Vom Schnittstellenchaos zu einer geordneten Systemlandschaft / Endkunde sieht nur die Spitze des Eisbergs während Roqqio die komplexen E-Commerce-Prozesse im Verborgenen vereinfacht

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Der Kunde bestimmt selbst, wie und wo er einkauft oder bezahlt, wohin das Produkt geliefert wird oder wo er es retourniert. „Während der Kunde von einem reibungslosen Einkauf über verschiedene Verkaufskanäle hinweg profitiert, stellt der E-Commerce mit seinen komplexen Prozessen Händler vor große Herausforderungen. Vergleichbar mit einem Eisberg, dessen Großteil sich unter der Wasseroberfläche befindet, bleibt auch die IT mit ihren vielfältigen Backendprozessen für den Kunden im Verborgenen“, erklärt Martin Öztürk, Sales Consultant bei Roqqio. Damit es für den Kunden trotzdem zu einem reibungslosen Einkaufserlebnis kommt, ist eine leistungsfähige API-Schnittstelle Voraussetzung. API’s kommen nicht nur für die Integration von Systemen zum Einsatz, sondern stellen darüber hinaus zentrale Funktionen für andere Systeme wie Onlineshops oder Apps zur Verfügung. Sie ermöglichen die zentrale Datensicht und Bereitstellung von Funktionen – ohne sie für jedes Device neu einzuführen.

Mit der steigenden Anzahl der Verkaufskanäle, müssen Händler zwangsläufig ihre Versandlageroptionen ausweiten. Häufig kommen mehrere Systeme zum Einsatz, wie ERP und Finanzbuchhaltung, Lagerbestände, Zahlarten, Versand- und Retourenoptionen. Die IT-Infrastruktur wächst und die Anforderungen sind hoch: beste Servicequalität, kontinuierlich aktuelle Lagerbestände (um Überverkäufe zu verhindern), die schnelle Anbindung neuer Marktplätze, eine optimale Kundenkommunikation, die Auswahl des am besten geeigneten Versandlagers sowie die Bearbeitung von Aufträgen in unterschiedlichen Datenformaten. „Der Eisberg wird unter der Wasseroberfläche immer größer. Eine Lösung wie die Roqqio Commerce Cloud entkoppelt die Bestandssysteme von der Online-Welt, homogenisiert alle Datenformate und fungiert wie nur eine einzige Integration. Egal, welche und wie viele Onlinekanäle bespielt werden“, so Martin Öztürk.

Insbesondere große, etablierte Firmen tragen im Vergleich zu Start-ups eine belastende IT-Infrastruktur auf ihren Schultern. Die Alt-IT mit ihren vielen Schnittstellen ist aufwendig, kann sowohl organisatorische als auch strukturelle Herausforderungen nicht mehr zufriedenstellend meistern und bremst den schnelllebigen E-Commerce aus. Die Roqqio Commerce Cloud lässt den E-Commerce unabhängig von der Bestands-IT agieren und vereinfacht so ganz nach dem Motto „Best of Breed“ die technische Infrastruktur, ohne sie austauschen zu müssen. So können alle Prozesse unterschiedlicher Systeme optimal sowie reibungslos ineinandergreifen und einheitlich abgebildet werden. Sämtliche Daten inklusive aller relevanten Transaktionsdaten werden synchronisiert und ERP-, CRM-, Logistik- oder Finanzbuchhaltungssysteme angebunden. Auch spezielle Third-Party-Systeme, zum Beispiel für die Personalisierung, automatische Textgenerierung, PIM- oder Logistiksysteme, sind einfach zu integrieren.

Mit der Roqqio-Lösung als Middleware wird ein vorheriges Schnittstellenchaos zu einer optimal geordneten Systemlandschaft. Händler können mit der Geschwindigkeit des sich ständig wandelnden E-Commerce wieder Schritt halten, das Geschäft wird skalierbar und es stehen die Möglichkeiten eines Online-Pure-Players offen. Denn jeder Auftrag, ganz gleich von welchem Touchpoint, wird hinsichtlich seines Datenformats harmonisiert und an die nachgelagerten Systeme weitergegeben. Alle Funktionen und Informationen werden zentral bereitgestellt – so können die gleichen Retourenoptionen beispielsweise über den Online-Shop, die App oder die Kasse angeboten werden. Neue Kanäle, wie Marktplätze, sind auf Wunsch zudem schnell angebunden.

