PROXESS DMS ergänzt Microsoft Dynamics 365 Business Central um rechtskonforme Archivierung, KI-basierte Belegerkennung und automatisierte Workflows

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Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics 365 BC) stellt als ERP-System für KMU praktische Basisfunktionalitäten, deren Effizienz durch Experten-Tools maßgeblich optimiert werden können. So schließt die Integration des Dokumentenmanagementsystems PROXESS DMS gleich mehrere Funktionslücken. Geboten werden eine rechtssichere Archivierung von Eingangs- und Ausgangsdokumenten direkt aus dem System inklusive Recherchezugriff, eine automatisierte KI-gestützte Belegerfassung sowie ein digitaler Workflow zur Bearbeitung von Eingangsdokumenten.

Rechtskonformes digitales Archiv

Die Standardversion von Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet keine Möglichkeit zur rechtssicheren digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten. Doch durch die Integration des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS werden ein- und ausgehende Dokumente automatisch, sicher und GoBD-konform in einem digitalen Archiv gespeichert. Über eine Drag & Drop-Zone in der Business-Central-Benutzeroberfläche lassen sich zudem weitere Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder Vorgang hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch korrekt zugeordnet, mit den richtigen Schlagworten archiviert und die spätere Suche vereinfacht. So kann der komplette Vorgang auch Jahre später noch eingesehen werden. Dabei sind die archivierten Dokumente aus der gewohnten Business-Central-Oberfläche abrufbar, können aber auch standortunabhängig über den PROXESS Web Client genutzt werden, ohne dass der Anwender auf das ERP-System zugreifen muss.

Maximale Effizienz durch KI-Belegerkennung und automatisierten Eingangsrechnungsprozess

Mit der Integration des Dokumentenmanagementsystems in das Microsoft ERP-System kommen Unternehmen nicht nur besonders einfach ihren Pflichten in Bezug auf ein digitales Archiv nach, sondern haben darüber hinaus die Möglichkeit, durch weitreichende Automatisierung einzelner Arbeitsprozesse Zeitressourcen zu sparen und Fehlerquellen zu minimieren. Denn während im Funktionsumfang von Dynamics 365 BC weder OCR-Texterkennung noch ein digitaler Bearbeitungsworkflow geboten wird, offeriert die Integration von PROXESS eine KI-basierte Dokumentenerkennung sowie die Möglichkeit, den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital abzubilden – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis hin zur Buchung und Zahlung.

In der Praxis werden die unterschiedlichen Dokumente und Eingangsquellen gebündelt und direkt an ein E-Mail-Eingangspostfach für Rechnungen gesendet. Dabei liest die KI-gestützte Software die relevanten Belegdaten automatisch aus und gleicht die erkannten Informationen, wie Lieferanten, Rechnungsnummern, Netto- und Bruttobeträge, etc., mit vorhandenen Stammdaten aus dem Dynamics 365 BC ab. Ungereimtheiten werden erkannt und können durch Anwendende manuell korrigiert werden. Ist ein automatischer Abgleich mit Bestellpositionen aus Business Central möglich, werden erkannte Rechnungsdaten direkt an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Kosten- oder Warenrechnungen ohne Bestellbezug durchlaufen bis zur finalen Archivierung noch einige manuelle Bearbeitungs- und Freigabe-Schritte.

Doch auch hier hat PROXESS eine Lösung in petto: Der PROXESS Workflow leitet die Eingangsrechnungen durch die sachliche und rechnerische Prüfung, dabei ist der aktuelle Bearbeitungsstand der Rechnung jederzeit einsehbar. Während des Prüfungs- und Freigabeprozesses können bereits Kostenstellen zugeordnet und Kontierungsvorschläge erfasst werden. Die PROXESS-Integration greift dabei auf die FIBU-Stammdaten aus Business Central zu. Nach der digitalen Freigabe kann die Rechnung gebucht werden und wird automatisch archiviert. Die Archivierung erfolgt inklusive des Bearbeitungsprotokolls sowie Kontierungsinformationen und bietet daher maximale Information und Transparenz. So sind die Eingangsrechnungen zu jeder Zeit und auf Wunsch inklusive aller zum Vorgang zugehörigen Belege stets abrufbar, ohne die Business Central Oberfläche verlassen zu müssen. Im DMS Client selbst stehen zudem viele Suchoptionen, wie Stichwort-, Filter- oder Belegnummernsuche zur schnellen und einfachen weiterführenden Suche zur Verfügung.

