Neues Bestandsmanagementsystem komplett remote implementiert: KAISER+KRAFT organisiert seine Lagerstrukturen mit Slim4 im Lockdown neu

Weniger als zehn Monate nach Einführung erreicht das Unternehmen vorzeitig seine Zielsetzung und schafft durch ein effizientes Management der Lagerbestände über mehrere Standorte hinweg die Reduzierung der Kapitalbindungskosten sowie eine Erhöhung der Warenumschlagshäufigkeit.

KAISER+KRAFT, Europas führender B2B-Versandhandel für Betriebs-, Lager- und Büroausstattung, entschied sich im November 2019, seine bestehende Bestandsmanagementsoftware gegen die Bestandsoptimierungslösung Slim4 auszutauschen, um mehr Transparenz und Effizienz zu schaffen. Doch kurz nach dem Kick-Off im Frühjahr 2020 kam es zum bundesweiten ersten Lockdown, sodass die Implementierung nicht wie vorgesehen mit Unterstützung vor Ort durchzuführen war. Stattdessen wurde die Lösung komplett remote aber dennoch innerhalb des stramm geplanten Zeitrahmens von nur fünf Monaten eingeführt.

Alt-System stößt an seine Grenzen
Das Produktportfolio von KAISER+KRAFT umfasst rund 115.000 Artikel an sechs Lagerstandorten europaweit. Jedes Jahr kommen im Schnitt 10.000 bis 20.000 Artikel hinzu. Entsprechend essenziell ist eine effiziente Bestandsverwaltung. Jedoch war das Alt-System aufgrund mangelnder Updatefunktion und mit seiner zweifarbigen, eindimensionalen Darstellung deutlich in die Jahre gekommen. „Ein Manko der alten Software war sicherlich, dass wir nicht schnell Daten zur Hand hatten und daher keine datenbasierten Bestandsentscheidungen treffen konnten. Spezielle Auswertungen mussten über einen Abzug der kompletten Daten von der IT-Abteilung ausgelesen werden, was logischerweise immer zu Zeitverzögerungen von einigen Tagen führte und letztendlich großen Einfluss auf die Effizienz unseres Teams hatte“, erklärt Alexander Hezinger, Gruppenleiter Logistik/Disposition bei KAISER+KRAFT. „Daher kann man sagen, dass wir vor Slim4 kein Bestandsmanagement betrieben haben. Vielmehr war es ein Ordern von Sicherheitsbeständen anhand von Excel-Listen gepaart mit Erfahrungswerten oder Bauchgefühl.“

Hinzu kamen fehlende oder unzureichende Funktionalitäten der Software wie der Umgang mit Saisonalitäten. Diese wurden bis dato nicht automatisch erkannt und daher oftmals linear berechnet, wodurch keine genauen Verkaufszeiträume prognostiziert werden konnten. Die Ware wurde folglich über Monate auf Lager gehalten, um im Falle eines Peaks lieferbar zu sein.

Neuorganisation der Lagerstrukturen erfordert effizientes Bestandsmanagement
KAISER+KRAFT entschied sich 2019 seine Lagerstrukturen neu zu organisieren: Nur die zwei Versandhandelszentren sollten künftig zur Lagerung dienen und die Regional-Hubs durch Nachschübe beliefern. Zudem war die Inbetriebnahme eines Regional-Hubs für Schnelldreher in Tschechien ab dem 1. Juli 2020 geplant. Diese Umstrukturierung erforderte eine transparente Bestandsverwaltung mit Multiwarehouse-Tool und Reportings für fundierte datenbasierte Bestandsentscheidungen. Nach intensiven Gesprächen mit fünf Softwareanbietern entschied sich KAISER+KRAFT im November 2019 für Slim4. Neben den vielen Modulen punktete die Software besonders mit Flexibilität und Skalierbarkeit. „Vor allem die browserbasierte Benutzeroberfläche von Slim4 überzeugte uns sehr schnell in unserem Auswahlprozess. Modern, äußerst flexibel und intuitiv“, begründet Hezinger diese Entscheidung, in die er sein gesamtes Team einbezogen hat. Ausschlaggebend war die intuitive Benutzerführung, die auch langjährige Mitarbeiter*innen, die routiniert im Umgang mit dem Alt-System waren, eine schnelle Einarbeitung ermöglichte. „Jeder Slim4-User kann sich seine Benutzeroberfläche je nach Anforderung individuell in wenigen Minuten selber konfigurieren — ohne über Programmierkenntnisse verfügen zu müssen“, fährt Hezinger fort. „Auch ist es extrem hilfreich, dass man dank des browserbasierten Systems sehr flexibel ist und von allen Geräten auf Slim4 zugreifen kann.“

