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JAGGAER E-Invoicing

E-Rechnungspflicht ab 2025: JAGGAER rüstet User für neue Vorschriften rund um den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen

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Seit der Verabschiedung des neuen Wachstumschancengesetzes steht fest: Ab 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Damit gehen rechtliche Neuerungen für Unternehmen einher, die unter anderem den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen in einem strukturierten Format voraussetzen. Entsprechend wichtig ist es, die Prozesse rechtzeitig anzupassen, um die neuen Vorschriften erfüllen zu können. Was für Unternehmen, die bislang nicht auf die richtigen Softwarelösungen setzen, durchaus eine Herausforderung darstellt, ist für Anwender der Source-to-Pay-Suite von JAGGAER kein Problem. Denn mit dem neuen Release 24.3 erweitert der Softwareanbieter sein Invoicing-Modul um die Möglichkeit, Lieferantenrechnungen in strukturierten Formaten gemäß den neuen Vorschriften zu empfangen und weiterzuverarbeiten. So profitieren die Kunden von einer sicheren Compliance und erzielen zugleich eine höhere Effizienz.

Mit den umfassenden Funktionen seines Invoicing-Moduls unterstützt JAGGAER die Beschaffungsteams schon heute bei der automatisierten sowie rechtskonformen Bearbeitung der Rechnungen – vom Eingang über die Freigabe bis hin zur Zahlung. Insgesamt ist die Lösung dabei auf die aktuellen Spezifikationen von 50 verschiedenen Ländern ausgerichtet und wird die User auch im Bereich der E-Rechnung optimal auf die länderspezifischen Gesetzesänderungen vorbereiten. Dies gilt auch für den Prozess der Rechnungserfassung, der sich bei JAGGAER ONE mit Blick auf die zukünftig nach DIN EN 16931 vorgeschriebenen Formate zunächst auf den E-Mail-Eingang fokussiert. Einmal von der Software erfasst, wird die Rechnung in den bestehenden Workflow integriert und die Teams profitieren von den gewohnten Vorteilen des Invoicing-Moduls: Statt jede Lieferantenrechnung manuell prüfen und abgleichen zu müssen, können sich die Unternehmen nach dem „Management by Exception“-Prinzip auf relevante Ausnahmen konzentrieren. Basierend auf künstlicher Intelligenz und konfigurierbaren, dynamischen Workflows bietet JAGGAER ONE dazu verschiedene automatisierte Methoden des Rechnungsabgleichs, einschließlich 2-Way-, 3-Way- und n-Way Matching. Je nach Bedarf werden die Rechnungen mit der Bestellung (2-Way), zusätzlich mit dem Eingangsbeleg (3-Way) oder einer beliebigen Anzahl weiterer Dokumente (n-Way), wie z. B. dem Vertrag, abgeglichen, um die jeweilige Richtigkeit sicherzustellen. In Kombination mit verschiedenen Business-Rules identifiziert JAGGAER Invoicing so, welche Rechnungen einer weiteren Prüfung bedürfen und welche direkt zur Zahlung freigegeben werden können. Neben PO-basierten Rechnungen ermöglicht die JAGGAER-Lösung dabei auch die problemlose Erfassung und Zuordnung von Rechnungen ohne Bestellbezug. Dazu werden mittels KI- und Machine-Learning-Technologien alle relevanten Rechnungs- und Bestelldaten ausgelesen, um automatisiert die wahrscheinlichste Übereinstimmung mit einer Bestellposition zu ermitteln.

