Von der Quelle bis zum Feinschliff: Unterschiedliche Geschäftsbereiche der Gebrüder Rhodius Gruppe benötigen ein zentrales DMS / PROXESS bietet zentrale Verwaltung getrennter Archive und Optimierung der Verwaltungsprozesse durch Workflows

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Die Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG meistert den digitalen Wandel mit der DMS-Lösung von PROXESS – und das mit zwei komplett unterschiedlichen Geschäftsbereichen: Mineralquellen sowie Getränke und Schleifwerkzeuge.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist Grundvoraussetzung für ein zeitgemäßes Datenmanagement. Bei der Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG hat man diesen Weitblick schon früh bewiesen und mit der Einführung von PROXESS auf ein DMS gesetzt, das sämtliche Informationen und Daten schnell, zuverlässig und kompetent verarbeitet. Die Herausforderung liegt in den getrennten Geschäftsbereichen, die zwar separate Archive benötigen, aber gemeinsam von der Holding verwaltet werden. PROXESS DMS bietet dazu eine saubere Lösung.

Regionale Nähe und alles aus einer Hand
Bereits im Jahr 2006 erkennt die Unternehmensgruppe Gebrüder Rhodius, welche Wettbewerbsvorteile und betrieblichen Optimierungen die digitale Transformation mit sich bringt und entscheidet sich für die Einführung einer Dokumentenmanagementlösung. Gerd Kohlhaas, Leiter IT und Organisation, erinnert sich: „Letztendlich haben wir uns für PROXESS entschieden, weil wir Wert auf einen regionalen Anbieter gelegt haben, der uns zudem alles aus einer Hand liefern konnte. So haben wir neben der Software hier auch gleich passende Spezialhardware wie Scanner oder Multifunktionsgeräte bezogen.“

Weniger Ablage und Druckkosten – mehr Raum
Primäre Ziele sind damals die Reduzierung der manuellen Belegablage und des Platzbedarfs für das enorme Aktenaufkommen sowie der Druckkosten. „Wir hatten riesige Dokumentenarchive im ganzen Haus verteilt. So hatte etwa der Verkauf alleine schon ein 12 Meter langes und 2,5 Meter hohes Hängeregisterarchiv mit einer Vielzahl von Kundenakten. Ganz abgesehen vom Handling der Papierdokumente, konnten wir das Aktenaufkommen auch platztechnisch nicht mehr bewältigen.“

PROXESS ist optimal in beide ERP-Systeme integriert
Eine Projektgruppe aus Rhodius- und PROXESS-Mitarbeitern erarbeitet einen dreistufigen Projektplan. Im ersten Schritt werden die aus den beiden eingesetzten ERP-Systemen, Infor LN ERP und INTEGRA ERP, ausgehenden Verkaufsunterlagen archiviert. Gerd Kohlhaas: „Uns war sehr wichtig, dass PROXESS von Beginn an voll in unsere beiden ERP-Systeme integriert wurde. Wir können die von den ERP-Lösungen bereitgestellten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen automatisch direkt in PROXESS archivieren. Die Verschlagwortung erfolgt dabei über eine separate Indexdatei.“

Digitale Eingangsrechnungsbearbeitung
Im zweiten Schritt werden Eingangsbelege eingescannt und archiviert. Die Warenrechnungen werden zunächst in einen Pool im PROXESS Archiv erfasst, dann im ERP bearbeitet und über das Barcodeverfahren nachträglich indexiert und zugeordnet. Seit 2021 werden auch Kostenrechnungen digital verarbeitet. Egal ob sie per Post oder als PDF per E-Mail eingehen – sie werden durch die PROXESS Belegerkennung ausgelesen und in einen digitalen Prüfungs- und Freigabeworkflow übergeben. Nach ihrer Verbuchung werden die Rechnungen automatisch mit der Dokumentation aller Bearbeitungsschritte zur langfristigen Archivierung an das PROXESS Archiv übergeben.