Auch bezüglich der Logistik zeigt die Roqqio Commerce Cloud ein enormes Potenzial. Über einen Routing-Algorithmus wählt das System das optimale Lager für jeden einzelnen Versand aus. Selektiert wird nach Daten wie der Auslastung eines Lagers, dem Bestand, der Nähe zum Endkunden oder der günstigsten Versandoption. Bei Bedarf wird der Auftrag gesplittet und mehrere Lager genutzt. „Das bringt nicht nur einen Geschwindigkeitsvorteil – darüber hinaus werden Überverkaufe und unzufriedene Kunden auf ein Minimum reduziert“, sagt Martin Öztürk.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Till Konstanty • till(at)konstant.de

Neues Release für HABEL DMS: DSGVO-Modul, Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD sowie Optimierung interner Prozesse dank Anbindung an PROXESS Workflow

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Der Softwareanbieter PROXESS sorgt mit einem neuen Update auf HABEL DMS R21 nicht nur für Optimierungen der Lösung HABEL DMS, sondern treibt auch die Verschmelzung zweier hauseigener Systeme voran. User profitieren mit dem neuen Release von erweiterten sowie verbesserten Rechercheoptionen und einem individuell anpassbaren Menü. Aber auch von der Anbindung an PROXESS Workflow, um noch mehr Arbeitsabläufe zu automatisieren. So können beispielsweise über das HABEL Erfassungsmodul eingehende Dokumente, etwa im Rahmen eines Eingangsrechnungsworkflows, an den PROXESS Workflow übergeben werden. Nach der digitalen Bearbeitung der Dokumente im PROXESS Workflow werden die entsprechenden Dateien dann mit allen Vorgangs- und Bearbeitungsdaten langfristig in das HABEL Archiv überführt.

Unterstützung neuer Datenformate und paralleles Bearbeiten von Gruppenportkörben
Mit dem Update einher geht auch die Unterstützung der beiden Datenformate ZUGFeRD und XRechnung. Beide erlauben eine schnelle, fehlerfreie und automatische Indexierung von elektronisch eingehenden Belegen, ohne dass Beleginhalte ausgelesen werden. Ebenfalls hilfreich ist die Möglichkeit Gruppenpostkörbe nun parallel zu bearbeiten. Während der Bearbeitung eines Dokuments durch einen Anwender wird nur noch dieses einzelne Dokument für die anderen Gruppenmitglieder gesperrt. So können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an unterschiedlichen Dokumenten eines gemeinsamen Gruppenpostkorbes arbeiten. Sollte ein User vergessen Dokumente nach Bearbeitung wieder freizugeben, übernimmt das System diese Aufgabe nach einem Tag automatisch.

DSGVO- und Admin-Support
Mit Aktivierung des neuen, integrierten DSGVO-Moduls werden DSGVO-relevante Dokumente automatisch an den internen Datenschutzbeauftragten übermittelt, damit dieser verzögerungsfrei über das weitere Vorgehen entscheiden kann. Hierzu sind verschiedene Features vorgesehen, zum Beispiel Wiedervorlage oder Löschung von abgelehnten Bewerbungsunterlagen nach einer Frist von 6 Monaten. Darüber hinaus wird ein DSGVO-Archiv ausgeliefert, das Belegarten wie Auskunftsanfrage oder Datenschutzvorfall enthält und damit die Dokumentation sowie Nachverfolgung von DSGVO-Anfragen vereinfacht.

Mit dem Release HABEL DMS R21 profitieren aber nicht nur Anwender von einer besseren Usability, sondern auch Administratoren – dank diverser Aktualisierungen und Systemoptimierungen gerade im Bereich Performance bei großen Datenmengen sowie Benutzerverwaltung. Geboten werden auch eine generell schnellere und vereinfachte Durchführung von Updates sowie Verbesserung der Passwortverschlüsselung und die Unterstützung der aktuellsten Version der Volltextdatenbank Lucene für zeiteffiziente Recherchen.

Das neue Release HABEL DMS R21 ist ab sofort verfügbar.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

„Mission ERP“ erfolgreich meistern: e.bootis ag bietet Whitepaper als Unterstützung für die Wahl des richtigen ERP-Systems

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Video zeigt wichtigste Grundvoraussetzungen

Der digitale Reifegrad definiert einen wesentlichen Erfolgsfaktor für mittelständische Unternehmen, um im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Bedarf an unternehmensweit vernetzten Prozessabläufen und Datenströmen in Echtzeit oder auch die Anbindung mobiler Anwendungen sowie Endgeräte bedingen zunehmend Änderungen bewährter Abläufe. Im Zuge dessen wird eine digitale IT-Infrastruktur zur Grundvoraussetzung für die Konkurrenzfähigkeit. Dazu zählt der Einsatz eines ERP-Systems, das wandlungsfähig ist und sich flexibel an zukünftige Veränderungen im Betriebsablauf oder der Wertschöpfungsmodelle anpasst. Nicht selten wird die Entscheidung für das richtige ERP-System jedoch zur Herausforderung, da der Auswahlprozess unstrukturiert erfolgt.

