Von der Umstellung auf die E-Rechnung profitieren sowohl der Rechnungssteller als auch der -empfänger hinsichtlich Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz. Obwohl die Digitalisierung aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken ist, arbeiten viele Unternehmen in der Buchhaltung noch analog. Dabei ist der Nutzen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung selbst für kleine Unternehmen deutlich spürbar. Die Hauptgründe sind ein schnellerer Prozessdurchlauf bei eingehenden Dokumenten, geringere Druckkosten sowie Einsparungen durch die Einhaltung von Skonti und Zahlungsfristen. Aber auch der elektronische Versand von Rechnungen spart nicht nur Druck- und Portokosten: Studien zeigen, dass digital verschickte Rechnungen schneller bezahlt werden. Laut einer Erhebung der Helsinki-Aalto University School of Business verringert sich die Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung im Durchschnitt um zwei Tage.
Das Einsparpotenzial einer digitalen Rechnungsverarbeitung ist sehr hoch und Gegenstand verschiedener Untersuchungen. Laut der Marktstudie des Schweizer Branchenexperten Billentis lassen sich in Zusammenarbeit mit externen Partnern bis zu 64 % der Kosten, beziehungsweise 11,20 Euro pro Rechnung, für das Kreditorenmanagement einsparen. Heiko Paitz, Leiter Consulting DMS bei ComputerKomplett, rechnet vor, dass bei 25 Warenrechnungen, die bei einem Unternehmen täglich eingehen, die jährliche Kostenreduzierung bei 30.000 Euro, beziehungsweise bei 60.000 Euro inklusive Beleglesung, liegen kann. Auch beim digitalen Versand von Rechnungen ergeben sich enorme Kostenvorteile, sie liegen nach Billentis bei 6,60 Euro pro Rechnungsstellung. Geht man von 30 Debitorenrechnungen pro Tag aus, so Heiko Paitz, ergibt sich eine jährliche Ersparnis von 29.000 Euro. Dabei liegt der RoI bei voraussichtlich 6 Monaten.
Doch der Wechsel zur papierarmen Buchhaltung scheint aus Sicht von ComputerKomplett insbesondere kleinen Unternehmen Schwierigkeiten zu bereiten. Zu stark ist die Befürchtung, hinsichtlich Datensicherheit, Gesetzeskonformität und Akzeptanz beim Wirtschaftsprüfer, nicht alles richtig zu machen. Doch Gesetze sind heute kein Hindernis mehr. Spätestens mit Einführung des Steuervereinfachungsgesetzes vom 01. Juli 2011 und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/13/10003 vom 14. November 2014 (GoBD)) wurden die letzten ernsthaften Hürden aus dem Weg geräumt. Nach EU-Recht sind alle Lieferanten öffentlicher Verwaltungen ab dem 27. November 2020 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen, ausgenommen sind Direktaufträge mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von bis zu 1.000 Euro.
Die Analysten erwarten eine neue Ära der Digitalisierung und Automatisierung, die das Umfeld der elektronischen Rechnungsstellung grundlegend verändern wird. Eine weitere Studie ergibt, dass rund 25 % aller Rechnungen zu spät bezahlt werden. Infolgedessen entsteht oftmals, basierend auf dem Gesamteinkaufsvolumen, ein signifikanter, ergebniswirksamer Skontoverlust. Das Beratungshaus Pitney Bowes Management Services (PBMS) zeigt auf: Die typischen Verarbeitungskosten von 13,00 Euro pro Rechnung können in einem mittelständischen Unternehmen durch Digitalisierung und Datenextraktion auf 6,50 Euro reduziert werden. Die IHK Koblenz beziffert die Prozesskostenersparnisse in Unternehmen sogar auf bis zu 11,60 Euro pro Rechnung.
Auf Grundlage von DMS-, ECM- und ERP-Systemen bietet ComputerKomplett die Umsetzung eines digitalen Rechnungswesens bei kleinen, mittleren und großen Betrieben an. Dabei liegt der Return on Investment bei nur 12 Monaten.
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