Ein DMS für die ganze Unternehmensgruppe
Die zentral in der Holding angesiedelte Buchhaltung verwaltet drei eigenständige Mandanten, die in getrennten PROXESS Archiven aufbewahrt werden. „Wir mussten uns eine Systematik überlegen, wie wir die einzelnen Dokumente aus den verschiedenen Unternehmensbereichen innerhalb eines DMS sauber trennen können. Die Mandantenfähigkeit von PROXESS mit getrennten Archiven für jeden Bereich war damals ein Highlight für uns. Mittlerweile haben wir Datenbanken für die Bereiche Holding, Schleifwerkzeuge, Mineralquellen, für die Niederlassungen in Frankreich und den Niederlanden und eine weitere Datenbank, ausgestattet mit besonderen Sicherheitsfunktionen für das Personalwesen“, erläutert der IT-Leiter.

Digitale Workflows optimieren die internen Abläufe
Um die internen Abläufe effizienter zu gestalten, setzt Rhodius verschiedene digitale Workflows ein: Allen voran der Workflow zur Eingangsrechnungsprüfung, aber auch die Verwaltung von Personalakten und Verträgen wird über digitale Workflows gesteuert. Durch das digitale Vertragsmanagement werden so nicht nur die internen Abläufe optimiert, sondern auch alle Vertragsdokumente automatisch rechtssicher in PROXESS archiviert. „Früher ging das ein oder andere Papierdokument schon einmal verloren oder wichtige Dokumente landeten ganz unten in der Ablage. Mit den PROXESS Workflows können Dokumente digital bearbeitet und schnell durchs Unternehmen geleitet werden. Ich könnte viele Beispiele nennen, wie PROXESS die internen Abläufe in der Unternehmensgruppe optimiert. Diese digitalen Workflows bauen wir daher sukzessive immer weiter aus.“

Sensible Personaldaten sicher schützen
Ein wichtiger Punkt ist für Rhodius auch die komplette Übernahme der Personalakten und der Gehaltsabrechnungsdaten in PROXESS DMS. Besonderen Wert legen Geschäftsleitung und Betriebsrat dabei auf detaillierte Zugriffsberechtigungen, damit die sensiblen Daten optimal vor unerwünschtem Zugriff geschützt sind. „In PROXESS können wir die Mitarbeiter der Personalabteilung mit funktionalen und inhaltlichen Rechten so ausstatten, dass sie den ausschließlichen Zugriff auf die Personalakten und Abrechnungsdaten haben und somit die Anforderungen der Geschäftsleitung und des Betriebsrats vollauf erfüllen“, so Gerd Kohlhaas.

Bereits mehrere Millionen Dokumente archiviert
Heute hat die Rhodius-Unternehmensgruppe in sechs Datenbanken einige Millionen Dokumente archiviert. Dabei hat fast jedes Dokument mehrere Seiten. Gerd Kohlhaas: „Ohne ein DMS könnten wir die Vielzahl an Belegen und die strukturierte Ablage gar nicht mehr bewältigen. Bei uns bildet das PROXESS DMS die Basis für alle Dokumente, die einer gesetzeskonformen Langzeitarchivierung obliegen. Egal ob Zolldokumente, Kundenakten oder Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Oberstes Ziel ist, dass alles im DMS zusammenläuft.“ PROXESS wird bei Rhodius in allen Abteilungen eingesetzt und genutzt. Dank des hohen Digitalisierungsgrads können die Mitarbeiter so auch im Home-Office problemlos auf alle Dokumente und auf die digitalen Workflows zugreifen. Gerd Kohlhaas fasst zusammen: „Mit PROXESS haben wir ein DMS gefunden, das nach 20 Jahren Einsatz immer noch sehr schnell und zuverlässig läuft. Die Volltextsuche funktioniert sehr gut und PROXESS ist einfach zu handhaben. Aspekte, die für uns sehr wichtig sind!“

 

Über Rhodius
Vor knapp 200 Jahren wurde das Unternehmen Rhodius mit Sitz in Burgbrohl gegründet und hat heute zwei unterschiedliche Geschäftsbereiche: Mineralquellen und Getränke und Schleifwerkzeuge. Das in der achten Generation geführte Familienunternehmen ist mit 6 internationalen Niederlassungen und 600 Mitarbeitern eines der größten mittelständischen Unternehmen im nördlichen Rheinland-Pfalz. Die Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG mit Sitz in Burgbrohl koordiniert als Holding alle Standorte im In- und Ausland. Sie realisiert für die beiden Tochterunternehmen Dienstleistungen für das Finanz-, Rechnungs- und Personalwesen sowie die Informationsverarbeitung.