Ambitioniertes Ziel wird trotz Corona-Bedingungen erreicht
Der 30. Juni 2020 stand von Anfang an als Stichtag für das Projekt fest. Am 1. Juli musste Slim4 in drei bestehenden und dem neu angemieteten Lager in Tschechien live gehen. Um dieses ambitionierte Ziel zu erreichen, entwarfen die Mitarbeiter*innen von Slimstock und KAISER+KRAFT gemeinsam einen Projektplan. Die Einführung von Slim4 war für KAISER+KRAFT ein Hypercare-Projekt, für das ausreichend personelle Ressourcen eingeplant wurden. Schon vor dem Projektstart waren die Stammdaten aus dem Alt-System gut aufbereitet, sodass Fehler schnell behoben werden konnten. Für die Anbindung an das vorhandene ERP-System Microsoft Dynamics AX wurde eine eigene Schnittstelle geschaffen, die in enger Abstimmung mit den Slimstock-Beratern technisch und funktional getestet wurde. So konnte der stramme Zeitplan eingehalten werden. Daran änderte auch der bundesweite Lockdown kurz nach Projektstart nichts. Kurzerhand wurde die Implementierung von Slim4 komplett remote durchgeführt. Auch der Informationsaustausch sowie Schulungen verliefen digital und reibungslos. Entsprechend konnte am Standort in Tschechien die erste Bestellung in Slim4 pünktlich am 1. Juli 2020 an das unternehmensinterne ERP-System übergeben werden.

To-Do als Feuerlöscher
Neben dem optimalen Managen von Umlagerungen dank Multiwarehouse-Tool, bietet Slim4 weitere Vorteile, von denen KAISER+KRAFT heute profitiert. So zeigt die individuell anpassbare To-Do-Ansicht auf der Benutzeroberfläche, welche Artikel mit höchster Priorität am jeweiligen Tag bestellt werden müssen, was die Anzahl von Stockouts reduziert. Das ABC-Analyse-Tool hilft, bei dem großen Produktportfolio mit hohen Nachfrageschwankungen Artikel sinnvoll zu priorisieren und zu klassifizieren. Die ABC-Analyse lässt sich nach verschiedenen Dimensionen wie bestimmten Produktgruppen oder einzelnen Artikeln aufbauen. Auch die einzelnen Lagerstandorte können einer eigenen ABC-Klassifizierung zugewiesenen werden. Kombiniert man diese z.B. mit dem Servicelevel so übernimmt Slim4 dann die automatisierte Verteilung des Servicelevels auf die einzelnen Artikel. „Es ist sehr hilfreich zu sehen, wie sich Sicherheitsbestände verändern, wenn man das Servicelevel anpasst. Slim4 veranschaulicht dies in ansprechenden Grafiken, sodass man die Auswirkungen schnell erfassen kann“, erzählt Alexander Hezinger.

Simulationen und gesteigerte Effizienz helfen KAISER+KRAFT durch die Krise
Die Auswirkungen verschiedener Einflussgrößen innerhalb weniger Minuten simulieren zu können, ist ein wichtiger Bestandteil von Slim4 und das macht sich KAISER+KRAFT gerade in Zeiten der Covid-Pandemie zu Nutze. Verzögerungen in den Lieferketten sowie Rohstoffknappheit und Preisverteuerungen haben einen großen Einfluss auf das gesamte Sortiment von KAISER+KRAFT. „Mit Hilfe von Slim4 lassen wir uns die Auswirkungen auf unseren Bestand übersichtlich anzeigen, z.B. wenn sich die Lieferung von 12 auf 20 Wochen verzögert. Auf Grundlage dieser Simulationen können wir dann Bestandsentscheidungen frühzeitig treffen und haben auch die monetären Auswirkungen im Blick.“

Während KAISER+KRAFT anfangs vor allem auf die Standard-Tools in Slim4 zurückgriff, hat das Unternehmen in kürzester Zeit weitere Zusatzmodule implementiert. Heute ist Slim4 an sechs Lagerstandorten im Einsatz. Von dort aus werden die gesamte Disposition sowie die Nachschübe für die Zwischenstandorte gesteuert. Nach und nach wird das Tool in allen europaweiten Niederlassungen sowie den Schwestergesellschaften ausgerollt und auf die regionalen Anforderungen zugeschnitten. Auch der Einsatz am Produktionsstandort ist geplant, um den Rohstoffbedarf für die Produktion genauer zu planen.

Ein Blick auf die Artikelanzahl verrät, wie effizient die neue Software arbeitet. Im Juli 2020 wurden 10.000 Artikel von drei Mitarbeiter*innen disponiert. Binnen eines dreiviertel Jahres stieg die Artikelzahl um 60 % an — disponiert wird weiterhin von drei Kolleg*innen. „Mittlerweile arbeiten alle Kollegen selbstverständlich in Slim4, probieren neue Anwendungen aus und bringen immer neue Ideen in die wöchentlichen Meetings ein“, resümiert Hezinger das erfolgreiche Projekt.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die Presseagentur von Slimstock.

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