Um IT-Verantwortliche vor einer Fehlentscheidung zu bewahren, unterstützt e.bootis mittelständische Unternehmen bei der prozessorientierten Auswahl einer neuen Unternehmenssoftware. Der Essener ERP-Hersteller bietet einen ERP-Ratgeber in Videoform, der fünf wesentliche Faktoren veranschaulicht, die Unternehmen vor der ERP-Auswahl berücksichtigen sollten. So gilt es, zunächst die Relevanz des ERP-Projektes innerhalb des Unternehmens zu verdeutlichen, um die verbindliche Unterstützung der Entscheidungsträger zu gewährleisten. Darüber hinaus thematisiert das Video die Bedeutung der Zeitplanung, eines strukturierten Datenmanagements wie auch Informationsaustauschs und einer vollständigen Dokumentation aller Geschäftsprozesse, ohne die eine ERP-Einführung nicht erfolgreich gelingen kann.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, steht der eigentliche ERP-Auswahlprozess an. Dazu gibt e.bootis den Unternehmen ein kostenfreies umfangreiches Whitepaper inklusive Checkliste an die Hand. So erhalten Firmen eine wichtige Planungshilfe, die sie Schritt für Schritt auf dem Weg zu einer agilen und zukunftssicheren Softwarelösung begleitet. Denn der ERP-Auswahl-Ratgeber gibt einen Überblick über alle grundlegenden Faktoren, unabhängig davon, ob es sich um eine Ersteinführung handelt oder eine bestehende Softwarelösung ersetzt wird. Das umfasst im Rahmen der Vorplanung zunächst die Zusammenstellung des Projektteams sowie eine realistische Kosteneinschätzung. Darauf folgen die Evaluation der Ist-Prozesse und Definition der Soll-Abläufe, die Festlegung der Ziele sowie die Erstellung eines Lastenheftes, das die wesentlichen Anforderungen an die künftige ERP-Software zusammenfasst. Anschließend thematisiert das Whitepaper alle relevanten Informationen zur eigentlichen Anbieterwahl: von einem ersten Marktscreening sowie der darauffolgenden Auswahl einiger weniger Anbieter, die die konkreten unternehmensindividuellen Anforderungen erfüllen, über die Erstellung eines Testfahrplans und die Durchführung von Referenzbesuchen für eine höhere Entscheidungssicherheit bis hin zum Prozess-Workshop und den konkreten Vertragsbestandteilen im Anschluss an die finale Entscheidung. Weiterhin verfügt jedes Kapitel über eine Checkliste, die abschließend zusammenfasst, welche Überlegungen in der jeweiligen Phase von Relevanz sind.

Das Whitepaper steht unter folgendem Link kostenfrei zum Download zur Verfügung, das Video befindet sich hier.

 

 

Ansprechpartner für Journalisten: Kira Mittmann • kira(at)konstant.de

Fatboy trotzt der Krise und meistert Corona-bedingte Nachfrageschwankungen mit Bestandsoptimierungslösung Slim4

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Transparenz und übersichtliche Analyse-Dashboards ermöglichen Fokussierung nicht nur in turbulenten Zeiten

Die niederländische Designmarke Fatboy trotzt der Corona-Krise. Ein unerwarteter Anstieg der Nachfrage an Lifestyle-Produkten in Kombination mit Pandemie-bedingten Engpässen bei den Lieferanten stellten eine große Herausforderung dar, die das Unternehmen mithilfe der fortschrittlichen Bestandsoptimierungslösung Slim4 meistert. Die Niederländer waren gerade erst mit Slim4 live gegangen, als die Corona-Krise begann und extreme Nachfrageschwankungen eintraten. „Wir rechneten zu Beginn der Pandemie mit einem Umsatzeinbruch, aber das Gegenteil war der Fall: Die Nachfrage vieler Produkte schoss in die Höhe“, erinnert sich Kim de Jong, Demand & Supply Planner bei Fatboy, und ist sich sicher: „Wenn wir unser Lager zu diesem Zeitpunkt noch – wie zuvor – mit Excel verwaltet hätten, hätten wir diese Situation nie gemeistert.“