Im Ergebnis profitieren die Unternehmen durch diese Automatisierung nicht nur von einer erheblichen Zeitersparnis durch eine schnellere Bearbeitung und Freigabe der Rechnungen. Vielmehr bietet das Einlesen von E-Rechnungen auch eine besonders hohe Genauigkeit und damit ein geringeres Fehlerpotenzial, was ebenfalls zur Kostensenkung beiträgt. Darüber hinaus kann die Finanzbuchhaltung stets pünktliche Zahlungen gewährleisten und z. B. Skontofristen optimal nutzen, während der digitale Prozess zudem umweltfreundlicher ist und große Mengen an Papier einspart. Des Weiteren stellt JAGGAER Invoicing den Unternehmen ein umfassendes Reporting- und Dashboard-System zur Verfügung, das ihnen weiterführende Einblicke rund um ihre Spend-Prozesse bietet: darunter beispielsweise Daten zu den einzelnen Lieferanten, früheren Zahlungen sowie Rabatten, wodurch eine sichere Grundlage für strategische Entscheidungen entsteht.

Die neuen Funktionen für den Empfang und die Weiterverarbeitung von strukturierten Rechnungsformaten stehen den JAGGAER ONE-Usern mit dem neuen Release 24.3 ab November dieses Jahres zur Verfügung.

 

 

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Weitere Informationen finden sich im JAGGAER-Pressefach und unter https://www.jaggaer.com/de.

Einsatzmöglichkeiten von KI im Einkauf: Vier Wege, wie intelligente Tools die Beschaffung transformieren

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Angesichts des rasanten digitalen Fortschritts und der zunehmenden Präsenz intelligenter Technologien, spielen KI-Tools eine immer wichtigere Rolle für Unternehmen. Auch in der Beschaffung bieten sich dadurch enorme Potenziale, um die Automatisierung der Prozesse voranzutreiben und den Einkauf agil sowie zukunftssicher aufzustellen. Doch inwieweit wird Künstliche Intelligenz bereits im Source-to-Pay-Kosmos genutzt und welche konkreten Vorteile gehen damit einher? JAGGAER, einer der führenden Anbieter für Beschaffungs- und Sourcing-Software, bringt Licht ins Dunkel, stellt vier Einsatzbereiche von KI im Einkauf vor und zeigt auf, wie seine Software-Suite diese bereits zur Anwendung bringt:

1. Effizientes Sourcing dank KI-gestützter Lieferantenauswahl

Die Auswahl der richtigen Lieferanten trägt wesentlich zur Resilienz und Lieferfähigkeit von Unternehmen bei. Schließlich nützt es wenig, wenn ein neuer Zulieferer zwar preislich überzeugt, jedoch nicht das notwendige Servicelevel erfüllt. Um dem entgegenzuwirken, bietet JAGGAER seinen Usern nicht nur Zugriff auf ein globales Lieferantennetzwerk mit über 4 Millionen verifizierten Zulieferern, sondern unterstützt sie auch mit KI-basierten Empfehlungen bei der Entscheidungsfindung. Diese werden dabei stets basierend auf historischen Leistungsbewertungen, Risiken, dem Kostenniveau, Servicelevel und weiteren Faktoren optimiert. Des Weiteren schlägt der „Intelligent Award Navigator“ auf den Userpräferenzen basierende Alternativen vor und wird durch maschinelles Lernen laufend trainiert, um die Empfehlungen optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Das Ergebnis sind nicht nur gezieltere Vorschläge, sondern auch eine erhebliche Zeitersparnis im Vergleich zur eigenständigen Suche im gesamten Netzwerk.

2. Intelligente Automatisierung des Vertragsmanagements

Lieferantenverträge sind im Einkauf unerlässlich, wenn es um die Definition der Zusammenarbeit und Konditionen geht. Doch die Verwaltung der umfangreichen Dokumente ist aufwändig und bringt Unternehmen, die noch auf manuelle Prozesse setzen, schnell an ihre Grenzen – insbesondere, wenn eine große Lieferantenbasis die Komplexität erhöht. Abhilfe schafft der Einsatz einer modernen Softwarelösung, wie JAGGAER Contracts AI, mit der sich sämtliche Vertragsinformationen mittels KI und Machine Learning aus verschiedenen Quellen erfassen sowie binnen kürzester Zeit analysieren lassen. Das ermöglicht vor allem bei großen Dokumenten und Datensätzen eine enorme Zeitersparnis, da wichtige Metadaten und Klauseln genauestens geprüft und automatisch extrahiert werden. Zudem unterstützen generative KI-Features bei der Vertragszusammenfassung, Formulierung alternativer Klauseln sowie Risikoanalyse, was sowohl die Vertragserstellung als auch Freigabeprozesse optimiert und beschleunigt.

