer, Trends zu erkennen, weil wir nur 12 Monate zurückblicken konnten. Wir hatten auch wenig Einfluss auf saisonale Muster und Nachfragespitzen. Die Prognose war nicht anpassbar, sodass einmalige Spitzen nicht ausgeschlossen werden konnten. Infolgedessen habe ich jede Woche viel Zeit investieren müssen, um die richtigen Bestellungen vorzubereiten. Auch erlaubte es uns Excel nicht, zwischen einzelnen Service-Leveln zu differenzieren, sodass wir bei einigen Produkten zu viel und bei anderen wiederum zu wenig Sicherheitsbestand hatten“, beschreibt Kim de Jong die Situation.

Nachfrage schoss durch Lockdown in die Höhe
Die Entscheidung für eine zukunftssichere Bestandsmanagement-Lösung fällt nach einem Auswahlverfahren auf Slim4 von Slimstock. „Ich kannte Slim4 bereits, da mein vorheriger Arbeitgeber ebenfalls mit der Software gearbeitet hat. Dennoch haben wir auch andere Lösungen in Betracht gezogen. Letztendlich waren die Benutzerfreundlichkeit von Slim4 sowie die Mitarbeiter von Slimstock selbst ausschlaggebend.“
Nach und nach wurde Slim4 in Betrieb genommen und war bei Fatboy Ende März vollends einsatzbereit. „Und dann brach die Corona-Krise aus“, sagt De Jong mit einem alles sagenden Blick. Diese läutete den Beginn einer Periode großer Unsicherheit ein, sowohl auf der Angebots- als auch auf der Nachfrageseite. Entgegen der Erwartungen bricht der Umsatz nicht ein. Im Gegenteil: Die Menschen nutzen den ersten Lockdown für Umbauten und zur Verschönerung der eigenen vier Wände, des Balkons oder Gartens. Die Nachfrage vieler Fatboy-Produkte schießt in die Höhe. Das Team um de Jong musste alle Register ziehen, um zusätzliche Ware zu beziehen und bestehende Aufträge zu beschleunigen. Gerade bei Lieferungen aus China kam es durch den Lockdown dort zu starken Verzögerungen. Die Einschätzung von Lieferzeiten wurde zusehends schwieriger.

Szenarien-Simulationen elementar für strategische Planung
„Die ganze Situation war super hektisch. Wir hatten mehr als Glück, dass wir Slim4 kurz vorher eingeführt hatten“, führt Kim de Jong weiter aus. „So hatten wir trotz der neuen Umstände immer noch die Kontrolle. Wenn man unter Zeitdruck steht, ist Fokussierung besonders wichtig. Die Konzentration muss dann auf die wichtigsten Artikel und Aktionen gerichtet sein. In Slim4 wird alles visuell dargestellt, sodass wir genau sehen konnten, welche Artikel zu einem bestimmten Zeitpunkt vorrangig behandelt werden mussten. Nur auf dieser Grundlage konnten wir sinnvolle Maßnahmen ergreifen, um in der gegebenen Situation noch ein Maximum an Umsatz und Gewinnspanne zu erzielen.“
Eine Funktion von Slim4, die sich während der Krise als sehr wertvoll erwiesen hat, war die Simulation von Szenarien. „Man weiß nicht, wie sich die Nachfrage entwickeln wird, dennoch möchte man ein Gefühl für die Entscheidungen bekommen, die man trifft. Was sind die Auswirkungen? Angenommen, die Nachfrage nach einem bestimmten Produkt bricht plötzlich wieder ein, für wie viele Monate sind dann Lagerbestände in der Pipeline? Will man dieses Risiko eingehen? Slim4 gibt Einblicke darüber, wann der Vorrat aufgebraucht ist und wie lange dies voraussichtlich dauern wird. Diese Art der Analyse ermöglichte es uns, trotz aller Unsicherheit gut überlegte Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus konnten wir auch unsere Vertriebskollegen und das Management besser über den Stand der Dinge informieren.“

Reduzierung des Gesamtbestandes bei hohem Service-Level als Ziel
Inzwischen ist bei Fatboy wieder Ruhe eingekehrt, sodass sich Kim de Jong wieder auf ihre regulären Aufgaben konzentrieren kann. „Dass Slim4 in Situationen, in denen sich die Nachfrage plötzlich ändert, von immensem Wert ist, hat sich bestätigt. Nun werden wir weitere Vorteile der Slimstock-Lösung nutzen, um unsere Supply Chain zu optimieren. Wir stehen am Beginn der neuen Saison, in der wir eine Reihe großartiger neuer Produkte einführen werden. Slim4 wird uns helfen, die erste Prognose zu erstellen und die Nachfrage nach diesen neuen Produkten zu antizipieren. Ein weiteres Ziel ist die Reduzierung unseres Gesamtbestandes“, schließt de Jong ab.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de