Integrationsplattform PROXESS Hub

Die völlig nahtlose Integration des PROXESS DMS Moduls für Microsoft Dynamics 365 Business Central basiert auf einem eigens entwickelten ausgefeilten Integrationstool für Drittsysteme. Auf technologischer Grundlage des Microsoft BizTalk Servers bietet das Tool PROXESS Hub in hybriden Umgebungen die perfekte Lösung für die einfache Archivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, die Index-Verknüpfung, die Bereitstellung von Stammdaten und die Übertragung von relevanten Daten an Drittsysteme zur weiteren Verarbeitung. Dabei arbeitet es je nach Anforderung On-Premises oder via Cloud und wahlweise mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices zusammen. Auch nach einem Go-live sind Änderungen oder Erweiterungen einer Integration mit dem PROXESS Hub schnell umsetzbar. Nicht zuletzt bietet das integrierte Remote-Monitoringtool viel Sicherheit und Transparenz.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

Folgende Pressebilder von PROXESS werden ausschließlich für eine nichtkommerzielle Nutzung im Rahmen einer redaktionellen Berichterstattung zur Verfügung gestellt. Nur für diesen Zweck dürfen die Bilder ohne weitere Absprache Verwendung finden.

 

Weitere Informationen finden sich im PROXESS-Pressefach und unter proxess.de

PROXESS Release 2022 R1: Neue Funktionen, Dokumentradar, Integrationstool für Drittsysteme und Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central

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Mit dem neuen Release PROXESS 2022 R1 optimiert der gleichnamige Softwareanbieter und Experte für Dokumentenmanagement seine Lösung PROXESS DMS für digitale und effiziente Dokumentenprozesse in Unternehmen. User profitieren ab sofort von vielfältigen Neuerungen und Modifikationen für ein vereinfachtes Handling aber auch durch eine einfache Integration von Drittsystemen sowie wahlweise die Verknüpfung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Neue Funktionen und mehr Komfort für Anwender*innen
Im Zuge des Updates hält das PROXESS DMS zahlreiche Neuerungen bereit, durch die Unternehmen ihre digitale Transformation noch effizienter gestalten: allen voran der neue Dokumentradar. Über diesen lassen sich mit einem Klick alle mit einem ausgewählten Dokument in Verbindung stehenden Dokumente anzeigen, wie etwa zu einem Auftrag gehörende Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen oder Korrespondenz. Der Dokumentradar erweitert so die eigentliche Trefferliste um einen 360 Grad-Blick rund um das ausgewählte Dokument.
Zudem wurde die gesamte graphische Oberfläche für PROXESS-Webservereinstellungen modernisiert, was die Einrichtung intuitiver und nutzerfreundlicher macht. Vor allem Administratoren dürften sich über neue Business Tools, wie den PROXESS Job Server, die PROXESS E-Rechnung und die Verarbeitung von XRechnungs- und ZugFerd-Formaten freuen, die das Gesamtpaket zur Automatisierung von Standardprozessen abrunden.

Integration in Microsoft Office 365 wird ausgebaut
Auch die Integration in die Microsoft Office 365 Suite wurde ausgebaut. Anwender*innen können neben E-Mails aus Outlook 365 nun auch Dateien aus Microsoft Word, Excel und PowerPoint 365 direkt archivieren. Der Funktionsumfang der Add-Ins wurde ebenfalls erweitert: PROXESS-Schnellablagen und der Rückgriff auf Stammdaten machen die individuelle Ablage hier noch komfortabler und schneller. Die PROXESS-Integrationen für die 365-Programme sind als kostenlose Add-Ins im Microsoft Store verfügbar. Ebenfalls kostenfrei kann die App über den Apple App Store oder den Google Play Store auf das eigene Mobilgerät heruntergeladen werden.

Qualifizierte Signatur von Scan-Dokumenten
Mit PROXESS ist nun die qualifizierte Signatur von Scan-Dokumenten möglich. Um den rechtlichen Anforderungen einiger EU-Länder Rechnung zu tragen, können Papierdokumente über den PROXESS Scan Client eingescannt, automatisiert mit einer digitalen, qualifizierten Signatur versehen und archiviert werden.