 

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Sichere Aufbewahrung von Gesundheitsdaten: Sanitätshaus Müller Betten meistert Homeoffice-Umstellung ad hoc mit PROXESS DMS

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Seit mehr als 25 Jahren setzt das Sanitätshaus Müller Betten, Fachhändler für Rehabilitations- und Medizintechnik, Homecare sowie Kinderversorgung, in Sachen digitaler Belegarchivierung auf das Dokumentenmanagementsystem von PROXESS. So kann das Unternehmen aus Engelskirchen bei Köln nicht nur die Herausforderungen des dezentralen Dokumentenaufkommens an insgesamt sechs verschiedenen Standorten in Deutschland sowie der heterogenen Abrechnungssysteme verschiedener Krankenkassen meistern, sondern auch die im Gesundheitswesen besonders wichtige, langfristige und sichere Aufbewahrung von sensiblen personenbezogenen Daten sicherstellen. Während der Corona-Pandemie hat sich der hohe Digitalisierungsgrad nun einmal mehr bewährt, da das Unternehmen dank der bestehenden Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig auf Dokumente zuzugreifen, nahezu ad hoc auf Homeoffice umstellen konnte.

Das Sanitätshaus Müller Betten hat das DMS von PROXESS in alle Abläufe rund um die eingesetzte MS Dynamics 365 Business Central-Applikation EASY SAN – eine spezielle ERP-Lösung für den Sanitätsfachhandel – integriert. Alle ausgehenden Dokumente aus EASY SAN werden dabei automatisch in PDF konvertiert und mitsamt relevanter Belegs-, Vorgangs- und Stammdaten über eine Schnittstelle zu PROXESS übertragen sowie archiviert. Anschließend sind die Dokumente jederzeit flexibel mithilfe dieser Kriterien recherchierbar. Papierbelege, darunter auch solche, die wie Vertragsunterlagen, Lieferscheine oder Serviceberichte von Reparaturaufträgen eine Unterschrift oder externe Vermerke enthalten, werden wiederum mithilfe des PROXESS Scanmoduls erfasst und über eine Barcode-Verknüpfung dem zugrundeliegenden Versorgungsfall zugeordnet. Der Zugriff auf das zentrale Unternehmensarchiv sowie darin enthaltene Belege erfolgt dabei über die Terminal-Server-Lösungen, die auch für die Arbeit mit der ERP-Software zum Einsatz kommen. So lässt sich im Falle der Verlängerung einer Hilfsmittelüberlassung beispielsweise direkt aus der ERP-Oberfläche der archivierte Erst-Lieferschein öffnen und um den Beleg für die weiterführende Berechnung der Kostenpauschale an die Krankenkasse ergänzen. Des Weiteren können über die PROXESS Office Integration alle Office-Dokumente, die nicht über das ERP bearbeitet werden, individuell zu einem archivierten Vorgang hinzugefügt werden – beispielsweise Kundenschreiben, Bilder oder E-Mail-Korrespondenzen.