Mit Excel ohne Ein- und Übersicht
Lange Zeit plante das Unternehmen, das den Sitzsack zum weltweiten Kultobjekt machte, seinen Bedarf mithilfe von Microsoft Excel. Doch das Team um Kim de Jong, das für Prognosen, Einkauf und die Lagerverwaltung von insgesamt 1.600 Artikeln und Halbfabrikaten zuständig ist, stößt mit wachsendem Umsatz und zunehmend größerem Sortiment zusehends mit dieser Arbeitsweise an seine Grenzen. „Excel machte es uns schwer, Trends zu erkennen, weil wir nur 12 Monate zurückblicken konnten. Wir hatten auch wenig Einfluss auf saisonale Muster und Nachfragespitzen. Die Prognose war nicht anpassbar, sodass einmalige Spitzen nicht ausgeschlossen werden konnten. Infolgedessen habe ich jede Woche viel Zeit investieren müssen, um die richtigen Bestellungen vorzubereiten. Auch erlaubte es uns Excel nicht, zwischen einzelnen Service-Leveln zu differenzieren, sodass wir bei einigen Produkten zu viel und bei anderen wiederum zu wenig Sicherheitsbestand hatten“, beschreibt Kim de Jong die Situation.

Nachfrage schoss durch Lockdown in die Höhe
Die Entscheidung für eine zukunftssichere Bestandsmanagement-Lösung fällt nach einem Auswahlverfahren auf Slim4 von Slimstock. „Ich kannte Slim4 bereits, da mein vorheriger Arbeitgeber ebenfalls mit der Software gearbeitet hat. Dennoch haben wir auch andere Lösungen in Betracht gezogen. Letztendlich waren die Benutzerfreundlichkeit von Slim4 sowie die Mitarbeiter von Slimstock selbst ausschlaggebend.“
Nach und nach wurde Slim4 in Betrieb genommen und war bei Fatboy Ende März vollends einsatzbereit. „Und dann brach die Corona-Krise aus“, sagt De Jong mit einem alles sagenden Blick. Diese läutete den Beginn einer Periode großer Unsicherheit ein, sowohl auf der Angebots- als auch auf der Nachfrageseite. Entgegen der Erwartungen bricht der Umsatz nicht ein. Im Gegenteil: Die Menschen nutzen den ersten Lockdown für Umbauten und zur Verschönerung der eigenen vier Wände, des Balkons oder Gartens. Die Nachfrage vieler Fatboy-Produkte schießt in die Höhe. Das Team um de Jong musste alle Register ziehen, um zusätzliche Ware zu beziehen und bestehende Aufträge zu beschleunigen. Gerade bei Lieferungen aus China kam es durch den Lockdown dort zu starken Verzögerungen. Die Einschätzung von Lieferzeiten wurde zusehends schwieriger.

Szenarien-Simulationen elementar für strategische Planung
„Die ganze Situation war super hektisch. Wir hatten mehr als Glück, dass wir Slim4 kurz vorher eingeführt hatten“, führt Kim de Jong weiter aus. „So hatten wir trotz der neuen Umstände immer noch die Kontrolle. Wenn man unter Zeitdruck steht, ist Fokussierung besonders wichtig. Die Konzentration muss dann auf die wichtigsten Artikel und Aktionen gerichtet sein. In Slim4 wird alles visuell dargestellt, sodass wir genau sehen konnten, welche Artikel zu einem bestimmten Zeitpunkt vorrangig behandelt werden mussten. Nur auf dieser Grundlage konnten wir sinnvolle Maßnahmen ergreifen, um in der gegebenen Situation noch ein Maximum an Umsatz und Gewinnspanne zu erzielen.“
Eine Funktion von Slim4, die sich während der Krise als sehr wertvoll erwiesen hat, war die Simulation von Szenarien. „Man weiß nicht, wie sich die Nachfrage entwickeln wird, dennoch möchte man ein Gefühl für die Entscheidungen bekommen, die man trifft. Was sind die Auswirkungen? Angenommen, die Nachfrage nach einem bestimmten Produkt bricht plötzlich wieder ein, für wie viele Monate sind dann Lagerbestände in der Pipeline? Will man dieses Risiko eingehen? Slim4 gibt Einblicke darüber, wann der Vorrat aufgebraucht ist und wie lange dies voraussichtlich dauern wird. Diese Art der Analyse ermöglichte es uns, trotz aller Unsicherheit gut überlegte Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus konnten wir auch unsere Vertriebskollegen und das Management besser über den Stand der Dinge informieren.“