Neue Integrationsplattform PROXESS Hub
Das PROXESS DMS wird strategisch um ein neues Integrationstool für Drittsysteme wie ERP und FIBU erweitert. Basierend auf der Technologie des Microsoft BizTalk Servers bietet das neue Tool PROXESS Hub gerade in hybriden Umgebungen die perfekte Lösung zur einfachen Archivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, für die Index-Verknüpfung, die Bereitstellung von Stammdaten aus und die Übertragung von relevanten Daten an Drittsysteme zur weiteren Verarbeitung. Dabei gibt sich PROXESS Hub äußerst flexibel: Je nach Anforderung ist das Tool On-Premises oder via Cloud im Einsatz und arbeitet wahlweise mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices zusammen. Auch nach einem Go-Live sind Änderungen oder Erweiterungen einer Integration mit dem PROXESS Hub schnell umsetzbar. Nicht zuletzt bietet das integrierte Remote-Monitoringtool viel Sicherheit und Transparenz.

Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Auf dieser Basis wurde auch ein neues PROXESS-Modul für Microsoft D365 Business Central geschaffen. Mit der Integration von PROXESS DMS in Business Central werden ein- oder ausgehende Dokumente rechtssicher und GoBD-konform in PROXESS archiviert. Die Dokumente können anschließend sowohl in der gewohnten Business-Central-Oberfläche als auch standortunabhängig und ohne ERP-Zugriff über den PROXESS Web Client recherchiert und angezeigt werden. Die neue Integration unterstützt nicht nur die Ablage und den Zugriff, sondern bildet auch den gesamten digitalen Eingangsrechnungsprozess ab – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FIBU. Zusätzlich können einzelne Belege per Drag & Drop einem Vorgang oder Dokument in Business Central – wie E-Mails, technischen Zeichnungen oder Anleitungen – als Zusatzinformationen beigefügt und archiviert werden. Als besonders praktisch erweist sich das einfache Customizing-Tool, durch das der Anwender unterschiedliche ERP-Belegarten für die Archivierung aktivieren, mappen und die Übergabe von Daten zeitlich steuern kann. In der Verwaltungskonsole behält er stets den Überblick über Datenströme und den Bearbeitungsstand von Dokumenten.

Das PROXESS Release 2022 R1 wird ab sofort ausgerollt.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

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Verbessertes Qualitätsmanagement, mehr Platz und Reduktion der Kosten: Medizintechnische Manufaktur ULTRADENT digitalisiert mit PROXESS DMS

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Die ULTRADENT GmbH & Co. KG – Spezialist für die Einzelfertigung von Behandlungsplätzen bei Zahnärzten, Kieferorthopäden, Kieferchirurgen und in der Prophylaxe – digitalisiert und archiviert ihre Unternehmensdokumente mit PROXESS DMS. Eingeführt mit dem Ziel, eine sichere Aufbewahrung, mehr Transparenz und einen schnelleren Zugriff auf Informationen zu schaffen, sorgt das Dokumentenmanagementsystem (DMS) heute nicht nur für zeitsparende und transparente digitale Abläufe, sondern unterstützt darüber hinaus maßgeblich das Qualitätsmanagement in der Einzelfertigung.

Digitalisierungsprozesse „step-by-step“ optimiert
Bereits seit 2009 digitalisiert und archiviert das Familienunternehmen aus München Dokumente GoBD-konform mit dem DMS von PROXESS. Dabei wurde mit der Archivierung eines Teilbereichs begonnen, weil die Faxsoftware bei der Speicherung der Bestellbelege an ihre Kapazitätsgrenze stieß. „Da es schnell gehen musste, setzten wir PROXESS zunächst mit einer kleinen Lizenz singulär zur Archivierung unserer Fax-Kundenbestellungen ein“, erinnert sich Ludwig J. Ostner, Geschäftsführer bei ULTRADENT. Kurz darauf kamen dann sukzessive weitere Belegarten und Unternehmensprozesse hinzu. So gibt es heute auch Schnittstellen zum eingesetzten Qualitätsmanagementsystem (QM) e@sy process und zur AS/400-Warenwirtschaft. Alle Ausgangsdokumente beider Systeme werden automatisch in das PROXESS Archiv übertragen. Ebenso kann der Zugriff auf das Archiv direkt aus den beiden Systeme erfolgen. Wo früher also Wände voller Aktenordner standen, werden heute nicht nur Druckkosten und Platz eingespart. Auch der Suchaufwand für die Mitarbeitenden in der Produktion und dem Kundenservice hat sich maßgeblich reduziert. Nicht zuletzt vereinfachen die digitale Ablage und der ort- wie zeitunabhängige Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem via Web Client die hybride Arbeitsweise im Unternehmen und sorgten während des Lockdowns dafür, dass der Betrieb nahezu eins zu eins weiterlaufen konnte.