„Gerade in unserer Branche geht es um sensible personenbezogene Daten, die wir mit dem ausführlichen und TÜV-zertifizierten Sicherheitskonzept von PROXESS perfekt vor unberechtigten Zugriffen schützen können”, so Georg Schmitz, IT-Leiter beim Sanitätshaus Müller Betten. Denn die PROXESS-Lösung bietet detaillierte, qualitative Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene. Auch eine lückenlose IT-Administration ist möglich, ohne dass der Administrator Zugriff auf Archivinhalte oder Einsicht in die Dokumente hat. Die Aufbewahrungsfristen reichen bei Medizinprodukten von 30 Jahren bis zu lebenslang. „Auch deshalb haben wir uns vor über 25 Jahren für PROXESS entschieden. Denn unsere Daten wissen wir hier auch über diesen langen Zeitraum sicher und performant aufbewahrt. Die dreischichtige Client-Server-Architektur von PROXESS geht selbst bei hohen Datenmengen nicht in die Knie, sondern liefert auch nach vielen Jahren in Sekundenschnelle die angeforderten Belege”, ergänzt Geschäftsführer Georg Müller. Auf diese Weise sorgt der Einsatz der PROXESS-Lösung auch für eine höhere Effizienz bei der Abwicklung von Serviceanfragen: Mussten Papierbelege in der Vergangenheit noch über ein internes Callcenter angefordert, manuell herausgesucht und zwischen den Standorten des Unternehmens ausgetauscht werden, lassen sich die über 30 Millionen digital archivierten Dokumente heute jederzeit und von jedem Ort aus recherchieren sowie für Berechtigte direkt integriert in der Business Central-Lösung anzeigen. Das stellt sicher, dass die gewohnten Arbeitsprozesse derzeit auch aus dem Homeoffice heraus eins zu eins weiterlaufen können.

Auch die Abwicklung mit den Krankenkassen erfolgt heute weitgehend digital, da die verschiedenen Abrechnungsplattformen, darunter MIP, LEOS oder egecko, direkt in EASY SAN integriert sind. So werden alle digitalen Dokumente, wie Rezepte, Kostenvoranschläge, Genehmigungen, Liefernachweise, Rückholungs- oder Reparaturbelege, in Echtzeit an das PROXESS-Archiv übergeben und im einzelnen Versorgungsfall ergänzt. In Zukunft plant das Sanitätshaus die Digitalisierung auch im Bereich Einkauf weiter voranzutreiben. Ziel ist es auch dort, die digital eingehenden Auftragsbestätigungen und Rechnungen ohne Umwege über Ausdrucken und Scannen direkt nach ihrem Eingang zu der jeweiligen Bestellung in PROXESS zuordnen zu können.

 

Über Sanitätshaus Müller Betten
Das SANITÄTSHAUS MÜLLER BETTEN ist ein Familienunternehmen aus Engelskirchen bei Köln mit rund 500 Mitarbeitern. SMB hat sich auf die bundesweite Versorgung von Patienten mit Hilfsmitteln spezialisiert. Moderne Lagerlogistik, eine große Fahrzeugflotte, erfahrene Techniker und ein großes Team im Kundenservice sorgen für die schnelle und zuverlässige Versorgung aller Kunden. Als bundesweiter Hilfsmittelversorger hat das Unternehmen viele Produkte zu Reha- und Medizintechnik, Homecare und zur Kinderversorgung im Angebot.

 

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PROXESS Now: Neue App digitalisiert und archiviert Papierbelege einfach und mobil

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Ob im Homeoffice, bei fehlendem Scanner im Büro oder bei der Warenauslieferung: Die neue App PROXESS Now ergänzt das Dokumentenmanagementsystem von PROXESS als mobiler Assistent und sorgt für eine schnelle Digitalisierung von Papierbelegen mit dem Smartphone oder Tablet. Abfotografieren, Beschreibung eingeben und hochladen, so einfach ersetzt die Applikation im Homeoffice oder in Desk-Sharing-Bereichen den Scanner und stellt die Dokumente in Echtzeit für berechtigte Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung. Dabei bietet PROXESS Now auch bei der Indexierung Unterstützung. So ist statt händischer Schlagworteingabe zur Beschreibung auch eine automatische Verschlagwortung durch einen QR-Code mit darin gespeicherten Dokumentinformationen möglich. Abfotografierte Belege können bequem zu einem vorhandenen Vorgang im zentralen PROXESS-Archiv hinzugefügt oder als neuer Vorgang abgelegt werden. Entsprechend sorgt die Applikation ortsunabhängig für eine rechtssichere Archivierung.