3. Realtime-Risikomanagement mittels Künstlicher Intelligenz

Lieferengpässe, Produktionsausfälle und Umsatzeinbußen – die negativen Folgen von Supply-Chain-Störungen sind immens und verstärken die Notwendigkeit eines professionellen Risikomanagements. Wichtig ist dabei, den Fokus auf proaktive Maßnahmen zu legen, um Gefährdungspotenziale frühzeitig abzuwenden. Künstliche Intelligenz liefert hier wertvolle Hilfe. JAGGAER bietet dazu ein ganzheitliches Lieferantenmanagement-Tool, das mit Unterstützung diverser Partner ein auf KI und Machine Learning basierendes Risikomanagement ermöglicht. So lassen sich beispielsweise durch die Lösungsanbindung des Risikomanagementsoftware-Anbieters Sphera (ehem. riskmethods) risikorelevante Daten über Lieferanten, deren Leistung, Qualität und Gesetzeskonformität automatisiert mittels KI bewerten und analysieren. Des Weiteren bietet die Integration von JAGGAER Direct mit der Software von Prewave – einem der führenden Softwareanbieter im Bereich End-to-End-Risikomanagement – Zugang zu Millionen von Risikodaten verschiedener Kategorien und Regionen, die der KI-Algorithmus stetig überwacht. Dabei erhalten die Unternehmen automatisch Echtzeit-Warnungen zu Ereignissen, die alle Ebenen ihrer Lieferketten (Stufe-N) betreffen, um auch bei dynamischen Marktbedingungen eine schnelle Reaktionsfähigkeit zu sichern.

4. Mit KI zu mehr Nachhaltigkeit im Einkauf

Neben der Leistung, Qualität, den Preisen und Lieferzeiten eines Zulieferers, spielt auch die Einhaltung der ESG-Standards eine immer wichtigere Rolle für Unternehmen. Doch wie gelingt es, den Lieferantenstamm dahingehend zu überprüfen und die Kriterien bei Neuausschreibungen zu berücksichtigen? Durch die Anbindung an die KI-Engine des JAGGAER-Partners TealBook erhalten die User Zugang zu umfassenden Lieferantendaten inklusive Details zu ESG-Faktoren, die mithilfe von Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen aus sämtlichen Informationsquellen erfasst sowie verfeinert werden. So können sie bei der Lieferantenauswahl gezielt überprüfen, inwieweit die einzelnen Anbieter die relevanten Nachhaltigkeitskriterien erfüllen. Des Weiteren erhalten Unternehmen durch die Integration der KI-gesteuerten Carbon Management-Lösung carbmee EIS™ in JAGGAER ONE vollständige Transparenz über die CO2-Bilanz ihrer Lieferketten. Dazu ist die carbmee EIS™-Lösung u. a. direkt mit den JAGGAER-Lieferantenmanagement-Tools verknüpft und listet pro Zulieferer den gesamten CO2-Ausstoß aller getätigten Transaktionen auf.