Transparenz und automatisierte Abläufe
Für die medizintechnische Manufaktur spielen neben der Digitalisierung von kaufmännischen Belegen inzwischen auch die Archivierung und Versionierung von produktionstechnischen Dokumenten sowie Verfahrensanweisungen eine herausragende Rolle. Denn wenn im Rahmen der Herstellung eine Verfahrensanweisung oder Produktbeschreibung gesucht wird, recherchiert der Mitarbeitende am Bildschirm über das eingesetzte Qualitätsmanagementsystem e@sy process nach der Objekt- oder Vorgangsnummer. Dank der vorhandenen Schnittstelle werden von dort aus über einen direkten Link mit dem PROXESS Web Client die passenden Arbeits- und Verfahrensanweisungen aus dem Archiv aufgerufen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch das integrierte Änderungstracking: Bearbeitete und geänderte Anweisungen sowie Dokumentationen werden im Archiv automatisch versioniert. So ist es jederzeit möglich, auch ältere Versionen anzuzeigen. Durch PROXESS sind die notwendigen QM-Unterlagen aber nicht nur schneller zu finden – es werden zudem automatisch die gesetzlichen Vorgaben zu deren Aufbewahrung erfüllt.

Das PROXESS gebündelt alle Informationen zu einem Auftrag per Tastendruck liefert, optimiert nicht nur das Qualitätsmanagement, sondern führt bei ULTRADENT auch zu einer noch stärkeren Kundenorientierung und beschleunigt die Verfahren. „Man kann sich die Bestellung eines neuen Zahnarztbehandlungsstuhls inklusive der technischen Ausstattung wie die Konfiguration eines Neuwagens vorstellen. Am Ende gleicht kein Stuhl dem anderen“, erklärt Tobias Reichardt, IT-Administrator bei ULTRADENT. Alle kaufmännischen Belege werden unter einer zentralen Klammer, der Auftragsnummer, abgelegt und archiviert. Die vollständige Auftragsdokumentation ist in zweierlei Hinsicht entscheidend: Zum einen müssen aus kaufmännischer Sicht alle Dokumente eines Auftrags schnell zur Hand sein, damit der Kundendienst sofort nachvollziehen kann, welche Teile genau in diesem Behandlungsstuhl verbaut wurden. Zum anderen fällt bei den technisch anspruchsvollen Behandlungseinheiten im Rahmen der Produktion eine umfangreiche technische Dokumentation an. Daher werden alle technischen Beschreibungen dem entsprechenden Auftrag zugeordnet bzw. mit ihm verknüpft. So sind die technischen Beschreibungen der Bauteile in der Produktion und im nachgelagerten Kundendienst schnell über den Auftrag abrufbar.

Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und -prüfung
Neben der Schnittstelle zu e@sy process ist auch eine zur AS/400-Warenwirtschaft vorhanden. Denn ULTRADENT setzt auch auf einen komplett digitalisierten Ablauf bei der Eingangsrechnungsbearbeitung. Die rund zehn bis 20 Eingangsrechnungen pro Tag laufen in einem E-Mail-Postfach zusammen. Von dort aus werden sie automatisiert in einen digitalen PROXESS-Eingangskorb übergeben und mit einem virtuellen Barcode ausgestattet. Damit sind die Eingangsdokumente bereits sicher und rechtskonform abgelegt und keine Rechnung geht mehr verloren. Nach der Erfassung und Bearbeitung in der eigenen AS/400-Warenwirtschaft werden die Rechnungen über einen automatischen Indexlauf mit den Belegmetadaten wie Lieferantennummer, Belegnummer, Datum etc. versehen und endgültig verschlagwortet. Anschließend erfolgt die Freigabe der Eingangsrechnungen durch die Geschäftsleitung per digitalem Freigabestempel über den PROXESS Web Client und die abschließende Buchung sowie Zahlung durch die Buchhaltung.