Doch nicht nur bei der Heimarbeit oder in Desk-Sharing-Bereichen fungiert die App als smarter Helfer, auch für die mobile Archivierung von Auslieferungsnachweisen erweist sie sich als besonders praktisch. Denn Unternehmen können sich den Erhalt der Ware vom Empfänger quittieren und diese Belege noch an Ort und Stelle durch den Auslieferungsfahrer via PROXESS Now scannen und im Unternehmensarchiv ablegen lassen. So sind die Liefernachweise direkt nach der Auslieferung zentral abgelegt und abrufbar.

Die neue DMS-App PROXESS Now ist ab sofort für Android sowie iOS verfügbar und kann bei vorhandener PROXESS-Nutzerlizenz kostenfrei genutzt werden.

 

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Neue DMS-Standardfunktionen für abas-Anwender: Integration von PROXESS DMS in neue abas ERP Dashboard-Technologie bietet erweiterten Funktionsumfang und ein optimiertes Handling

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Als abas DMS ist die fortschrittliche Dokumentenmanagementlösung von PROXESS als OEM-Komponente seit Jahren fester Bestandteil der abas ERP-Produktfamilie und unterstützt Anwender bei der effizienten Handhabung aller Dokumentenprozesse im Unternehmen. Mit dem Upgrade auf die neue ERP-Version abas ERP 20 sind die DMS-Funktionen von den Business Apps in die neuen abas Dashboards umgezogen. Dabei bietet die neue Oberfläche nicht nur ein moderneres und gleichzeitig intuitiveres Look and Feel, sondern wartet darüber hinaus mit verschiedenen Neuerungen rund um den Umgang mit archivierten Dokumenten auf.

In diesem Zuge hat auch die Suchfunktion eine Aufrüstung erfahren: Innerhalb der in abas angezeigten Trefferliste können die Suche weiter verfeinert und die Trefferliste so weiter eingegrenzt werden. Neu ist dabei, dass eine weiterführende Suche in einzelnen Spalten der Trefferliste wie Belegart, Betreff oder Belegnummer stattfinden kann.

Darüber hinaus ist das Anzeigemodul PROXESS-Viewer in die neue abas-Oberfläche integriert, wodurch sich die Dokumentanzeige nicht länger auf PDF- und TIFF-Dateien beschränkt, sondern fortan über 50 gängige Formate unterstützt. Damit einher gehen auch neue Bearbeitungsoptionen, um archivierte Dokumente beispielsweise mit Stempeln oder Anmerkungen zu versehen. Durch den gleichzeitigen Erhalt der jeweiligen Originalversion, bleibt die revisionssichere Archivierung dabei jederzeit garantiert. „Der Umstieg weg von den Business Apps hin zur neuen Dashboard-Technologie hat unsere DMS-Integration in die abas ERP-Lösung nicht nur auf eine zukunftsorientierte technologische Plattform gehoben, sondern bietet dem Nutzer zusätzlich ein Funktionsupgrade beim Suchen, Anzeigen und Arbeiten mit archivierten Dokumenten“, fasst Lutz Krocker, Leiter Produktmanagement bei PROXESS zusammen.

abas DMS powered by PROXESS
Das integrierte Dokumentenmanagementsystem auf Basis des PROXESS DMS fungiert als umfassende Informationszentrale und reduziert nicht nur die Zeit der Suche. Das abas DMS sorgt automatisiert für die Archivierung aller Dokumente im Unternehmen, ob gescannte Papiere oder importierte, digitale Dateien, inklusive Indexierung nach Kriterien der abas-Datenbanken. Selbstverständlich erfüllt das PROXESS-basierte System sämtliche Merkmale einer langfristigen, revisionssicheren Archivierung und ist rechtskonform sowie fälschungsgeschützt. Dabei ist der Zugriff auf die Dokumente direkt aus dem ERP-System heraus möglich.