„Die Potenziale von KI in der Beschaffung sind immens und die technologische Entwicklung schreitet rasant voran. Entsprechend wichtig ist es für Unternehmen, schnellstmöglich auf den Zug aufzuspringen und sich die Vorteile einer gezielten KI-Integration zunutze zu machen“, sagt Jochen Krüger, Vice President Germany, Austria & Switzerland bei JAGGAER, und ergänzt: „Schließlich bescheren ihnen Tools, wie die unserer JAGGAER-Plattform, nicht nur enorme Effizienzfortschritte, Zeit- und Kosteneinsparungen, sondern stärken auch ihre Wettbewerbsfähigkeit.“

Um die Möglichkeiten von KI gänzlich ausschöpfen zu können, müssen Unternehmen jedoch zunächst intern die Voraussetzungen schaffen. Aber auch dabei unterstützt JAGGAER seine User gerne und hilft ihnen, die passende Lösung für ihre individuellen Anforderungen zu finden. Darüber hinaus bietet der Beschaffungsexperte eine Checkliste, die den Einkaufsteams 8 wichtige Schritte aufzeigt, die sie vor der KI-Implementierung durchlaufen sollten: darunter beispielsweise die Datenintegration, Prozesse des Change Managements, die Kosten- und ROI-Bewertung sowie Definition von Risikotoleranzen. Diese Checkliste steht für Interessierte gratis zum Download bereit.

 

 

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Software-Tools von JAGGAER unterstützen Knorr-Bremse bei Verbesserung der Lieferanten-Kollaboration

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Wien, JAGGAER Austria GmbH, 17.09.2024 – JAGGAER freut sich mitzuteilen, dass Knorr-Bremse, Weltmarkt- und Technologieführer für Bremssysteme und führender Anbieter weiterer sicherheitsrelevanter Systeme für Schienen- und Nutzfahrzeuge, im Rahmen eines umfassenden Projekts zur Digitalisierung seiner Lieferantenkommunikation auf die softwareseitige Unterstützung von JAGGAER vertraut. Ziel des JAGGAER-Kunden ist es, die Zusammenarbeit mit Zulieferern noch transparenter und effizienter zu gestalten. Angesichts der Vielzahl von Anforderungen und Regularien soll auch die Compliance weiter optimiert werden. Knorr-Bremse plant eine schrittweise Implementierung. Dabei werden zahlreiche Funktionalitäten in den Bereichen Einkauf, Qualität und Supply Chain an definierten Pilotstandorten eingeführt und verifiziert, um diese dann weltweit an allen Standorten zu implementieren. Die Herausforderung im Implementierungsprojekt liegt für Knorr-Bremse zum einen in der Migration von mehreren tausend Lieferanten weltweit, zum anderen in der Harmonisierung zahlreicher heterogener Prozesse.

JAGGAER erhält nach umfassendem Anbietervergleich den Zuschlag
Im Rahmen des Auswahlprozesses mit mehreren Anbietern fiel die Entscheidung auf JAGGAER, die mit ihrer Source-to-Pay-Suite überzeugten. Andreas Piehl, Referent Tools & Processes Einkauf bei der Knorr-Bremse Rail Division, sagt: „Eine der zentralen Herausforderungen von Software-Lösungen für den direkten Einkauf ist es, die komplexen Bedarfe dieses Bereichs zuverlässig und vollumfänglich abzubilden. Unter anderem aufgrund ihrer passgenauen und End-User-freundlichen Lösungen für diesen Bereich hat sich die Source-to-Pay-Suite von JAGGAER schließlich im Umfeld der Mitbewerber durchgesetzt und unseren Zuschlag erhalten.“ In den finalen Auswahlstufen konnte JAGGAER nicht nur funktional, sondern auch durch die Zusammenarbeit mit aneon solutions, Tochtergesellschaft der h&z Gruppe, punkten. „Wir haben schnell gemerkt, dass JAGGAER und aneon das richtige Know-how mitbringen. Unsere Anforderungen wurden sofort verstanden und das Team hat uns sowohl technologisch als auch fachlich mit großer Übereinstimmung geboten, was wir brauchen“, so Andreas Piehl. Darauf aufbauend erfolgte in der letzten Entscheidungsrunde ein umfangreicher Testlauf, in dem über 40 User aus sämtlichen Knorr-Bremse Standorten weltweit – vom Disponenten bis zum Direktor – die Praxistauglichkeit der letzten beiden Lösungen innerhalb einer Testumgebung auf den Prüfstand stellten. Im Ergebnis war das Anwender-Feedback einer der primären Entscheidungsfaktoren des Unternehmens zugunsten von JAGGAER. Neben dem Fokus auf Direktbeschaffung und der hohen funktionalen Abdeckung war insbesondere die übersichtliche und leicht verständliche Testumgebung ausschlaggebend. Darüber hinaus konnte JAGGAER Knorr-Bremse durch die globale und funktionale Skalierbarkeit seiner Lösungen überzeugen.