Reduzierung des Gesamtbestandes bei hohem Service-Level als Ziel
Inzwischen ist bei Fatboy wieder Ruhe eingekehrt, sodass sich Kim de Jong wieder auf ihre regulären Aufgaben konzentrieren kann. „Dass Slim4 in Situationen, in denen sich die Nachfrage plötzlich ändert, von immensem Wert ist, hat sich bestätigt. Nun werden wir weitere Vorteile der Slimstock-Lösung nutzen, um unsere Supply Chain zu optimieren. Wir stehen am Beginn der neuen Saison, in der wir eine Reihe großartiger neuer Produkte einführen werden. Slim4 wird uns helfen, die erste Prognose zu erstellen und die Nachfrage nach diesen neuen Produkten zu antizipieren. Ein weiteres Ziel ist die Reduzierung unseres Gesamtbestandes“, schließt de Jong ab.

 

Ansprechpartner für Journalisten: Nadine Konstanty • nadine(at)konstant.de

Handelsblatt Redaktion

Den Bedarf von Journalisten kennen – das A und O in der PR

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Ein guter Draht zu Journalist*innen ist für PRler das Herzstück ihrer Arbeit, wenn es darum geht, redaktionelle Inhalte erfolgreich in den Medien zu platzieren. Doch wie gestaltet sich dieses Verhältnis aus Sicht der Redakteure? Fühlen sie sich vonseiten der PR-Berater*innen ausreichend unterstützt? Eindeutig bejahen lässt sich diese Frage nicht. Den Ergebnissen des State of the Media Report 2020 zufolge, schätzen zwar über 69 Prozent der befragten Journalist*innen die Beziehung zu den PR-Schaffenden als unverändert zum Vorjahr ein. Doch das ist in diesem Fall nicht zwingend positiv zu verstehen. Denn obwohl 37 Prozent angeben, mit der Art der Zusammenarbeit zufrieden bzw. sehr zufrieden zu sein, fühlen sich lediglich 24 Prozent in ihren Anliegen vollends verstanden. 45 Prozent sind hingegen der Meinung, dass sich PR-Berater*innen ihren Bedürfnissen wenig oder gar nicht bewusst sind.

Unter einer guten Unterstützung seitens der PR-Schaffenden stellen sich rund 47 Prozent der befragten Journalist*innen die Bereitstellung von Daten- und Expertenquellen vor, wenn sie diese zeitnah benötigen. Ein häufiges Problem stellt jedoch das fehlende Verständnis der PR-Berater*innen für die Zielgruppen und Zuständigkeitsbereiche der jeweiligen Redakteure dar. So führen mit 73 Prozent fast drei Viertel der Umfrageteilnehmer an, dass lediglich 0 bis 25 Prozent aller ihnen zugehenden Pressemitteilungen tatsächlich für sie relevant sind. Viel Arbeit also, die richtigen Meldungen auszusieben. Generell bringen Journalist*innen dem Content-Format „Pressemitteilung“ aber ein großes Vertrauen entgegen, so dass fast drei Viertel der Umfrageteilnehmer*innen weiterhin Informationen auf diesem Wege erhalten möchten.

Doch was können die PRler zukünftig machen, um die Bedürfnisse der Journalist*innen dahingehend besser zu bedienen? Wichtig ist in jedem Fall der Aufbau von persönlichen Kontakten – nicht zuletzt, da E-Mails von vertraulichen Absendern deutlich eher ins Auge fallen. Zudem müssen die PR-Berater*innen verstärkt der Verteilerpflege Rechnung tragen, um Pressemeldungen nicht länger an fachfremde Journalist*innen zu versenden. Auch den vielmals verwendeten Fachjargon gilt es zu vermeiden, auf den 20 Prozent der Redakteur*innen gut und gerne verzichten können, sowie den jeweiligen Nachrichtenaufhänger eindeutiger herauszuarbeiten. Dabei geben rund 59 Prozent der Journalist*innen an, insbesondere von Forschungsberichten, wie Trends und Marktdaten, zu profitieren, während sich wiederum knapp 60 Prozent über Einladungen zu Events freuen. Hinsichtlich des optimalen Wochentags für den Versand von Presseinformationen, nimmt die Präferenz der Befragten analog zum Fortschreiten der Woche ab. So steht der Montag bei mehr als einem Drittel an erster Stelle, während sich im Vergleich dazu lediglich elf Prozent Informationen an einem Freitag erhoffen.