Papierdokumente werden gescannt und über Barcodes mit den in abas ERP erfassten Vorgängen verknüpft. Grundlegend erfolgt eine Zuordnung der Dokumente zu einem Auftrag, Projekt oder Kunden, sodass jederzeit alle Informationen im Zusammenhang mit den Geschäftsvorgängen verfügbar sind.

Bei Eingabe eines einzigen Suchkriteriums – etwa einer Auftragsnummer – präsentiert abas DMS entsprechend den gesamten Vorgang auf dem Bildschirm: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und alle weiteren Belege sowie sämtliche Korrespondenzen. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern vor allem Kapazitäten durch Reduzierung der Suchzeiten und Optimierung des Workflows mittels vordefinierter Abläufe. Dabei gibt sich abas DMS äußerst flexibel. So ist optional ein Customizing möglich, um nicht im Standard enthaltene Belegarten, Suchkriterien, Module oder Workflows zu ergänzen und die Standardsoftware an betriebliche Gegebenheiten anzupassen.

 

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Wie KMU nach der Pandemie von neuen digitalen Arbeitsmodellen profitieren können

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Kostenloses Whitepaper von PROXESS

 

Das traditionelle Arbeitsmodell mit festem Arbeitsort und analoger Organisation hat spätestens seit dem Ausbruch von Covid-19 ausgedient. Nicht nur Arbeitnehmer*innen haben die Vorteile von New Work kennengelernt. Auch die Unternehmen selbst profitieren bei richtiger Umsetzung. Doch was heißt „richtig“? Was bedeutet New Work im Arbeitsalltag, vor allem für KMU?

 

Aufschluss gibt ein neues Whitepaper des Experten für Dokumentenmanagement und Workflow-Optimierung PROXESS. Denn gerade KMU müssen agiler und mobiler arbeiten, um mit den Veränderungen nicht nur Schritt zu halten, sondern auch, um Vorteile aus dem New Normal zu generieren. Dabei gibt es elementare Grundlagen, die helfen, neue Arbeitsmodelle einzuführen und gewinnbringend für alle Beteiligten schnell und effizient einzusetzen. Schließlich ist New Work mehr als nur die Arbeit aus dem Homeoffice. Es geht vielmehr um die Flexibilisierung von Arbeitszeit und -ort, dynamische Strukturen, neue Denkmuster sowie Gewohnheiten.

 

Dafür gilt es, die Voraussetzungen zu schaffen. Jetzt, während der Pandemie – vor allem aber für die Zeit danach. Sicher ist: Ein Zurück zur Arbeitsweise wie vor Corona wird es nicht geben. Hybride Arbeitsmodelle mit flexiblen Büroarbeitszeiten gepaart mit Homeoffice-Einsätzen werden sich durchsetzen.

 

In dem kostenlosen Whitepaper zeigt PROXESS, wie Unternehmen die Umstellung auf neue Arbeitsmodelle sinnvoll angehen. Wie die Digitalisierung der Arbeitsweise in mittelständischen Unternehmen mit effizienten Softwarelösungen vorangetrieben werden kann. Was ein Dokumentenmanagementsystem mehr leistet als nur ein digitales Archiv zu sein und wie obendrein praktisch nebenbei komplette Arbeitsabläufe optimiert sowie flexibler gestaltet werden.

 

Auf 16 Seiten informiert das Whitepaper darüber, wie New-Work-Arbeitsweisen im Unternehmen nicht nur Effizienz schaffen, sondern auch die Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter*innen stetig verbessern. Dabei werden gleichermaßen Chancen wie Stolperfallen neuer Arbeitskonzepte herausgestellt, in einem Exkurs auf das Thema Cybersecurity bei Remote Work eingegangen und an Praxisbeispielen dargestellt, wie eine Umsetzung aussehen kann und was der direkte Nutzen ist.

 

Unter www.proxess.de/newwork steht das PROXESS Whitepaper kostenlos zum Download zur Verfügung.

 

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