Globale Plattform für transparente Lieferantenkommunikation
So wird die JAGGAER ONE Suite bei der Knorr-Bremse Rail Division künftig inklusive der Module Direct Supplier Management, Direct Supplier Performance, Direct Document Management, Direct Sourcing, Spend Analytics sowie Multi ERP, zur problemlosen Anbindung sämtlicher weltweit genutzter ERP-Systeme, eingesetzt. Darüber hinaus erklärt Christian Keck, Vice President Global Supply Chain Management bei der Knorr-Bremse Systeme für Nutzfahrzeuge GmbH: „Der Bereich Nutzfahrzeuge wird weitere Module in den Bereichen Quality- als auch Supply Chain Management zur Erhöhung der Digitalisierung einsetzen.“ Dabei liegt das Ziel des JAGGAER-Kunden in der Umsetzung einer fortschrittlichen Plattform, die global eine transparente Kommunikation sowie strategische Zusammenarbeit mit den Lieferanten sicherstellt. So wird JAGGAER dazu beitragen, etliche Prozesse des Lieferantenmanagements zu standardisieren und gleichzeitig mittels Automatisierung die Effizienz voranzutreiben. Dazu zählt insbesondere die Schaffung einer Single Source of Truth für die zentrale Bereitstellung sowie Übermittlung aller wichtigen Daten, Dokumentationen und Zertifikate. Das versetzt Knorr-Bremse in die Lage, bisherige Redundanzen zu beseitigen und die tägliche sowie kampagnenbezogene Kommunikation standortübergreifend zu optimieren: angefangen von Prozessen wie dem Onboarding der Lieferanten über die gemeinsame Nutzung von Leistungsdaten wie der Liefertreue bis hin zu Standardvorlagen für Ausschreibungsprozesse und einer lückenlosen, revisionssicheren Dokumentation, beispielsweise für Vergabeentscheidungen. Darüber hinaus ermöglichen die JAGGAER-Lösungen eine deutliche Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten, indem diese zum Beispiel ihre Stammdaten selbst managen können, eine zentrale Plattform für den Austausch und die Freigabe von Dokumenten, wie Materialzeichnungen, zur Verfügung steht oder Zertifikate mit Blick auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften direkt einsehbar sind. „Fortan läuft global alles einheitlich über ein System, wodurch sich für alle Beteiligten ein großer Mehrwert ergibt. Unter anderem werden wichtige Prozesse beschleunigt und die Kommunikation zwischen uns und Lieferanten noch effizienter“, resümiert Andreas Piehl.

„Wir freuen uns sehr, dass wir nach einem so intensiven Auswahlprozess den Zuschlag von einem Global Player wie Knorr-Bremse erhalten haben und die Stimmen der User für unsere Lösungen gewinnen konnten. Dies bestätigt auch, dass unsere Tools nicht nur technologisch, sondern auch im Handling überzeugt haben. Gerade die Direktbeschaffung bringt besondere Herausforderungen mit sich, daher ist es umso erfreulicher zu wissen, dass das Knorr-Bremse Team und die Anwender dabei auf unsere Kompetenzen vertrauen“, sagt Justin Sadler-Smith, Senior Vice President Europe bei JAGGAER.

Bildmaterial steht auf Anfrage zur Verfügung.

 

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