Resümierend ist sich Ludwig J. Ostner sicher: „Ohne PROXESS würden wir uns im Informations- und Dokumentationsdschungel verirren, müssten viel länger suchen und wären bei weitem nicht so kundenorientiert aufgestellt, wie wir das heute sind“.

 

Über ULTRADENT
Die ULTRADENT GmbH & Co. KG fertigt Behandlungsplätze, die bei Zahnärzten, Kieferorthopäden, Kieferchirurgen und in der Prophylaxe zum Einsatz kommen. Als Hans Ostner das Unternehmen ULTRADENT im Jahr 1924 in München gründete, folgte er Werten, die für ULTRADENT bis zum heutigen Tag verbindlich sind. Sein Anliegen war es, technische Errungenschaften auf Basis von Tradition und Erfahrung mit dynamischem Erfindergeist auf ein immer neues Innovationsniveau zu bringen. Diesem Leitspruch fühlt sich das Unternehmen nach wie vor verpflichtet. So fertigt ULTRADENT auch heute noch als mittelständisches Familienunternehmen, das sich zu den Vorteilen der Manufaktur-Herstellung bekennt, in München.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

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Zwei Teamplayer: PROXESS Dokumentenmanagement und Microsoft Dynamics 365 Business Central

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Neues DMS-Modul bietet rechtskonforme Archivintegration und optimiert Durchlaufzeiten durch integrierten digitalen Eingangsrechnungsprozess

Ab sofort bietet PROXESS, Experte für Dokumentenmanagement, eine umfassende Integration seiner Softwarelösung PROXESS DMS in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Es wurde eine eigene Business Central App entwickelt, die eine nahtlose Integration des DMS in Microsoft Dynamics ermöglicht. Dank des neuen Moduls werden ein- und ausgehende Dokumente aller Belegarten direkt aus Business Central heraus GoBD-konform archiviert. Per Drag & Drop lassen sich weitere digitale Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder Ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder einer Akte hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch korrekt zugeordnet und mit den richtigen Schlagworten im Archiv versehen und so die spätere Suche vereinfacht.

Integrierte digitale Eingangsrechnungserfassung und -workflow
Die neue Integration unterstützt aber nicht nur die Ablage und den Zugriff auf Dokumente, sondern bildet auch den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital ab – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FIBU. Sowohl digital eingehende Rechnungen als auch gescannte Papierrechnungen werden durch PROXESS per OCR ausgelesen. Beim KI-gestützten Erkennen der Rechnungen und Gutschriften greift PROXESS auf die Business Central-Stammdaten zurück. So werden Zahlungskonditionen und Bestellpositionen automatisiert geprüft und eine Vorerfassung in der Buchhaltung ausgelöst. Entsprechend entfällt die manuelle Belegerfassung im ERP inklusive damit einhergehender Fehlerquellen und dem entstehenden Aufwand. Auch der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen erfolgt über einen integrierten digitalen PROXESS-Workflow, der nach den Wünschen des Anwenders gestaltet werden kann. Nach der Kontierung und Zahlungsfreigabe werden Rechnungsbeleg, Bearbeitungsprotokoll und Buchungsdaten automatisch rechtssicher in PROXESS archiviert. Da im Business Central-Dashboard alle Funktionen der Integration abgebildet sind, ist ein Überblick über den Bearbeitungsstand der Dokumente auf einen Blick zu sehen.

Die Verknüpfung des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS mit Microsoft Dynamics sorgt nicht nur für eine einfache und sichere Archivierung und für einen schnellen Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus der ERP-Oberfläche, sondern auch für mehr Effizienz rund um die Dokumentenprozesse in Unternehmen. Für Mitarbeiter ohne ERP-Zugang ist der Archivzugriff über den PROXESS Web Client möglich. Für maximale Sicherheit greift dabei immer das eingerichtete Benutzer- und Zugriffsrechtekonzept.

Einfaches Customizing und Monitoring
Als praktisch für Administratoren erweist sich das integrierte Customizing-Tool, in dem auch die Übergabe von Daten zeitlich gesteuert und kontrolliert wird.

Die Integration von PROXESS DMS steht für Microsoft D365 Business Central ab Version 16 für On-Premise- und Cloud-Varianten zur Verfügung und ist erst der Anfang. Eine Verknüpfung mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management wird ebenfalls zeitnah erhältlich sein.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Kira Mittmann • kira(at)konstant.de

 

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Digitales Vertragsmanagement von PROXESS: Rechtssichere Archivierung, integriertes Auswertungs- und Planungstool sowie automatisierte Fristen- und Aufgabenerinnerung

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Die Digitalisierung in Unternehmen hat Fahrt aufgenommen, stoppt aber häufig bei der Vertragsverwaltung, die vielerorts noch analog umgesetzt wird. Firmen verpassen nicht selten Kündigungsfristen, investieren Zeit in lästige Recherche und treffen Fehlentscheidungen aufgrund mangelnder Informationen und Unwissenheit. Mit dem digitalen Vertragsmanagement schafft PROXESS Abhilfe. So muss der gesamte Bestand an Leasing-, Miet-, Service-, Kauf- und Kooperationsverträgen nicht mehr in mühevoller Handarbeit verwaltet werden. Das PROXESS Vertragsmanagement bündelt alle Dokumente in einem einheitlichen, zentralen System mit komfortablen Such- und Filterfunktionen – ist dabei aber weit mehr als eine digitalisierte Ablage.

Als Wecker für Auslauf- und Kündigungsfristen trägt die Lösung wesentlich zur Kostensenkung bei – ungewollte Vertragsverlängerungen sind Vergangenheit. Die Verantwortlichen werden auf Wunsch automatisch per E-Mail erinnert und gewarnt. So sind sie ganz ohne Rechercheaufwand immer auf dem aktuellen Stand und wissen, wann welcher Vertrag ausläuft, gekündigt oder verlängert werden muss. Dank der integrierten Controlling- und Auswertungstools mit Liquiditäts- und Zahlungsplan können Führungskräfte ihre zukünftigen Entscheidungen außerdem gezielt treffen und Kosten optimieren. Mit wenigen Klicks erhalten sie Budget- und Planzahlen oder detaillierte Kalkulationen von Einnahmen und Ausgaben für einen gewissen Zeitraum.

Nicht nur, aber insbesondere bei Verträgen spielen die rechtssichere Archivierung und die Zugriffsregelung eine entscheidende Rolle. Es handelt sich nicht selten um sensible Daten oder vertrauliche Informationen. Entsprechend verfügt das PROXESS Vertragsmanagement über ein umfassendes Berechtigungskonzept, in dem Zugriffsregeln exakt pro Vertragsart, organisatorische Einheit, Funktionsgruppe oder personenbezogen definiert werden können. Zudem unterstützt es qualitativ unterschiedliche Berechtigungsstufen vom einfachen Leserecht bis zum umfangreichen Bearbeiten und Auswerten wichtiger Finanzdaten. Die Verträge werden auf Wunsch außerdem automatisch mit den Vorgangsdaten ihrer Bearbeitung im revisionssicheren PROXESS Archiv digital abgespeichert.

Die Integration in ein persönliches MS Outlook-Postfach ist ebenfalls möglich. PROXESS vereinfacht Mitarbeitenden die digitale, abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit an unterschiedlichen Dokumenten und Ordnern – auch aus dem Homeoffice. Über den Webclient haben Berechtigte außerdem unterwegs Zugriff auf das System. So stehen selbst bei einem Kundengespräch über wenige Klicks alle relevanten Vertragsinformationen zur Verfügung – egal, ob via Laptop, Tablet oder Smartphone.
Das PROXESS Vertragsmanagement ist eine eigenständige Lösung, kann aber auch als modulares Tool innerhalb des DMS genutzt werden. Über Standardschnittstellen erfolgt die einfache Anbindung weiterer Drittsysteme.

 

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

 

PR KONSTANT ist die PR-Agentur von PROXESS.

Folgende Pressebilder von PROXESS werden ausschließlich für eine nichtkommerzielle Nutzung im Rahmen einer redaktionellen Berichterstattung zur Verfügung gestellt. Nur für diesen Zweck dürfen die Bilder ohne weitere Absprache Verwendung finden.